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Project: Benutzerdefinierte Felder - Makros zur Behandlung von Zuordnungswerten

erstellt von barbara.henhapl am 16. März 2017 17:59
Übersicht Einleitung Makros in Project übernehmen Makro erstellen Makro starten Sicherheitseinstellungen Zuordnungswerte von Vorgangsfeld in Ressourcenfeld übertragen Benutzerdefinierte lokale Felder Benutzerdefinierte Enterprise Felder (Project Server und Project Online) Zuordnungswerte von Vorgangsfeld in Ressourcenfeld übertragen Benutzerdefinierte lokale Felder Benutzerdefinierte Enterprise Felder (Project Server und Project Online) RollUp von Zuordnungswerten zu Vorgangsfeldern Einleitung Im Artikel Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungenhatte ich angekündigt, einige Makros zum Umgang mit benutzerdefinierten Feldern zur Verfügung zu stellen. Hier finden Sie eine Übersicht von Makros, die ich in der Vergangenheit für verschiedene Aktivitäten eingesetzt habe. Makros in Project übernehmen Makro erstellen Um ein vorhandenes Makro in Project zu übernehmen, wird der Editor Microsoft Visual Basic for Applications benötigt. Starten Sie den Editor über Ansicht – Makros – Visual Basic. Im Editor sehen Sie ein Baumstruktur für verfügbare Projekte. ProjectGlobal(Global.MPT): Hier handelt es sich um die globale Projektvorlage. Makros die Sie diesem Projekt hinzufügen, stehen in allen Projekten auf Ihrem Rechner zur Verfügung. VBAProject (Ausgecheckte Enterprise-Global): Dieses Projekt wird nur angezeigt, wenn Project mit einer Verbindung zu Project Online oder Project Server gestartet wurde und die Enterprise Global geöffnet wurde. Fügen Sie Makros hier ein, wenn sie für alle Anwender bei Verbindung mit Project Server oder Project Online auf allen Rechnern zur Verfügung stehen sollen. VBAProject (Global(+ nicht zwischengespeicherte Ent…) Dieses Projekt wird nur angezeigt, wenn Project mit einer Verbindung zu Project Online oder Project Server gestartet wurde. Inhalte dieses Projekts stammen vom Server. Änderungen an dieser Stelle stehen nur in der aktuellen Sitzung zur Verfügung. VBAProject (<Projektname>): Für jedes geöffnete Projekt wird ein Eintrag mit dem jeweiligen Projektnamen angezeigt. Um ein Makro hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Zielprojekt und klicken Sie im Kontextmenü auf Einfügen. Wählen Sie danach den Eintrag Modul. Sie können dem neu erstellten Modul einen informativen Namen geben. Geben Sie dazu in das Feld Name in den Moduleigenschaften den neuen Namen ein. In das große Fenster können Sie Makros aus anderen Quellen einfügen oder eigene Makros erstellen. Makro starten Starten Sie ein Makro über Ansicht – Makros – Makros anzeigen. Wählen Sie bei Bedarf das Projekt, das das Makro beinhalten in Makros in aus. Markieren Sie das gewünschte Projekt und klicken Sie auf Ausführen. Sicherheitseinstellungen Wenn Makros in Project oder in einem Projektplan enthalten sind, sehen Sie mit den Standardeinstellungen eine Warnmeldung beim Start von Project und/oder beim Öffnen eines Projektplans. Sie können dann wahlweise Makros aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie über eine digitale Signatur verfügen oder nur eigene Makros in Project und Projektplänen haben, können Sie die Warnmeldung auch deaktivieren. Wählen Sie dazu unter Ansicht – Makros – Makrosicherh. Im Dialogfenster Trust-Center können Sie die gewünschte Einstellung vornehmen. Beachten und bedenken Sie dabei die Warnmeldung für die Option Alle Makros aktivieren. Zuordnungswerte von Vorgangsfeld in Ressourcenfeld übertragen Wie im Artikel Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungenbeschrieben, können Werte aus Vorgangsfeldern, auch wenn die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben aktiviert ist, zum Beispiel nicht in der Ansicht Ressource: Einsatz  angezeigt werden. Mit den folgenden beiden Makros können die Werte einer Zuordnung eines Vorgangsfelds in das Feld der Zuordnung eines Ressourcenfeldes übernommen werden. Grundvoraussetzung ist in jedem Fall, dass die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben für Quell- und Zielfeld aktiviert ist. Benutzerdefinierte lokale Felder Mit diesem Makro werden Zuordnungswerte des Vorgangsfelds Text1 in die Zuordnung des Ressourcenfelds Text2 übertragen. Sub ZuordnungVorgangResource() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Vorgangsfelds Text1 'in die Zuordnung des Ressourcenfelds Text2 'Voraussetzung: Für Text1 muss als Vorgangsfeld und Text 2 als 'Ressourcenfeld die Option "Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell 'eingegeben" aktiviert sein Dim P As Project Dim T As Task Dim R As Resource Dim At As Assignment Dim Ar As Assignment 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject 'Schleife über alle Vorgänge For Each T In P.Tasks 'ungültige Vorgänge ignorieren If Not T Is Nothing Then 'Sammelvorgänge ignorieren If Not T.Summary Then 'Schleife über alle Zuordnungen For Each At In T.Assignments 'Setzen der Resource der Zuordnung Set R = P.Resources(At.ResourceID) 'Schleife über alle Zuordnungen der Ressource For Each Ar In R.Assignments 'Bei Identifizierung des Assignments 'Übertragung der Werte If Ar.TaskID = T.ID Then Ar.Text2 = At.Text1 End If Next Ar Next At End If End If Next T End Sub Benutzerdefinierte Enterprise Felder (Project Server und Project Online) Mit diesem Makro werden Zuordnungswerte des benutzerdefinierten Enterprise Felds der Entität Vorgang MeinVorgangsfeld in die Zuordnung des benutzerdefinierten Enterprise Felds der Entität Ressource MeinRessourcenfeld übertragen. Sub ZuordnungVorgangResource_ECF() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Vorgangsfelds MeinVorgangsFeld 'in die Zuordnung des Ressourcenfelds MeinRessourcenfeld 'Voraussetzungen: ' - Für das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld und das Ressourcenfeld ' MeinRessourcenfeld muss die Option "Abwärts zuordnen, ' wenn nicht manuell eingegeben" aktiviert sein ' - Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld und Ressourcenfeld MeinRessourcenfeld ' dürfen im Namen KEIN Leerzeichen enthalten, da sonst kein Zugriff ' auf Zuordnungfeldermöglich ist Dim P As Project Dim T As Task Dim R As Resource Dim At As Assignment Dim Ar As Assignment Dim TFID As Double Dim RFIF As Double 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject TFID = Application.FieldNameToFieldConstant("MeinVorgangsfeld", pjTask) 'Schleife über alle Vorgänge For Each T In P.Tasks 'ungültige Vorgänge ignorieren If Not T Is Nothing Then 'Sammelvorgänge ignorieren If Not T.Summary Then 'Schleife über alle Zuordnungen For Each At In T.Assignments 'Setzen der Resource der Zuordnung Set R = P.Resources(At.ResourceID) 'Schleife über alle Zuordnungen der Ressource For Each Ar In R.Assignments 'Bei Identifizierung des Assignments Übertragung der Werte If Ar.TaskID = T.ID Then Ar.MeinRessourcenfeld = At.MeinVorgangsfeld End If Next Ar Next At End If End If Next T End Sub Zuordnungswerte von Vorgangsfeld in Ressourcenfeld übertragen Mit den folgenden beiden Makros können die Werte einer Zuordnung eines Ressourcenfelds in das Feld der Zuordnung eines Vorgangsfelds übernommen werden. Grundvoraussetzung ist in jedem Fall, dass die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben für Quell- und Zielfeld aktiviert ist. Benutzerdefinierte lokale Felder Mit diesem Makro werden Zuordnungswerte des Ressourcenfelds Text1 in die Zuordnung des Vorgangsfelds Text2 übertragen. Sub ZuordnungResourceVorgang() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Ressourcenfelds Text1 'in die Zuordnung des Vorgangsfelds Text2 'Voraussetzung: Für Text1 muss als Ressourcenfeld und Text 2 als ' Vorgangsfeld die Option "Abwärts zuordnen, wenn nicht ' manuell eingegeben" aktiviert sein Dim P As Project Dim T As Task Dim R As Resource Dim At As Assignment Dim Ar As Assignment 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject 'Schleife über alle Resourcen For Each R In P.Resources 'ungültige Ressourcen ignorieren If Not R Is Nothing Then 'Sammelvorgänge ignorieren For Each Ar In R.Assignments 'Nur Zuorddnungen des aktuellen Projekts berücksichtigen If Ar.Project = P Then 'Setzen des Vorgangs der Zuordnung Set T = P.Tasks(Ar.TaskID) 'Schleife über alle Zuordnungen des Vorgangs For Each At In T.Assignments 'Bei Identifizierung des Assignments 'Übertragung der Werte If T.ID = Ar.TaskID Then At.Text2 = Ar.Text1 End If Next At End If Next Ar End If Next R End Sub Benutzerdefinierte Enterprise Felder (Project Server und Project Online) Mit diesem Makro werden Zuordnungswerte des benutzerdefinierten Enterprise Felds der Entität Ressource MeinRessourcenfeldin die Zuordnung des benutzerdefinierten Enterprise Felds der Entität Vorgang MeinVorgangsfeld übertragen. Sub ZuordnungResourceVorgang_ECF() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Ressourcenfelds MeinRessourcenfeld 'in die Zuordnung des Vorgangsfelds MeinVorgangsFeld 'Voraussetzungen: ' - Für das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld und das Ressourcenfeld ' MeinRessourcenfeld muss die Option "Abwärts zuordnen, ' wenn nicht manuell eingegeben" aktiviert sein ' - Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld und Ressourcenfeld MeinRessourcenfeld ' dürfen im Namen KEIN Leerzeichen enthalten, da sonst kein Zugriff ' auf Zuordnungfelder möglich ist Dim P As Project Dim T As Task Dim R As Resource Dim At As Assignment Dim Ar As Assignment Dim TFID As Double Dim RFIF As Double 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject 'Schleife über alle Resourcen For Each R In P.Resources 'ungültige Ressourcen ignorieren If Not R Is Nothing Then 'Sammelvorgänge ignorieren For Each Ar In R.Assignments 'Nur Zuordnungen des aktuellen Projekts berücksichtigen 'und damit auch Zuordnungen nicht geöffneter Projekte 'ausschließen, falls "Sammelressourcenzuweisungen laden" 'beim Start des Clients aktiv ist If Ar.Project = P Then 'Setzen des Vorgangs der Zuordnung Set T = P.Tasks(Ar.TaskID) 'Schleife über alle Zuordnungen des Vorgangs For Each At In T.Assignments 'Bei Identifizierung des Assignments Übertragung der Werte If T.ID = Ar.TaskID Then At.MeinVorgangsfeld = Ar.MeinRessourcenfeld End If Next At End If Next Ar End If Next R End Sub RollUp von Zuordnungswerten zu Vorgangsfeldern Wie im Artikel Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungenbeschrieben, können Werte aus Vorgangsfeldern auf der Zuordnungsebene manuell überschrieben werden, wenn die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben aktiviert ist. Manchmal wird dann ein RollUp des Wertes zurück auf die Vorgangsebene benötigt. Häufig taucht die Fragestellung bei Einsatz des Project Servers oder Project Online auf. Wenn die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben aktiviert ist, kann das Feld Projektteammitgliedern zum Ändern in Meine Vorgänge (Tasks.aspx) oder der Arbeitszeittabelle (Timesheet.aspx) zur Verfügung gestellt werden. Wenn ein Teammitglied eine Änderung an diesem Feld vornimmt, besteht häufig die Erwartung, den Wert auf der Vorgangsebene zu sehen. Die Änderung wird jedoch nur auf der Zuordnungsebene vorgenommen, der Wert steht auf der Vorgangsebene somit nicht zur Verfügung. Wenn eine eindeutige Logik definierbar ist, kann das folgende Makro das RollUp vornehmen. Sub RollUpVonZuordnungsEbeneAufVorgangsEbene() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Vorgangsfelds MeinVorgangsFeld 'in das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld 'Voraussetzungen: ' - Für das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld muss die ' Option "Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben" ' aktiviert sein ' - Das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld darf im Namen KEIN Leerzeichen ' enthalten, da sonst kein Zugriff auf Zuordnungfelder möglich ist Dim P As Project Dim T As Task Dim A As Assignment Dim AV As String Dim TFID As Double 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject 'Das Bearbeitens eine Enterprise Custom Fields muss über die FeldID erfolgen TFID = Application.FieldNameToFieldConstant("MeinVorgangsfeld", pjTask) 'Schleife über alle Vorgänge For Each T In P.Tasks 'ungültige Vorgänge ignorieren If Not T Is Nothing Then 'Sammelvorgänge und Vorgänge ohne Zuordnungen ignorieren If Not T.Summary And T.Assignments.Count > 0 Then 'AV initial setzen AV = "" 'Schleife über alle Zuordnungen For Each A In T.Assignments 'Hier muss eine Logik implementiert werden 'Beispiel: Werte zusammenfügen AV = AV + A.MeinVorgangsfeld Next A 'Setzen des Vorgangsfelds über die FeldID aus TFID T.SetField FieldID:=TFID, Value:=AV End If End If Next T End Sub
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Project: Benutzerdefinierte Felder - Nachschlagetabellen

erstellt von barbara.henhapl am 5. März 2017 15:40
Im Artikel Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen habe ich benutzerdefinierte Felder für die Entitäten Vorgang, Ressource und Zuordnung (und Project) beschrieben. In diesem Artikel möchte ich Konfigurationsmöglichkeiten für Nachschlagetabellen beschreiben. Im Folgenden finden Sie Beschreibungen zu Unterschiede zwischen Project Client und Project Online/Server Project Client Mehrstufige Nachschlagetabellen Codes ohne untergeordnete Werte Standardwert festlegen Eingabe zusätzlicher Werte erlauben Reihenfolge Mehrfache Verwendung einer Nachschlagetabelle Project Online und Project Server Reihenfolge der Konfiguration Nachschlagetabelle anlegen Gliederungsstruktur festlegen Reihenfolge Feld erstellen und mit Nachschlagetabelle verknüpfen Standardwert und Codes ohne untergeordnete Werte Mehrfachauswahl Benutzerdefinierte Felder und/oder Nachschlagetabellen aus Project Client in Project Online oder Server übernehmen Unterschiede zwischen Project Client und Project Online/Server Sie können Nachschlagetabellen im Client als auch in Project Online bzw. Project Server konfigurieren. Es gibt jedoch kleine Unterschiede. So können Sie im Client mehrstufige Nachschlagetabellen nur für den Type Gliederungscode definieren. Nachschlagetabellen eines anderen Typs sind immer einfache Listen ohne Gliederungsmöglichkeiten. Dafür ist es im Client möglich, das Hinzufügen neuer Werte zu einer Nachschlagetabelle über die Dateneingabe zu ermöglichen. Zudem ist es in Project Online und Project Server möglich, eine Nachschlagetabelle für mehrere Felder ohne zusätzliche Schritte zu verwenden. Doch sehen wir uns die Konfigurationsmöglichkeiten an. Project Client Zum Konfigurieren von Feldern mit Nachschlagetabellen öffnen Sie das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder über Projekt – Benutzerdefinierte Felder. Markieren Sie das Feld, für das eine Nachschlagetabelle angelegt oder bearbeitet werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche Nachschlagen. Geben Sie die Werte und gegebenenfalls eine Beschreibung ein. Nutzen Sie die Symbolleiste zum Einfügen, Löschen oder Bearbeiten von Einträgen. Die Beschreibung wird bei der Auswahl von Werten zur Eingabeerleichterung angezeigt. Mehrstufige Nachschlagetabellen Mehrstufige Nachschlagetabellen können im Client nur für Felder vom Typ Gliederungscode angelegt werden. Für Felder vom Typ Gliederungscode ist die Option Nachschlagen aktiv. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Nachschlagewerte zu konfigurieren. Um eine mehrstufige Nachschlagetabelle zu konfigurieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Format bearbeiten. Definieren Sie für jede erforderliche Ebene das Codeformat. Bei Bedarf können Sie auch das Trennzeichen anpassen. Schließen Sie anschließend das Dialogfenster Codeformatierung. Das definierte Codeformat wird im Feld Codevorschau angezeigt. Tragen Sie den gewünschten Wertevorrat ein und verwenden Sie die Symbolleiste zum Höher- und Tieferstufen bzw. Einfügen oder Entfernen. Codes ohne untergeordnete Werte Aktivieren Sie die Checkbox Nur Codes ohne untergeordnete Werte zulassen, wenn nur die unterste Gliederungsebene ausgewählte werden soll. Standardwert festlegen Für Nachschlagetabellen aller Typen können Sie einen Standardwert festlegen. Wählen Sie dazu in der Liste den gewünschten Standardwert, aktivieren Sie die Checkbox Einen Wert aus der Tabelle als Standardeingabe für das Feld verwenden und klichen Sie auf die Schaltfläche Standard festlegen. Ein gewählter Standardwert wird in der Tabelle hervorgehoben. Eingabe zusätzlicher Werte erlauben Aktivieren Sie die Option Die Eingabe zusätzlicher Elemente in Felder zulassen, wenn eine Ergänzung der Liste über die Eingabe von Werten möglich sein soll. Damit ist die Auswahl nicht auf vorhandene Werte beschränkt, sondern zusätzliche Werte können eingegeben werden. Der neue Wert wird automatisch der Nachschlagetabelle hinzugefügt. Reihenfolge Wählen Sie die gewünschte Sortierung für die Dateneingabe durch Aktivierung der entsprechenden Option. Wenn auch die angezeigte Tabelle neu sortiert werden soll, wählen Sie die Option der gewünschten Sortierung und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Sortieren. Mehrfache Verwendung einer Nachschlagetabelle Wie in der Einleitung angekündigt, können Sie die Nachschlagetabelle nicht mehrfach verwendet werden. Sie können jedoch eine bereits vorhandene Nachschlagetabelle aus dem aktuellen oder einem anderen geöffneten Projekt importieren. Nach dem Import handelt es sich jedoch wieder um eine eigene, von der ersten Nachschlagetabelle unabhängige Tabelle. Zum Importieren einer Tabelle klicken Sie auf die Schaltfläche Nachschlagetabelle importieren. Wählen Sie das Projekt, das die zu importierende Nachschlagetabelle enthält und das Feld mit dieser Nachschlagetabelle aus. Klicken Sie anschließend auf OK, um die Werte zu übernehmen. Project Online und Project Server Zum Konfigurieren von Benutzerdefinierten Feldern und Nachschlagetabellen  in Project Online oder Project Server öffnen Sie die Konfigurationsseite im Browser mit Einstellungen – PWA Einstellungen (Servereinstellungen) – Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und Nachschlagetabellen. Felder und Nachschlagetabellen, die Sie hier definieren, stehen anschließend für alle Benutzer zur Verfügung. Reihenfolge der Konfiguration Im Unterschied zur Konfiguration im Client kann eine Nachschlagetabelle für verschieden Felder verwendet werden. Dadurch ist die Tabelle unabhängig von Feldern zu erstellen und vorzugsweise auch vor der Erstellung des Feldes (oder der Felder) angelegt werden. Nachschlagetabelle anlegen Klicken Sie im unteren Teil des Fensters auf Neue Nachschlagetabelle. Geben Sie einen Namen für die Nachschlagetabelle ein und wählen Sie den Feldtyp. Gliederungsstruktur festlegen Im Unterschied zum Client ist die Gliederungsstruktur für alle Typen möglich. Definieren Sie analog zur Konfiguration im Client das Codeformat und das Trennzeichen für alle Gliederungsebene. Tragen Sie den gewünschten Wertevorrat ein und verwenden Sie die Symbolleiste zum Höher- und Tieferstufen, Einfügen oder Entfernen und Verschieben.. Reihenfolge Auch in Project Online und Project Server können Sie die Reihenfolge der Anzeige zur Auswahl von Werten festlegen. Wählen Sie dazu die gewünschte Option aus. Eine Neusortierung der Werte innerhalb der Tabelle ist hier nicht möglich. Sie können das durch die Schaltflächen Verschieben manuell vornehmen. Wichtig: Wenn bereits Felder diese Nachschlagetabelle verwenden, ändern Sie die Reihenfolge bitte keinesfalls durch Löschen und erneutes Einfügen. Hinter jedem Eintrag liegt eine GUID, wobei im Hintergrund immer diese GUID für die Feldwerte für Ressourcen, Vorgänge und Projekte hinterlegt ist. Durch ein Löschen und erneutes Einfügen wird für den Wert eine neue GUID erzeugt, so dass die Beziehung bereits verwendeter Wert gelöscht wird. Somit gilt: Ein Verschieben sollte nur mit den Schaltflächen Verschieben erfolgen. Klicken Sie auf Speichern, wenn die Nachschlagetabelle fertig konfiguriert ist. Feld erstellen und mit Nachschlagetabelle verknüpfen Klicken Sie im oberen Teil des Fensters Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und –Nachschlagetabellen auf Neues Feld. Geben Sie einen Namen für das Feld ein und wählen Sie Entität und Typ. Aktivieren Sie die Option Nachschlagetabelle und wählen Sie die gewünschte Nachschlagetabelle. Standardwert und Codes ohne untergeordnete Werte Um einen Standardwert festzulegen, aktivieren Sie die Option Wählen Sie einen Wert aus, der beim Hinzufügen neuer Elemente als Standardwert verwendet werden soll und klicken Sie auf die Schaltflächen “…” zur Auswahl des Standardwerts. Aktivieren Sie die Checkbox Nur Codes ohne untergeordnete Werte zulassen, wenn nur Werte der untersten Gliederungsebene verwendet werden sollen. Mehrfachauswahl In Project Online und Project Server können Sie auch die Mehrfachauswahl für ein Feld zulassen. Aktivieren Sie dazu die Option Auswahl mehrerer Werte aus der Nachschlagetabelle zulassen. Nehmen Sie bei Bedarf weitere Anpassungen vor und klicken Sie anschließend auf Speichern. Benutzerdefinierte Felder und/oder Nachschlagetabellen aus Project Client in Project Online oder Server übernehmen Als Administrator können Sie auch Felder und deren Nachschlagetabelle aus einem Projekt in Project Online oder Project Server übertragen. Öffnen Sie dazu das entsprechende Projekt, nachdem Sie Project Client mit Serververbindung gestartet haben. Öffnen Sie das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder und markieren Sie das Feld, dass Sie in Project Online oder Project Server übertragen möchten. Klicken Sie Auf die Schaltfläche Feld zu Enterprise hinzufügen. Überschreiben Sie bei Bedarf die Werte für Feldname und Name der Nachschlagetabelle. Sie können die Namen auch zu einem späteren Zeitpunkt unter PWA Einstellungen - Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und –Nachschlagetabellen durch Bearbeiten des Feldes oder der Nachschlagetabelle nach einem Klick auf den Namen ändern. Die erfolgreiche Anlage wird bestätigt. Das neue Feld und die Nachschlagetabelle stehen nach dem Neustart von Project Client zur Verfügung. Wenn Sie nur die Nachschlagetabelle benötigen, können Sie anschließend das erstellte Feld unter unter PWA Einstellungen - Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und –Nachschlagetabellen wieder löschen.
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Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen

erstellt von barbara.henhapl am 26. Februar 2017 19:25
Das ist der erste von drei Artikeln zu benutzerdefinierten Feldern in Project Client und Project Server bzw. Project Online. In Project können Sie auf benutzerdefinierte Felder zurückgreifen, um Zusatzinformationen zu hinterlegen. Im Client stehen dafür Felder folgender Typen zur Verfügung: Kosten Datum Dauer Ende Attribut (Ja/Nein) Zahl Anfang Text Gliederungscode Für Felder vom Typ Text stehen 30 Felder zur Verfügung, für Felder der Typen Attribut und Zahl sind jeweils 20 Felder vorhanden, alle anderen Typen verfügen jeweils über 10 Felder. Diese Felder können im Client jeweils für Vorgänge oder Ressourcen definiert werden. Wenn Project Server oder Project Online im Einsatz ist, kann der Administrator unter PWA Einstellungen / Servereinstellungen – Benutzerdefinierte Felder und Nachschlagetabellen eine beliebige Anzahl von Feldern folgender Entitäten definieren: Kosten Datum Dauer Attribut (Ja/Nein) Zahl Text Zudem können in diesem Fall auch Felder für die Entität Projekt der zuvor gelisteten Typen angelegt werden. Bitte beachten Sie Folgendes: Die Felder jeder Entität (Vorgang oder Ressource) stehen nur in den jeweiligen Ansichten zur Verfügung. Vorgangsfelder können nur in Vorgangsansichten (z.B. Gantt-Diagramm, Vorgang: Einsatz, …) angezeigt werden, Ressourcenfelder stehen nur in Ressourcenansichten (Ressource: Tabelle, Ressource: Einsatz, …) zur Verfügung. Das gilt sowohl für die vordefinierten Client-Felder als auch für die vom Administrator in Project Server oder Project Online angelegten Felder. Die im Client vordefinierten Vorgangs- und Ressourcenfelder können angepasst werden. Nutzen Sie folgende Anpassungsmöglichkeiten unter Projekt – Benutzerdefinierte Felder: Umbenennen eines Felds, so dass es leichter erkannt wird.   Festlegung einer Nachschlagetabelle für ein Feld, aus dem der Benutzer einen Wert auswählen kann. Hierzu mehr unter Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen. Einen Wert für das Feld mit einer Formel berechnen. Der errechnete Wert kann eine Zahl, Datum, boolescher Wert oder Text je nach Typ des Feldes sein. Darüber hinaus können auch grafische Symbole angezeigt werden, indem Sie einige einfachen Regeln festlegen.   Siehe Formelfelder in Project. Ab der Version 2007 können Sie auch eine Vererbung von Feldern von der Vorgangs- oder Ressourcenebene auf die Zuordnungsebene definieren. Dazu aktivieren Sie in Projekt – Benutzerdefinierte Felder für das entsprechende Feld die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben. Im folgenden Beispiel ist für das Feld Text1 die Option nicht aktiviert. Daher wird auf der Zuordnungsebene kein Wert für Text1 angezeigt. Für das Feld Text2 ist die Option aktiv, daher wird der Wert von Text2 des Vorgangs auch für die Zuordnung angezeigt. Der Wert ist dann auf der Zuordnungsebene überschreibbar. Sobald der Wert einmalig überschrieben wurde, ist die Vererbung von der Vorgangsebene aufgehoben. Änderungen des Werts auf der Vorgangsebene wirken sich dann nicht mehr auf die betroffene Zuordnung aus. Beachten Sie hierbei, dass ein Wert eines vererbten Vorgangsfeldes auf der Zuordnung nicht in Ressourcenansichten zur Verfügung steht, somit auch nicht in der Ansicht Ressource: Einsatz. Analog steht stehen Zuordnungsfelder von Ressourcenfelder nicht in Vorgangsansichten wie Ressource: Einsatz zur Verfügung. Werte von Zuordnungen eines Vorgangsfeldes können nur per Makro in auf die Zuordnungsebene einen Ressourcenfeldes übertragen werden. Analog können auch nur Werte von Zuordnungen eines Ressourcenfeldes per Makro in auf die Zuordnungsebene einen Vorgangsfeldes übertragen werden. Auch zum Thema Makros finden Sie hier in Kürze mehr. Bemerkung: Bis zur Version 2003 gab es noch Felder für die Entität Zuordnung, die in den folgenden Versionen jedoch nicht mehr vorhanden sind. Weitere Informationen: Benutzerdefinierte Datumsfelder im Terminplan darstellen Formelfelder in Project Benutzerdefinierte Felder - Nachschlagetabellen
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Leistungssteuerung – Ändern von Ressourcenzuordnungen

erstellt von barbara.henhapl am 20. November 2016 12:42
Nachdem ich gerade eine Anfrage zu einem Verhalten in Project erhalten habe, die durch den Artikel Project rechnet immer so komisch oder der Einfluss der Vorgangsartnicht beantwortet ist, möchte ich die Erklärung hiermit nachliefern. Neben den Vorgangsarten beeinflusst auch die Einstellung für leistungsgesteuert das Verhalten von Project, wenn Sie die Anzahl der zugeordneten Ressourcen zu einem Vorgang ändern. Leistungsgesteuert bedeutet, dass bei der der Änderung von zugeordneten Ressourcen zu einem Vorgang die vorhandene Arbeit aufgeteilt wird. In den aktuellen Versionen von Project ist diese Option im Standard deaktiviert. Sie finden die Einstellung zur Leistungssteuerung im Dialogfenster Informationen zum Vorgang auf der Registerkarte Erweitert. Für die Vorgangsart Feste Arbeit ist die Leistungsteuerung immer aktiviert: Wenn die Arbeit der feste Faktor ist, wird die Arbeit bei der Änderung von Ressourcenzuordnungen immer zwischen den Ressourcen aufgeteilt. Im folgenden sehen Sie ein Beispiel für alle Kombinationsmöglichkeiten für Vorgangsart und leistungsgesteuert. Da sich die Einstellung für Leistungsgesteuert nur bei einer Änderung von Ressourcenzuordnungen auswirkt, ist allen Vorgängen bereits eine Ressource zugeordnet. Beim Zuordnen einer weiteren Ressource funktioniert nun folgendes: Nicht leistungsgesteuert (Standardeinstellung) Für beide Vorgangsarten Feste Einheit und Feste Dauer wird die zweite Ressource für die gesamte Dauer des Vorgangs mit den Standardeinheiten zugeordnet. Die zweite Ressource bringt hier die “eigene Arbeit” mit, so dass sich der Wert für Arbeit für den Vorgang verdoppelt. Leistungsgesteuert Die Vorgangsarten Feste Einheiten und Feste Arbeit in Verbindung mit leistungsgesteuert bedingen hier, dass die vorhandene Arbeit für den Vorgang auf die beiden Ressourcen aufgeteilt wird. Da die Einheiten aufgrund der Vorgangsart unverändert bleiben, verkürzt sich die Dauer auf die Hälfte. Mit der Vorgangsart Feste Dauer darf die Dauer nicht verändert werden, durch die Leistungsteuerung wird die vorhandene Arbeit auf die Ressourcen aufgeteilt. Damit ergibt sich, dass beide Ressourcen jeweils zu 50% während der Gesamtdauer des Vorgangs daran arbeiten. (Bedenken Sie, dass ab der Version 2010 in diesem Fall die 50% nicht mehr im Dialogfenster Ressourcen zuordnen und in der Gantt-Ansicht angezeigt werden, siehe auch Zuordnungseinheiten in Project ab Version 2010) Weitere Informationen zur Leistungssteuerung finden Sie auch unter Leistungsgesteuert (Vorgangsfeld) und Ändern der Einstellung "Leistungsgesteuert" für Vorgangsarten.
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Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

erstellt von barbara.henhapl am 28. Juni 2016 09:55
Analog zu allen Officeanwendungen ab Version 2007 können Sie in Project ab Version 2010 die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Damit können Sie Befehle, die Sie häufig benötigen, sehr komfortabel für den einfachen Zugriff bereitstellen. Ohne Anpassung stehen die Befehle Speicher, Rückgängig und Wiederholen zur Verfügung. Oft werden aber Befehle vermisst, die nur durch mehrmalige Mausklicks zu erreichen sind, wie zum Beispiel Drucken oder bei Einsatz von Project Online oder Project Server Veröffentlichen. Sie können sich die gewünschten Befehle der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Öffnen Sie dazu das Dialogfenster Project-Optionen über Datei – Optionen. Wechseln Sie zur Ansicht Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn der gesuchte Befehl nicht angezeigt wird, ändern Sie den Eintrag Häufig verwendete Befehle unter Befehle auswählen, zum Beispiel auf Alle Befehle. Damit werden alle verfügbaren Befehle angezeigt. Nach dem Hinzufügen der erforderlichen Befehle werden diese in der rechten Spalte angezeigt. Schließen Sie das Fenster mit OK. Sie können die Standardeinstellungen jederzeit mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen wiederherstellen. Anschließend wir der neue Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt und steht für die schnelle Nutzung zur Verfügung. Ein Tipp: Sie können im Dialogfenster Project-Optionen auch das Menüband anpassen. Vermeiden Sie es hier, die Befehle auf den Standard Hauptregisterkarten zu ändern. Das kann die Kommunikation mit Kollegen oder im Fall von Supportanfragen erschweren. In Kürze beschreibe ich hier die verschiedenen Optionen zur Anpassung des Menübands. Viel Erfolg mit der Abkürzung für Ihr Arbeiten mit Project!
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Formelfelder in Project

erstellt von barbara.henhapl am 29. Jänner 2016 18:58
In meinem Artikel Benutzerdefinierte Datumsfelder im Terminplan darstellenhabe ich angekündigt, den Einsatz von Formelfeldern zu erläutern. Sie können in Ihrem Projektplan für die vorhandenen benutzerdefinierten Felder Formeln hinterlegen. Diese können Informationen beinhalten oder auch grafische Indikatoren anzeigen. In Project 2007 finden Sie das entsprechende Menü Extras – Anpassen – Felder. In Project 2010, 2013 und 2016 finden Sie das Menü auf der Registerkarte Projekt im Abschnitt Eigenschaften. Um für ein Feld eine Formel zu erstellen, öffnen Sie den Dialog Benutzerdefinierte Felder. Wählen Sie den Typ, für den Sie eine Formel erstellen möchten. Beachten Sie folgende Einschränkungen: Um mit dem berechneten Feldwerte Anfang und Ende des Balkens im Ganttdiagramm zu steuern, müssen die Felder vom Type Anfang und Ende sein. Zur Definition der Erscheinungsform eines Balkens im Ganttdiagramm können nur Felder vom Type Attribut verwendet werden. Für Felder vom Typ Text können Sie keine Rollup-Definitionen für Sammelvorgänge hinterlegen – dazu später mehr. Im folgende Beispiel werde ich ein Attributfeld (Ja/Nein) definieren, dass ein anzeigt, wenn noch kein Basisplan für diesen Vorgang gespeichert wurde. Dazu wähle ich den Typ Attribut und benenne das Feld Attribut um. Danach ist der Formeldialog mit der Schaltfläche Formel zu öffnen. Um zu erkennen, ob es bereits ein Basisplan für einen Vorgang erstellt wurde, prüfe ich, ob Geplanter Anfang ungleich “NV” ist. Dazu ist der Wert in Geplanter Anfang zuerst in ein Project-spezifisches Datum umzuwandeln. Danach kann in einigen Versionen auf “NV” geprüft werden. Das ist mit einem gewissen Patchlevel nicht mehr möglich, dann ist der Wert 4294967295 zu verwenden. Die zweite Option bietet auch den Vorteil, dass die Formel sprachunabhängig ist. Damit funktioniert sie auch, wenn ein Kollege mit einer anderen Sprachversion Ihr Projekt öffnet. Die Funktion zur Umwandlung in ein Project-spezifisches Datum finden Sie in den Funktionen unter Datum/Zeit und unter Microsoft Project, sie heißt ProjDateValue. Als Funktionswert ist Ausdruck durch [Geplanter Anfang] zu ersetzen. Dieses Feld finden Sie in der Feldauswahl unter Datum – Geplanter Anfang – Geplanter Anfang. Beim Schließen des Dialogfeldes werden Sie darauf hingewiesen, dass alle eventuell zuvor mit der Hand eingegebenen Werte in Attribut1 gelöscht werden. Bestätigen Sie die Meldung mit OK. Klicken Sie dann im Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder auf die Schaltfläche Grafische Symbole. Definieren Sie als Testkriterium Gleich, wählen Sie für Wert Ja und suchen Sie aus der Liste Bild das passende Symbol. Aktivieren Sie anschließend zuerst die Option Sammelvorgangszeilen, um die Checkbox Sammelvorgangszeilen übernehmen Kriterien von Nicht-Sammelvorgangszeilen zu aktivieren. Wählen Sie danach Projektsammelvorgang, um die Checkbox Projektsammelvorgang übernimmt Kriterien von Sammelvorgangszeilen zu aktivieren. Mit diesen Optionen werden die Kriterien auf alle Vorgangsebenen angewendet, ohne die einzeln definieren zu müssen. Schließen Sie alle Dialogfenster mit OK. Blenden Sie danach das Feld mit Formel als Spalte ein, um die Berechnung zu prüfen. Da Attributfelder als Standardwert “Nein” verwenden, würden mit der aktuellen Einstellung alle Sammelvorgänge so dargestellt werden, als würde kein Basisplan existieren. Mit Rollup Oder werden Sammelvorgänge dann gekennzeichnet, wenn für einen der Teilvorgänge keinen Basisplan gespeichert wurde. Alternativ kann auch Formel verwenden eingestellt werden, um die Bedingung für den Sammelvorgang unabhängig von Teilvorgängen zu prüfen. Wenn Sie ein Attributfeld verwenden, können Sie damit auch die Darstellung des Balkens im Ganttdiagramm steuern. Öffnen Sie auf der Registerkarte Format die Auswahlliste Format und wählen Sie den Eintrag Balkenarten. Fügen Sie an der gewünschten Stelle eine Leerzeile ein oder verwenden Sie die erste leere Zeile am Ende zur Definition Ihres neuen Balkens. Beachten Sie, dass die Formatierung in der angegebenen Reihenfolge angezeigt wird. Hier verwende ich die erste leere Zeile, da die neue Formatdefinition alle vorhergehenden überschreiben soll. Als Kriterien verwende ich Normal und Attribut1, da hier die Formel hinterlegt ist. (Die Umbenennung des Feldes ist an dieser Stelle nicht erkennbar.) Anschließend ist nur noch die Balkenformatierung zu ändern, und die Balken für entsprechende Vorgänge werden hervorgehoben. Um ein Formelfeld auch in anderen Projekten auf Ihrem Rechner zu verwenden, können Sie es mit dem Organisator in die Global.mpt kopieren.
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Optionen für Einschränkungstermine

erstellt von barbara.henhapl am 12. Jänner 2015 10:10
Wie in Einschränkungstermine und Terminkonflikte beschrieben, wird man beim Auslösen eines Konflikts nur einmal auf diesen Konflikt hingewiesen. Das lässt sich teilweise durch die Verwendung von Stichtagen umgehen, doch ist dieser Lösungsansatz nicht immer zielführend. Project kann jedoch so konfiguriert werden, dass diese Konflikte sichtbar bleiben. In folgendem Beispiel liegen für alle vier Vorgänge Konflikte vor, worauf jeweils beim Auslösen des Konflikts hingewiesen wurde. Das ist, wie beschrieben, das Standardverhalten von Project. Project kann jedoch auch so eingestellt werden, dass ein Konflikt in der Indikatorspalte angezeigt wird. Nach der Umstellung werden alle Nachfolgervorgänge so geplant, wie es der Abhängigkeit entspricht. Die Termineinschränkung wird nicht mehr berücksichtigt. Dafür wird in der Indikatorspalte jedoch ein kleines gelbes Dreieck angezeigt. Wenn man mit der Maus darüberfährt, wird die Information zum Planungskonflikt angezeigt. Um diese Art der Darstellung zu erhalten, ist die Checkbox Vorgänge beachten stets ihre Einschränkungstermine in Datei – Optionen – Terminplanung zu deaktivieren. Diese Einstellung kann je Projekt vorgenommen werden. Wählen Sie unter Planungsoptionen für dieses Projekt den Eintrag Alle neuen Projekte aus, wenn Sie diese Einstellung für alle nach diesem Zeitpunkt auf Ihrem Rechner erstellten Projekte bevorzugen. Bitte beachten Sie potentielle Probleme, wenn Sie diese Einstellung ändern. Wenn Sie nicht die gleiche Einstellung in allen Projekten vornehmen oder Sie mit Kollegen an den gleichen Projekten arbeiten, kann das unerwartete Verhalten zu Irritation führen. Stimmen Sie sich am besten in diesem Fall mit Ihren Kollegen ab. Das war der dritte und letzte Teil zu Termineinschränkungen. Ich hoffe, das ich damit etwas Licht in eine weitere häufige Fragestellung bringen konnte.
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Project FAQs in neuem Gewand

erstellt von barbara.henhapl am 9. Jänner 2015 16:02
Die FAQs der Project MVPs wurde in den vergangenen Jahren etwas vernachlässigt. Naja, vielleicht sehr vernachlässigt , die letzte Aktualisierung wurde 2011 vorgenommen. Der Betreiber dieser Seite hat den Kreis der MVPs leider verlassen, so dass hier nicht mehr viel passieren konnte. (MVP ist die Abkürzung für “Most Valuable Professional”, mehr dazu hier). Es hat etwas gedauert, bis eine neue, passende Plattform gefunden wurde – jetzt ist sie da. Wir verwenden ab sofort das Technet Wiki, hierher werden nach und nach die noch aktuellen Problemstellungen übertragen. Damit ergibt sich auch gleich eine neue Möglichkeit – die FAQs können auch in deutscher Sprache zur Verfügung gestellt werden: Deutschsprachiges Microsoft Project Wiki Noch sind nicht viele Artikel übersetzt, aber es lohnt sich sicher, an der Stelle immer wieder einmal nachzusehen! Ich werde auch weiter in diesem Blog schreiben, das neue Wiki soll diesen Rahmen keinesfalls ersetzen. Hier werden weiterhin spezifische Themen behandelt werden, im Technet Wiki werden nur Artikel veröffentlicht, die von den Project MVPs als wichtig betrachtet werden. Ich wünsche viel Erfolg bei der Verwendung einer zusätzlichen Wissensquelle!
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Einschränkungstermine und Stichtage

erstellt von barbara.henhapl am 8. Jänner 2015 08:38
Wie im Artikel Einschränkungstermine und Terminkonflikte beschrieben, können Sie Einschränkungstermine für Vorgänge definieren. Es stehen Ihnen dabei folgende Varianten zur Verfügung: So früh wie möglich So spät wie möglich Muss anfangen am Muss enden am Anfang nicht später als Anfang nicht früher als Ende nicht später als Ende nicht früher als Am einfachsten lassen sich die Einschränkungsarten und -termine im Dialogfenster Informationen zum Vorgang setzen. Sie können diese Felder aber auch als Spalten der Ansicht hinzufügen. Gesetzte Einschränkungstermine erkennen Sie in der Indikatorspalte. Für die Einschränkungsarten So früh wie möglich und So spät wie möglich wird kein Indikator angezeigt, da Sie in diesem Fall Project die Planung überlassen. Für die Einschränkungsarten Anfang nicht früher als und Ende nicht früher als wird ein blaues Kalendersymbol angezeigt. In diesem Fall handelt es sich um “weiche” Termineinschränkungen, da nur ein Datum für einen frühesten Start oder ein frühestes Ende eingegeben wird. Wenn der Vorgang aufgrund von Verzögerungen bei Vorgängern verschoben werden muss, kann das problemlos erfolgen. Diese Einschränkungsarten haben nur dann Auswirkungen, wenn der Vorgang aufgrund der definierten Vorgänger eigentlich früher beginnen oder enden könnte, was aber durch die Termineinschränkung verhindert wird. Für die Einschränkungsarten Muss anfangen am, Muss enden am, Anfang nicht später als und Ende nicht später als sehen Sie ein Kalendersymbol mit einer roten Kennzeichnung. In diesem Fall handelt es sich um “harte” Termineinschränkungen. Das bedeutet, dass eine Verzögerung zu Konflikten führen kann, siehe Einschränkungstermine und Terminkonflikte. Um Terminkonflikte für die Einschränkungsart Ende nicht später als zu vermeiden, können Sie auch Stichtage einsetzen. Stichtage beeinflussen die automatische Berechnung von Project nicht, markieren aber Terminkonflikte. Auch Stichtage werden im Dialogfenster Informationen zum Vorgang auf der Registerkarte Erweitert gesetzt. In folgendem Beispiel ist Vorgang 1 der Vorgänger für Vorgang 2 und Vorgang 3. Für Vorgang 2 ist eine Termineinschränkung Nicht später als für den 8.1.2015 festgelegt, für Vorgang 3 ist ein Stichtag für das gleiche Datum gesetzt. Beide Vorgängen können diesen Termin aufgrund des Vorgängers nicht einhalten. Da für Vorgang 2 eine Termineinschränkung Nicht später als gesetzt ist, wird beim Auslösen des Konflikts das Dialogfenster Planungs-Assistent angezeigt. Eine Verschiebung des Vorgangs findet mit den Standardeinstellungen von Project nicht statt. Für Vorgang 3 ist ein Stichtag festgelegt, der die automatische Planung durch Project nicht beeinflusst. Dass hier ein Planungsproblem vorliegt, wird durch die rote Raute in der Indikatorspalte dargestellt. Zudem sehen Sie gesetzte Stichtage im Gantt-Diagramm als grünen Pfeil. Da bei Verwendung einer “harten” Termineinschränkung der Planungs-Assistent nur einmalig beim Erzeugen eines Konflikts angezeigt wird (insofern Sie nicht F9 drücken), ist es in vielen Fällen hilfreich, Stichtage zu bevorzugen. Das ist zumindest meine persönliche Erfahrung . Versuchen Sie es einfach. In Kürze noch mehr zu diesem Thema!
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Einschränkungstermine und Terminkonflikte

erstellt von barbara.henhapl am 6. Jänner 2015 15:52
In Microsoft Project können Einschränkungstermine verwendet werden, um Vorgänge an ein bestimmtes Datum zu “binden”. Standardmäßig werden Vorgänge mit der Einschränkungsart “So früh wie möglich” angelegt. Das erlaubt Project den Vorgang aufgrund der Dauer und der definierten Abhängigkeiten zu terminieren, statt ein spezielles Datum zu verwenden. In manchen Fällen möchten Sie jedoch einen Vorgang für ein bestimmtes Datum planen. So kann ein großes Meeting mit vielen Teilnehmern geplant sein und alle erforderlichen Vorbereitungen müssen zuvor getroffen sein. Auch wenn sich ergibt, dass die Vorbereitungen möglicherweise länger dauern, werden Sie das Meeting nicht verschieben können. In diesem Fall sollten Sie für das Meeting eine Einschränkungsart “Muss anfangen am” setzen. Wenn der Vorgang “Meeting” einen Vorgänger hat, in diesem Fall “Meetingvorbereitung”, wird Project Sie vor potentiellen späteren Terminkonflikten warnen. Da die Termineinschränkung bewusst gesetzt wird, ist das hier zu bestätigen. Wenn in Zukunft ein Konflikt auftritt, soll das auch angezeigt werden. In der Folge ergibt sich, dass nach aktueller Schätzung die Vorbereitungen 2 Tage länger dauern werden. Eine Änderung der “Meetingvorbereitung” von 10 auf 12 Tage erzeugt eine Meldung, dass ein Konflikt erzeugt wird. Jetzt liegt es in Ihrer Verantwortung als Projektmanager: Lassen Sie den Konflikt zu und verfolgen die Problematik zu einem späteren Zeitpunkt, oder setzen Sie jetzt schon Aktionen, um die Verzögerung  der “Meetingvorbereitung” zu vermeiden. Wenn Sie den Konflikt zulassen, erkennen Sie das anschließend an der Abhängigkeit. Zudem können Sie mit “F9” (Neuberechnen des Projekts) vorhandene Konfliktmeldungen erneut anzeigen, nachdem Sie das Projekt neu geöffnet haben. Die Meldung “Planungs-Assistent wird für jeden Konflikt nur einmal innerhalb der aktuellen Session angezeigt. Ich werde in weiteren Artikeln andere Möglichkeiten zum Arbeiten mit Terminen erläutern. Noch eine Bemerkung am Ende: Wenn Sie ein Datum in die Felder Anfang oder Ende eingeben, wird automatisch eine Termineinschränkung gesetzt. Bei Eingabe eines Anfangstermins wird die Einschränkungsart “Anfang nicht früher als”, bei einer Änderung des Endtermins wird “Ende nicht früher als” gesetzt. Als Einschränkungstermin wird in beiden Fällen das eingegebene Datum verwendet. Bedenken Sie, dass Sie Project damit die Möglichkeit einer Zeitplanoptimierung nehmen. Falls ein Vorgängervorgang früher fertig wird (auch das soll es geben), kann Project den Vorgang aufgrund der Termineinschränkung nicht nach vorne verschieben.
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Hammock Tasks

erstellt von barbara.henhapl am 8. Dezember 2014 18:00
Mir wird häufig die Frage gestellt, wie ein Vorgang angelegt werden kann, dessen Dauer von sich abhängig von anderen Vorgängen ändert. Das kann man mit Hammock-Tasks oder “Hängemattenvorgängen” erreichen. Wenn Sie einen Vorgang einfügen wollen, dessen Anfangstermin und dessen Endtermin von anderen Vorgängen abhängen, so können Sie eine dynamische Verknüpfung verwenden. Ein Beispiel für einen solchen Vorgang ist das Projektmanagement, das über die gesamte Laufzeit des Projektes gehen sollte.  Fügen Sie einen neuen Vorgang (hier: Projektmanagement) außerhalb der Anfangs- und Endeabhängigkeit ein. Stellen Sie sicher, dass die Vorgangsart nicht auf Feste Dauer gesetzt ist. Entscheiden Sie, ob Ihr Vorgang leistungsgesteuert ist.   Kopieren Sie den Anfangstermin des Vorgangs, der den Anfang Ihres neuen Vorgangs steuern soll, über das Kontextmenü oder mit STRG+c. Markieren Sie das Feld Anfang Ihres neuen Vorgangs (hier Projektmanagement) und öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste. Klicken Sie auf Inhalte einfügen…. Wählen Sie Verknüpfung einfügen: und klicken Sie auf OK. An dem kleinen Dreieck in der rechten unteren Ecke des Datumsfeldes erkennen Sie die definierte Verknüpfung. Kopieren Sie nun entsprechend das Endedatum des Vorgangs, das das Ende Ihres neuen Vorgangs definiert.   Öffnen Sie das Kontextmenü zum Endedatum Ihres neuen Vorgangs und klicken Sie auf Inhalte einfügen…. Wählen Sie Verknüpfung einfügen: und klicken Sie auf OK. Die Dauer des Vorgangs wird entsprechend angepasst, das ist auch an den blau markierten Feldern Dauer und Ende erkennbar. Nach der Änderung der Dauer des Vorgangs V3 wird die Dauer des Vorgangs Projektmanagement entsprechend angepasst. Bemerkung: Dynamische Verknüpfungen bleiben in Vorlagen nicht erhalten!   Wenn Sie einen Projektplan öffnen, der einen Vorgang mit dynamischer Dauer enthält, werden Sie gefragt, ob diese Verknüpfung aktualisiert werden soll. Bestätigen Sie mit Ja.   Sie können diese Frage verhindern, wenn Sie in Datei – Optionen – Erweitert – Bearbeiten Aktualisierung automatischer Verknüpfungen bestätigen deaktivieren. Mehr zu diesem Thema finden sie unter PRJ: Hammock Task und PRJ: How to Build a Hammock Task. Beide Artikel wurde für frühere Versionen von Project geschrieben, haben ihre Gültigkeit aber nicht verloren. Auch sind beide Artikel auch auf Deutsch abrufbar oder werden Ihnen je nach Einstellung direkt in der deutschen Übersetzung angezeigt. Viel Erfolg bei der Verwendung von Hammock-Tasks!
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Ressource Grafik – für ausgewählte Ressourcen

erstellt von barbara.henhapl am 16. Mai 2014 14:07
In einem Forum wurde gerade eine Frage gestellt, die meiner Meinung nach eine allgemeine Beschreibung wert ist. Gefragt wurde, wie man in Project die Auslastungsgrafik für mehr als eine Ressource zur gleichen Zeit dargestellt werden kann. Im Beispiel habe ich in der Ansicht Ressource: Tabelle alle Ressourcen ausgewählt, jedoch wird nur die Auslastung für die letzte Ressource angezeigt. Mit den Pfeiltasten ↑ und ↓ kann man hier zwischen den ausgewählten Ressourcen wechseln. Wenn man sich jedoch für die gesamte Auslastung der ausgewählten Ressourcen interessiert, muss man nur ein paar Kleinigkeiten in der Darstellung ändern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Grafik und wählen Sie den Eintrag Balkenarten. Ändern Sie auf der linken Seite unter Ausgewählte Ressourcen alle Einträge in Anzeigen als von Keine auf Balken. Ändern Sie auf der rechten Seite unter Ressource alle Einträge in Anzeigen als von Balken auf Keine und schließen Sie das Dialogfenster mit Klick auf die Schaltfläche OK. Anschließend wird die Ressourcengrafik für alle ausgewählten Ressourcen angezeigt. Wenn Sie nicht an der Prozentualen Zuteilung sondern an der Arbeit interessiert sind, klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste in die Grafik und wählen Sie den Eintrag Arbeit aus dem Kontextmenü um zur Ansicht Arbeit zu wechseln. Damit wird die Ansicht auf Arbeit umgestellt, dabei werden die Balkeneinstellungen jedoch zurückgesetzt. Klicken Sie also erneut mit der rechten Maustaste in die Grafik und wählen Sie wieder den Eintrag Balkenarten. Ändern Sie auch in diesem Fall auf der linken Seite unter Ausgewählte Ressourcen alle Einträge in Anzeigen als von Keine auf Balken. Ändern Sie auf der rechten Seite unter Ressource alle Einträge in Anzeigen als von Balken auf Keine. Aktivieren Sie die Checkbox Verfügbarkeitslinie anzeigen und schließen Sie das Dialogfenster mit Klick auf die Schaltfläche OK. Anschließend wird die Arbeit für alle ausgewählten Ressourcen angezeigt. Sie können im oberen Fensterabschnitt nun auch zu anderen Ressourcenansichten wechseln, wie hier zur Ansicht Ressource: Einsatz: Sie sehen dann die Auslastung für alle Ressourcen, die Sie im oberen Fenster ausgewählt haben und sehen dazu noch die Vorgänge. Fazit: Nehmen Sie sich die Zeit, um die Möglichkeiten in der Ansicht Ressource Grafik im Kontextmenü zu erforschen. Viel Erfolg!
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Fehlende Vorgänge und Deaktivieren von Filtern

erstellt von barbara.henhapl am 1. Jänner 2014 13:09
Ich werde häufig kontaktiert, weil Projektpläne nicht alle Vorgänge anzeigen.Erkannt wird das oft daran, dass die Indexspalte nicht alle Zahlen in aufsteigender Reihenfolge enthält. Hier ist es nun offensichtlich, dass ein Filter auf die Spalte Ressourcenname gesetzt ist. Damit lässt sich dieser Filter leicht entfernen. Doch wenn verschiedene Autofilter möglicherweise in Kombination mit anderen Filtern gesetzt ist oder die gefilterte Spalte wie in folgendem Beispiel nicht angezeigt wird, kann das manuelle Zurücksetzen von Filtern aufwändig sein. Das Filter angewendet sind, erkennen Sie in Project 2010 und 2013 in der Statuszeile links unten. Entfernen Sie einfach alle Filter auf einmal durch “Filter löschen” auf der Registerkarte Ansicht im Abschnitt Daten in der Auswahlliste Filter. In Project 2007 wird ein angewendeter Filter nicht in der Statuszeile angezeigt und es steht auch kein Befehl Filter löschen zur Verfügung. Sie können jedoch alle Filter entfernen, indem Sie in der Symbolleiste Ansicht den Filter Alle Vorgänge auswählen. Auch dieses Vorgehen entfernt alle eventuell gesetzten Autofilter. Viel Erfolg beim Planen! Barbara Henhapl
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Kalenderwoche nach ISO 8601

erstellt von barbara.henhapl am 1. Jänner 2014 12:29
Beim letzten Trainingstag für Project und Visio Anwender am 26.11.2013 bei Microsoft kam die Frage nach Kalenderwochen auf. Es gibt grundsätzlich drei Varianten, wie Kalenderwochen berechnet werden. In Europa und damit auch Österreich und Deutschland wird die Kalenderwoche nach ISO 8601 gezählt. Damit ist die erste Kalenderwoche diejenige, die den ersten Donnerstag des Jahres enthält. Es gibt dazu auch andere Definitionen, siehe zum Beispiel Wikipedia - Zählweise nach ISO 8601. In den USA und anderen Ländern ist die erste Kalenderwoche im die Woche, die den 1.Jänner enthält. Eine dritte Variante ist die Definition der ersten Kalenderwoche die erste vollständige Woche des Jahres. Mit der Anzeige nach ISO-Norm gab es in Project (und auch Excel) in der Vergangenheit Probleme, diese sind jedoch mittlerweile gelöst. Ich habe versprochen, hier die aktuelle Situation in Project in diesem Blog zu beschreiben. Ich bitte alle, die bereits darauf warten, um Entschuldigung für die Verzögerung. Ein kurzer Exkurs zu Excel. Mit Excel 2010 und später funktioniert die Formel =KALENDERWOCHE(A1;21). Die 21 gibt hier an, dass die KW nach ISO 8601 berechnet werden soll und die Woche am Montag beginnt. Nach meiner Erinnerung muss für Excel 2007 das deutsche AddIn Analysefunktionen aktiviert sein, um die Funktion Kalenderwoche verwenden zu können. Ich kann das leider nicht mehr überprüfen, ich bitte um Verständnis. Hier jetzt hoffentlich eine vollständige Beschreibung. Die gute Nachricht: Mit Project 2010 und 2013 gibt es keine Probleme mit der Kalenderwoche nach ISO-Norm, Project 2007 weist kleine Schwächen auf, die sich jedoch umgehen lassen. Generell übernimmt Project die Kalenderwocheneinstellung aus den Ländereinstellungen des Rechners, ein manueller Eingriff in Project ist nicht erforderlich (und möglich). Aber sehen wir uns das Ganze doch einmal je Version an. Hier eine kurze Darstellung der Kalenderwochen gemäß ISO-Norm versus der in den USA üblichen Berechnungsmethode. Wir sehen hier einige Unterschied, so zum Beispiel für den 01. Jänner 2010. Bei der Skalierung in Project habe ich Kalenderwoche in der mittleren und das Datum in Kurzform in der unteren Leiste gewählt. Ich verwende hier zwei Felder mit Formeln: ISO 8601 – Berechnet die ISO-Norm vollständig: ([Anfang]-DateSerial(Year([Anfang]+(8-Weekday([Anfang])) Mod 7-3);1;1)-3+(Weekday(DateSerial(Year([Anfang]+(8-Weekday([Anfang])) Mod 7-3);1;1))+1) Mod 7)\7+1 DatePart – verwendet die integrierte Funktion DatePart von Project: DatePart("ww";[Anfang];2;2) Die Parameter 2;2 definieren hier den Montag als Wochenanfang und die erste Kalenderwoche des Jahres gemäß ISO-Norm. Project 2007 Sie sehen, dass die Zeitskala der ISO-Norm entspricht. Die integrierte Funktion DatePart liefert jedoch nicht den erwarteten Wert. Um die Kalenderwoche in Project 2007 korrekt darzustellen, muss man also auf die komplexere Funktion “ISO 8601” zurückgreifen. Project 2010 Es gibt hier keine Probleme mehr, weder mit der Datepart-Funktion, noch in der Zeitskala. Project 2013 Auch hier gibt es keine Probleme, die Korrekturen von Project 2010 sind erhalten geblieben. Damit ist die Frage, ob es mit der Kalenderwochenzählung immer noch Probleme gibt, hoffentlich beantwortet . Es gibt keine mehr! Alles Gute für 2014, ein Jahr ohne Kalenderwochenproblematik. Barbara Henhapl
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Österreichische Feiertage im Projektkalender

erstellt von barbara.henhapl am 1. Dezember 2013 12:10
Beim letzten Project und Visio Training Day kam die Frage nach Projektkalendern und österreichischen Feiertagen auf. Jährlich wiederholende Feiertage sind ja schnell eingegeben. Aber Feiertage wie Ostermontag, Pfingstmontag, Fronleichnam, … Diese müssen manuell für jedes einzelne Jahr eingegeben werden. Für eine Beschreibung zum Eintragen von Feiertagen verweise ich Sie auf den Artikel Festlegen der Arbeitszeit für den Projektkalendervon Microsoft. Der Artikel beschreibt das Vorgehen in Project 2003, das in dieser Form auch für Project 2007 gültig ist. Der Unterschied für Project 2010 und 2013 liegt nur im Start des Arbeitszeit ändern Dialogs: Sie finden die zugehörige Schaltfläche auf der Registerkarte Projekt im Abschnitt Eigenschaften. Ich habe während des Trainings zugesagt eine Projektdatei mit den Feiertagen bis ins Jahr 2020 auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Da diese Feiertage möglicherweise auch für andere von Interesse ist, habe ich diese Datei auf Skydrive bereitgestellt. Sie können sie von http://sdrv.ms/1eLunkq herunterladen. Die Datei ist in der Version 2007 gespeichert und kann in den Versionen 2007, 2010 und 2013 geöffnet werden. Öffnen Sie anschließend die Datei OesterreichischeFeiertage.mpp und Ihren Projektplan. Öffnen Sie das Menü Organisator über Datei – Informationen – Organisator. Stellen Sie sicher, dass Sie auf der einen Seite Ihr Projekt, auf der anderen Seite das Feiertagsprojekt ausgewählt haben. Wechseln Sie zur Registerkarte Kalender. Kopieren Sie den Kalender vom Feiertagsprojekt in Ihr Projekt. Bestätigen Sie das Überschreiben des vorhandenen Kalenders und schließen Sie das Dialogfenster anschließend mit einem Klick auf Schließen. Beachten Sie, dass das Übernehmen des Kalenders mit Feiertagen Ihren Projektplan ändern wird, wenn Sie Vorgänge für Feiertage geplant hatten. Gehen wir von einem zehntägigen Vorgang aus, der am 23.12.2013 beginnt. Nach der Übertragung des Kalenders mit Feiertagen hat der Vorgang weiterhin eine Dauer von 10 Arbeitstagen. Da jedoch weniger Arbeitstage zur Verfügung stehen, endet er erst am 09.01.2014, statt am 03.01.2014. Aus diesem Grund ist es immer zu empfehlen, alle Feiertage VOR der Terminierung von Vorgängen anzulegen. Ich hoffe, dass ich Ihnen damit etwas Arbeit erspare. Viel Erfolg! Barbara Henhapl P.s.: Und zur Vollständigkeit: Der Partner TPG (The Project Group) stellt ein Tool zur Verfügung, mit de ebenfalls Feiertage übernommen werden können: http://www.theprojectgroup.com/de/products-produkte-ms-project/tpg-setholidays.html
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