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Office-Blog

Der österreichische Blog für Anwender und Fans der Produktivitätslösungen von Microsoft.

Projektübergreifende Vorgangsabhängigkeiten

Sie können Vorgänge im Project Client projektübergreifend verknüpfen, indem Sie den ausqualifizierten Pfad zum Projekt mit der entsprechenden Vorgangsnummer eingeben. Für Projekte, die lokal oder im Netzwerk gespeichert sind, ist folgende Syntax zu verwenden: Pfad\Dateiname\Vorgangsnummer Im folgenden Beispiel ist der Projektplan Projektplan1.mpp im Verzeichnis C:\Projekte\ abgelegt, der verknüpfte Vorgang hat die Vorgangsnummer 3. Für Projekte, die in Project Online oder Project Server gespeichert sind, wird der Pfad in folgender Form angegeben: <>\Projektname\Vorgangsnummer In den Foren wird immer wieder die Frage gestellt, wie man projektübergreifende Vorgangsabhängigkeiten einfach abbilden kann, da das manuelle Eingeben des Pfades leicht zu Fehlern führt. Der im Folgenden beschrieben Weg funktioniert, wenn die Projekte lokal oder im Netzwerk gespeichert sind die Projekte im Project Server gespeichert sind und der Systemadministrator die Regional Settings des Servers auf ein europäisches Format eingestellt hat oder die Projekte in Project Online oder im Project Server gespeichert sind und Sie die gleichen Regionaleinstellungen wie Project Online oder Project Server verwenden. Dazu weiter unten nähere Informationen Um das Eintippen des Vorgangspfads zu vermeiden, öffnen Sie die Projekte, zwischen denen Abhängigkeiten definiert werden sollen. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht auf die Schaltfläche Neues Fenster. Markieren Sie im Dialogfenster Neues Fenster unter Verwendung der Umschalttaste die Projekte, die die zu verknüpfenden Vorgänge enthalten und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Die ausgewählten Projekte werden nun in einem neuen Projekt angezeigt. Im nachfolgenden Screenshot sehen Sie, dass die ausgewählten Projekte in einem neuen Projekt Projekt2 angezeigt werden. Erstellen Sie nun wie gewohnt die Verknüpfungen. Das können Sie durch Markieren der zu verknüpfenden Vorgänge unter Verwendung der Steuerungstaste und die Schaltfläche Die ausgewählten Vorgänge Verknüpfen auf der Registerkarte Vorgang erreichen, oder indem Sie auf den Balken des Vorgängervorgangs klicken und den Mauszeiger bei gehaltenem Mausklick auf den Nachfolgervorgang ziehen.  Anschließend wird in der Spalte Vorgänger des Nachfolgervorgangs der Pfad des Vorgängerprojekts angezeigt. Wenn Sie alle Verknüpfungen erstellt haben, schließen Sie das neu erstellte Projekt. Es handelt sich dabei um ein (temporäres) Hauptprojekt, das Sie nicht mehr benötigen. Verwenden Sie zum Schließen das unter “X” oder schließen Sie das Projekt über Datei – Schließen. Im ersten Schritt würde das Hauptprojekt gespeichert werden. Da Sie dieses nicht mehr benötigen, klicken Sie im Dialogfenster zum Speichern auf Nein. Die Verknüpfung bleibt erhalten. Der Vorgang aus dem anderen Projekt wird grau angezeigt. Speichern Sie die die verknüpften Projekte und schließen Sie sie wie gewohnt. Wenn Sie Projekte aus Project Online oder Project Server verwenden, sieht das Dialogfenster zum Speichern beim Schließen des Projekts etwas anders aus. Speichern Sie auch in diesem Fall das temporäre Hauptprojekt nicht, indem Sie Nein, Änderungen verwerfen auswählen. Speichern Sie Ihre Änderungen in den anderen Projekten durch Klick auf Alle ja.   Wenn Sie Projekte aus Project Online oder Project Server mit abweichenden Regionaleinstellungen auf diese Art verknüpfen möchten, öffnet sich nach Auswahl der bereits geöffneten Projekte im Dialogfenster Neues Fenster ein Fenster, das mitteilt, dass das Projekt “<>\Projektname1;<>\Projektname2” nicht gefunden werden kann. Bitte brechen Sie das Vorgehen an dieser Stelle ab. Bevor ich erkläre, wie Sie das Ziel trotzdem erreichen, möchte ich gerne den Hintergrund für dieses Problem erläutern. Nachdem Sie einen deutschsprachigen Blogartikel lesen, sind Ihre Regionaleinstellungen vermutlich auf Deutsch (<Land>) eingestellt. Im deutschsprachigen Raum und anderen europäischen Ländern wird “;” als Listentrennzeichen und “,” als Dezimaltrennzeichen verwendet. In den USA ist das genau andersherum. Project Online wird von Microsoft betrieben, so dass auf den Rechnern die US Einstellungen für Listentrennzeichen hinterlegt sind. Das kann auch der Fall sein, wenn Sie mit einem Project Server arbeiten und der Administrator diese Einstellung nicht angepasst hat – wofür es gute Gründe geben kann. Bei der Auswahl von Projekten im Dialogfenster Neues Fenster werden diese Projekte als Zeichenkette aneinandergefügt. Dazu wird das Listentrennzeichen des Clients verwendet, also “;”. Project Online oder Project Server erwarten jedoch das US amerikanische Listentrennzeichen “,”, so dass die Zeichenkette als ein Projekt mit dem Namen “<>\Projektname1;<>\Projektname2” interpretiert wird – das natürlich nicht existiert. Um das Problem zu umgehen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Temporäres Hauptprojekt aktiv erstellen Erstellen Sie ein neues Projekt. Fügen Sie nacheinander alle zu verknüpfenden Projekte über Projekt – Unterprojekt ein. Die Projekte werden in das neue Projekt eingefügt. Klappen Sie sie auf, um die Verknüpfungen, wie oben beschrieben, zu erstellen. Schließen Sie wieder zuerst das temporäre Projekt und wählen Sie im Dialogfenster Schließen die Option Nein, Änderungen verwerfen. Bestätigen Sie das Speichern der eingefügten Projekte mit Alle ja (oder einzeln mit Ja) Wenn Sie die Projekte erneut öffnen, sehen Sie die externen Vorgänge wieder grau dargestellt. Regionale Einstellungen (temporär) anpassen Sie können die Regionaleinstellungen Ihres Rechners auch temporär denen von Project Online oder des Project Servers anpassen. Systemsteuerung/Control Panel – Region/Regional Settings. Wählen Sie unter Format den Eintrag Englisch(Vereinigte Staaten). Nach der Änderung ist kein Neustart des Rechners oder von Project erforderlich. Sie können die Verknüpfung, wie zu Beginn des Artikels beschrieben, erstellen.

Project: Benutzerdefinierte Felder - Makros zur Behandlung von Zuordnungswerten

Übersicht Einleitung Makros in Project übernehmen Makro erstellen Makro starten Sicherheitseinstellungen Zuordnungswerte von Vorgangsfeld in Ressourcenfeld übertragen Benutzerdefinierte lokale Felder Benutzerdefinierte Enterprise Felder (Project Server und Project Online) Zuordnungswerte von Vorgangsfeld in Ressourcenfeld übertragen Benutzerdefinierte lokale Felder Benutzerdefinierte Enterprise Felder (Project Server und Project Online) RollUp von Zuordnungswerten zu Vorgangsfeldern Einleitung Im Artikel Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungenhatte ich angekündigt, einige Makros zum Umgang mit benutzerdefinierten Feldern zur Verfügung zu stellen. Hier finden Sie eine Übersicht von Makros, die ich in der Vergangenheit für verschiedene Aktivitäten eingesetzt habe. Makros in Project übernehmen Makro erstellen Um ein vorhandenes Makro in Project zu übernehmen, wird der Editor Microsoft Visual Basic for Applications benötigt. Starten Sie den Editor über Ansicht – Makros – Visual Basic. Im Editor sehen Sie ein Baumstruktur für verfügbare Projekte. ProjectGlobal(Global.MPT): Hier handelt es sich um die globale Projektvorlage. Makros die Sie diesem Projekt hinzufügen, stehen in allen Projekten auf Ihrem Rechner zur Verfügung. VBAProject (Ausgecheckte Enterprise-Global): Dieses Projekt wird nur angezeigt, wenn Project mit einer Verbindung zu Project Online oder Project Server gestartet wurde und die Enterprise Global geöffnet wurde. Fügen Sie Makros hier ein, wenn sie für alle Anwender bei Verbindung mit Project Server oder Project Online auf allen Rechnern zur Verfügung stehen sollen. VBAProject (Global(+ nicht zwischengespeicherte Ent…) Dieses Projekt wird nur angezeigt, wenn Project mit einer Verbindung zu Project Online oder Project Server gestartet wurde. Inhalte dieses Projekts stammen vom Server. Änderungen an dieser Stelle stehen nur in der aktuellen Sitzung zur Verfügung. VBAProject (<Projektname>): Für jedes geöffnete Projekt wird ein Eintrag mit dem jeweiligen Projektnamen angezeigt. Um ein Makro hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Zielprojekt und klicken Sie im Kontextmenü auf Einfügen. Wählen Sie danach den Eintrag Modul. Sie können dem neu erstellten Modul einen informativen Namen geben. Geben Sie dazu in das Feld Name in den Moduleigenschaften den neuen Namen ein. In das große Fenster können Sie Makros aus anderen Quellen einfügen oder eigene Makros erstellen. Makro starten Starten Sie ein Makro über Ansicht – Makros – Makros anzeigen. Wählen Sie bei Bedarf das Projekt, das das Makro beinhalten in Makros in aus. Markieren Sie das gewünschte Projekt und klicken Sie auf Ausführen. Sicherheitseinstellungen Wenn Makros in Project oder in einem Projektplan enthalten sind, sehen Sie mit den Standardeinstellungen eine Warnmeldung beim Start von Project und/oder beim Öffnen eines Projektplans. Sie können dann wahlweise Makros aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie über eine digitale Signatur verfügen oder nur eigene Makros in Project und Projektplänen haben, können Sie die Warnmeldung auch deaktivieren. Wählen Sie dazu unter Ansicht – Makros – Makrosicherh. Im Dialogfenster Trust-Center können Sie die gewünschte Einstellung vornehmen. Beachten und bedenken Sie dabei die Warnmeldung für die Option Alle Makros aktivieren. Zuordnungswerte von Vorgangsfeld in Ressourcenfeld übertragen Wie im Artikel Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungenbeschrieben, können Werte aus Vorgangsfeldern, auch wenn die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben aktiviert ist, zum Beispiel nicht in der Ansicht Ressource: Einsatz  angezeigt werden. Mit den folgenden beiden Makros können die Werte einer Zuordnung eines Vorgangsfelds in das Feld der Zuordnung eines Ressourcenfeldes übernommen werden. Grundvoraussetzung ist in jedem Fall, dass die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben für Quell- und Zielfeld aktiviert ist. Benutzerdefinierte lokale Felder Mit diesem Makro werden Zuordnungswerte des Vorgangsfelds Text1 in die Zuordnung des Ressourcenfelds Text2 übertragen. Sub ZuordnungVorgangResource() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Vorgangsfelds Text1 'in die Zuordnung des Ressourcenfelds Text2 'Voraussetzung: Für Text1 muss als Vorgangsfeld und Text 2 als 'Ressourcenfeld die Option "Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell 'eingegeben" aktiviert sein Dim P As Project Dim T As Task Dim R As Resource Dim At As Assignment Dim Ar As Assignment 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject 'Schleife über alle Vorgänge For Each T In P.Tasks 'ungültige Vorgänge ignorieren If Not T Is Nothing Then 'Sammelvorgänge ignorieren If Not T.Summary Then 'Schleife über alle Zuordnungen For Each At In T.Assignments 'Setzen der Resource der Zuordnung Set R = P.Resources(At.ResourceID) 'Schleife über alle Zuordnungen der Ressource For Each Ar In R.Assignments 'Bei Identifizierung des Assignments 'Übertragung der Werte If Ar.TaskID = T.ID Then Ar.Text2 = At.Text1 End If Next Ar Next At End If End If Next T End Sub Benutzerdefinierte Enterprise Felder (Project Server und Project Online) Mit diesem Makro werden Zuordnungswerte des benutzerdefinierten Enterprise Felds der Entität Vorgang MeinVorgangsfeld in die Zuordnung des benutzerdefinierten Enterprise Felds der Entität Ressource MeinRessourcenfeld übertragen. Sub ZuordnungVorgangResource_ECF() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Vorgangsfelds MeinVorgangsFeld 'in die Zuordnung des Ressourcenfelds MeinRessourcenfeld 'Voraussetzungen: ' - Für das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld und das Ressourcenfeld ' MeinRessourcenfeld muss die Option "Abwärts zuordnen, ' wenn nicht manuell eingegeben" aktiviert sein ' - Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld und Ressourcenfeld MeinRessourcenfeld ' dürfen im Namen KEIN Leerzeichen enthalten, da sonst kein Zugriff ' auf Zuordnungfeldermöglich ist Dim P As Project Dim T As Task Dim R As Resource Dim At As Assignment Dim Ar As Assignment Dim TFID As Double Dim RFIF As Double 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject TFID = Application.FieldNameToFieldConstant("MeinVorgangsfeld", pjTask) 'Schleife über alle Vorgänge For Each T In P.Tasks 'ungültige Vorgänge ignorieren If Not T Is Nothing Then 'Sammelvorgänge ignorieren If Not T.Summary Then 'Schleife über alle Zuordnungen For Each At In T.Assignments 'Setzen der Resource der Zuordnung Set R = P.Resources(At.ResourceID) 'Schleife über alle Zuordnungen der Ressource For Each Ar In R.Assignments 'Bei Identifizierung des Assignments Übertragung der Werte If Ar.TaskID = T.ID Then Ar.MeinRessourcenfeld = At.MeinVorgangsfeld End If Next Ar Next At End If End If Next T End Sub Zuordnungswerte von Vorgangsfeld in Ressourcenfeld übertragen Mit den folgenden beiden Makros können die Werte einer Zuordnung eines Ressourcenfelds in das Feld der Zuordnung eines Vorgangsfelds übernommen werden. Grundvoraussetzung ist in jedem Fall, dass die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben für Quell- und Zielfeld aktiviert ist. Benutzerdefinierte lokale Felder Mit diesem Makro werden Zuordnungswerte des Ressourcenfelds Text1 in die Zuordnung des Vorgangsfelds Text2 übertragen. Sub ZuordnungResourceVorgang() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Ressourcenfelds Text1 'in die Zuordnung des Vorgangsfelds Text2 'Voraussetzung: Für Text1 muss als Ressourcenfeld und Text 2 als ' Vorgangsfeld die Option "Abwärts zuordnen, wenn nicht ' manuell eingegeben" aktiviert sein Dim P As Project Dim T As Task Dim R As Resource Dim At As Assignment Dim Ar As Assignment 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject 'Schleife über alle Resourcen For Each R In P.Resources 'ungültige Ressourcen ignorieren If Not R Is Nothing Then 'Sammelvorgänge ignorieren For Each Ar In R.Assignments 'Nur Zuorddnungen des aktuellen Projekts berücksichtigen If Ar.Project = P Then 'Setzen des Vorgangs der Zuordnung Set T = P.Tasks(Ar.TaskID) 'Schleife über alle Zuordnungen des Vorgangs For Each At In T.Assignments 'Bei Identifizierung des Assignments 'Übertragung der Werte If T.ID = Ar.TaskID Then At.Text2 = Ar.Text1 End If Next At End If Next Ar End If Next R End Sub Benutzerdefinierte Enterprise Felder (Project Server und Project Online) Mit diesem Makro werden Zuordnungswerte des benutzerdefinierten Enterprise Felds der Entität Ressource MeinRessourcenfeldin die Zuordnung des benutzerdefinierten Enterprise Felds der Entität Vorgang MeinVorgangsfeld übertragen. Sub ZuordnungResourceVorgang_ECF() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Ressourcenfelds MeinRessourcenfeld 'in die Zuordnung des Vorgangsfelds MeinVorgangsFeld 'Voraussetzungen: ' - Für das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld und das Ressourcenfeld ' MeinRessourcenfeld muss die Option "Abwärts zuordnen, ' wenn nicht manuell eingegeben" aktiviert sein ' - Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld und Ressourcenfeld MeinRessourcenfeld ' dürfen im Namen KEIN Leerzeichen enthalten, da sonst kein Zugriff ' auf Zuordnungfelder möglich ist Dim P As Project Dim T As Task Dim R As Resource Dim At As Assignment Dim Ar As Assignment Dim TFID As Double Dim RFIF As Double 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject 'Schleife über alle Resourcen For Each R In P.Resources 'ungültige Ressourcen ignorieren If Not R Is Nothing Then 'Sammelvorgänge ignorieren For Each Ar In R.Assignments 'Nur Zuordnungen des aktuellen Projekts berücksichtigen 'und damit auch Zuordnungen nicht geöffneter Projekte 'ausschließen, falls "Sammelressourcenzuweisungen laden" 'beim Start des Clients aktiv ist If Ar.Project = P Then 'Setzen des Vorgangs der Zuordnung Set T = P.Tasks(Ar.TaskID) 'Schleife über alle Zuordnungen des Vorgangs For Each At In T.Assignments 'Bei Identifizierung des Assignments Übertragung der Werte If T.ID = Ar.TaskID Then At.MeinVorgangsfeld = Ar.MeinRessourcenfeld End If Next At End If Next Ar End If Next R End Sub RollUp von Zuordnungswerten zu Vorgangsfeldern Wie im Artikel Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungenbeschrieben, können Werte aus Vorgangsfeldern auf der Zuordnungsebene manuell überschrieben werden, wenn die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben aktiviert ist. Manchmal wird dann ein RollUp des Wertes zurück auf die Vorgangsebene benötigt. Häufig taucht die Fragestellung bei Einsatz des Project Servers oder Project Online auf. Wenn die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben aktiviert ist, kann das Feld Projektteammitgliedern zum Ändern in Meine Vorgänge (Tasks.aspx) oder der Arbeitszeittabelle (Timesheet.aspx) zur Verfügung gestellt werden. Wenn ein Teammitglied eine Änderung an diesem Feld vornimmt, besteht häufig die Erwartung, den Wert auf der Vorgangsebene zu sehen. Die Änderung wird jedoch nur auf der Zuordnungsebene vorgenommen, der Wert steht auf der Vorgangsebene somit nicht zur Verfügung. Wenn eine eindeutige Logik definierbar ist, kann das folgende Makro das RollUp vornehmen. Sub RollUpVonZuordnungsEbeneAufVorgangsEbene() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Vorgangsfelds MeinVorgangsFeld 'in das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld 'Voraussetzungen: ' - Für das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld muss die ' Option "Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben" ' aktiviert sein ' - Das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld darf im Namen KEIN Leerzeichen ' enthalten, da sonst kein Zugriff auf Zuordnungfelder möglich ist Dim P As Project Dim T As Task Dim A As Assignment Dim AV As String Dim TFID As Double 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject 'Das Bearbeitens eine Enterprise Custom Fields muss über die FeldID erfolgen TFID = Application.FieldNameToFieldConstant("MeinVorgangsfeld", pjTask) 'Schleife über alle Vorgänge For Each T In P.Tasks 'ungültige Vorgänge ignorieren If Not T Is Nothing Then 'Sammelvorgänge und Vorgänge ohne Zuordnungen ignorieren If Not T.Summary And T.Assignments.Count > 0 Then 'AV initial setzen AV = "" 'Schleife über alle Zuordnungen For Each A In T.Assignments 'Hier muss eine Logik implementiert werden 'Beispiel: Werte zusammenfügen AV = AV + A.MeinVorgangsfeld Next A 'Setzen des Vorgangsfelds über die FeldID aus TFID T.SetField FieldID:=TFID, Value:=AV End If End If Next T End Sub

Project: Benutzerdefinierte Felder - Nachschlagetabellen

Im Artikel Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen habe ich benutzerdefinierte Felder für die Entitäten Vorgang, Ressource und Zuordnung (und Project) beschrieben. In diesem Artikel möchte ich Konfigurationsmöglichkeiten für Nachschlagetabellen beschreiben. Im Folgenden finden Sie Beschreibungen zu Unterschiede zwischen Project Client und Project Online/Server Project Client Mehrstufige Nachschlagetabellen Codes ohne untergeordnete Werte Standardwert festlegen Eingabe zusätzlicher Werte erlauben Reihenfolge Mehrfache Verwendung einer Nachschlagetabelle Project Online und Project Server Reihenfolge der Konfiguration Nachschlagetabelle anlegen Gliederungsstruktur festlegen Reihenfolge Feld erstellen und mit Nachschlagetabelle verknüpfen Standardwert und Codes ohne untergeordnete Werte Mehrfachauswahl Benutzerdefinierte Felder und/oder Nachschlagetabellen aus Project Client in Project Online oder Server übernehmen Unterschiede zwischen Project Client und Project Online/Server Sie können Nachschlagetabellen im Client als auch in Project Online bzw. Project Server konfigurieren. Es gibt jedoch kleine Unterschiede. So können Sie im Client mehrstufige Nachschlagetabellen nur für den Type Gliederungscode definieren. Nachschlagetabellen eines anderen Typs sind immer einfache Listen ohne Gliederungsmöglichkeiten. Dafür ist es im Client möglich, das Hinzufügen neuer Werte zu einer Nachschlagetabelle über die Dateneingabe zu ermöglichen. Zudem ist es in Project Online und Project Server möglich, eine Nachschlagetabelle für mehrere Felder ohne zusätzliche Schritte zu verwenden. Doch sehen wir uns die Konfigurationsmöglichkeiten an. Project Client Zum Konfigurieren von Feldern mit Nachschlagetabellen öffnen Sie das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder über Projekt – Benutzerdefinierte Felder. Markieren Sie das Feld, für das eine Nachschlagetabelle angelegt oder bearbeitet werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche Nachschlagen. Geben Sie die Werte und gegebenenfalls eine Beschreibung ein. Nutzen Sie die Symbolleiste zum Einfügen, Löschen oder Bearbeiten von Einträgen. Die Beschreibung wird bei der Auswahl von Werten zur Eingabeerleichterung angezeigt. Mehrstufige Nachschlagetabellen Mehrstufige Nachschlagetabellen können im Client nur für Felder vom Typ Gliederungscode angelegt werden. Für Felder vom Typ Gliederungscode ist die Option Nachschlagen aktiv. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Nachschlagewerte zu konfigurieren. Um eine mehrstufige Nachschlagetabelle zu konfigurieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Format bearbeiten. Definieren Sie für jede erforderliche Ebene das Codeformat. Bei Bedarf können Sie auch das Trennzeichen anpassen. Schließen Sie anschließend das Dialogfenster Codeformatierung. Das definierte Codeformat wird im Feld Codevorschau angezeigt. Tragen Sie den gewünschten Wertevorrat ein und verwenden Sie die Symbolleiste zum Höher- und Tieferstufen bzw. Einfügen oder Entfernen. Codes ohne untergeordnete Werte Aktivieren Sie die Checkbox Nur Codes ohne untergeordnete Werte zulassen, wenn nur die unterste Gliederungsebene ausgewählte werden soll. Standardwert festlegen Für Nachschlagetabellen aller Typen können Sie einen Standardwert festlegen. Wählen Sie dazu in der Liste den gewünschten Standardwert, aktivieren Sie die Checkbox Einen Wert aus der Tabelle als Standardeingabe für das Feld verwenden und klichen Sie auf die Schaltfläche Standard festlegen. Ein gewählter Standardwert wird in der Tabelle hervorgehoben. Eingabe zusätzlicher Werte erlauben Aktivieren Sie die Option Die Eingabe zusätzlicher Elemente in Felder zulassen, wenn eine Ergänzung der Liste über die Eingabe von Werten möglich sein soll. Damit ist die Auswahl nicht auf vorhandene Werte beschränkt, sondern zusätzliche Werte können eingegeben werden. Der neue Wert wird automatisch der Nachschlagetabelle hinzugefügt. Reihenfolge Wählen Sie die gewünschte Sortierung für die Dateneingabe durch Aktivierung der entsprechenden Option. Wenn auch die angezeigte Tabelle neu sortiert werden soll, wählen Sie die Option der gewünschten Sortierung und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Sortieren. Mehrfache Verwendung einer Nachschlagetabelle Wie in der Einleitung angekündigt, können Sie die Nachschlagetabelle nicht mehrfach verwendet werden. Sie können jedoch eine bereits vorhandene Nachschlagetabelle aus dem aktuellen oder einem anderen geöffneten Projekt importieren. Nach dem Import handelt es sich jedoch wieder um eine eigene, von der ersten Nachschlagetabelle unabhängige Tabelle. Zum Importieren einer Tabelle klicken Sie auf die Schaltfläche Nachschlagetabelle importieren. Wählen Sie das Projekt, das die zu importierende Nachschlagetabelle enthält und das Feld mit dieser Nachschlagetabelle aus. Klicken Sie anschließend auf OK, um die Werte zu übernehmen. Project Online und Project Server Zum Konfigurieren von Benutzerdefinierten Feldern und Nachschlagetabellen  in Project Online oder Project Server öffnen Sie die Konfigurationsseite im Browser mit Einstellungen – PWA Einstellungen (Servereinstellungen) – Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und Nachschlagetabellen. Felder und Nachschlagetabellen, die Sie hier definieren, stehen anschließend für alle Benutzer zur Verfügung. Reihenfolge der Konfiguration Im Unterschied zur Konfiguration im Client kann eine Nachschlagetabelle für verschieden Felder verwendet werden. Dadurch ist die Tabelle unabhängig von Feldern zu erstellen und vorzugsweise auch vor der Erstellung des Feldes (oder der Felder) angelegt werden. Nachschlagetabelle anlegen Klicken Sie im unteren Teil des Fensters auf Neue Nachschlagetabelle. Geben Sie einen Namen für die Nachschlagetabelle ein und wählen Sie den Feldtyp. Gliederungsstruktur festlegen Im Unterschied zum Client ist die Gliederungsstruktur für alle Typen möglich. Definieren Sie analog zur Konfiguration im Client das Codeformat und das Trennzeichen für alle Gliederungsebene. Tragen Sie den gewünschten Wertevorrat ein und verwenden Sie die Symbolleiste zum Höher- und Tieferstufen, Einfügen oder Entfernen und Verschieben.. Reihenfolge Auch in Project Online und Project Server können Sie die Reihenfolge der Anzeige zur Auswahl von Werten festlegen. Wählen Sie dazu die gewünschte Option aus. Eine Neusortierung der Werte innerhalb der Tabelle ist hier nicht möglich. Sie können das durch die Schaltflächen Verschieben manuell vornehmen. Wichtig: Wenn bereits Felder diese Nachschlagetabelle verwenden, ändern Sie die Reihenfolge bitte keinesfalls durch Löschen und erneutes Einfügen. Hinter jedem Eintrag liegt eine GUID, wobei im Hintergrund immer diese GUID für die Feldwerte für Ressourcen, Vorgänge und Projekte hinterlegt ist. Durch ein Löschen und erneutes Einfügen wird für den Wert eine neue GUID erzeugt, so dass die Beziehung bereits verwendeter Wert gelöscht wird. Somit gilt: Ein Verschieben sollte nur mit den Schaltflächen Verschieben erfolgen. Klicken Sie auf Speichern, wenn die Nachschlagetabelle fertig konfiguriert ist. Feld erstellen und mit Nachschlagetabelle verknüpfen Klicken Sie im oberen Teil des Fensters Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und –Nachschlagetabellen auf Neues Feld. Geben Sie einen Namen für das Feld ein und wählen Sie Entität und Typ. Aktivieren Sie die Option Nachschlagetabelle und wählen Sie die gewünschte Nachschlagetabelle. Standardwert und Codes ohne untergeordnete Werte Um einen Standardwert festzulegen, aktivieren Sie die Option Wählen Sie einen Wert aus, der beim Hinzufügen neuer Elemente als Standardwert verwendet werden soll und klicken Sie auf die Schaltflächen “…” zur Auswahl des Standardwerts. Aktivieren Sie die Checkbox Nur Codes ohne untergeordnete Werte zulassen, wenn nur Werte der untersten Gliederungsebene verwendet werden sollen. Mehrfachauswahl In Project Online und Project Server können Sie auch die Mehrfachauswahl für ein Feld zulassen. Aktivieren Sie dazu die Option Auswahl mehrerer Werte aus der Nachschlagetabelle zulassen. Nehmen Sie bei Bedarf weitere Anpassungen vor und klicken Sie anschließend auf Speichern. Benutzerdefinierte Felder und/oder Nachschlagetabellen aus Project Client in Project Online oder Server übernehmen Als Administrator können Sie auch Felder und deren Nachschlagetabelle aus einem Projekt in Project Online oder Project Server übertragen. Öffnen Sie dazu das entsprechende Projekt, nachdem Sie Project Client mit Serververbindung gestartet haben. Öffnen Sie das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder und markieren Sie das Feld, dass Sie in Project Online oder Project Server übertragen möchten. Klicken Sie Auf die Schaltfläche Feld zu Enterprise hinzufügen. Überschreiben Sie bei Bedarf die Werte für Feldname und Name der Nachschlagetabelle. Sie können die Namen auch zu einem späteren Zeitpunkt unter PWA Einstellungen - Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und –Nachschlagetabellen durch Bearbeiten des Feldes oder der Nachschlagetabelle nach einem Klick auf den Namen ändern. Die erfolgreiche Anlage wird bestätigt. Das neue Feld und die Nachschlagetabelle stehen nach dem Neustart von Project Client zur Verfügung. Wenn Sie nur die Nachschlagetabelle benötigen, können Sie anschließend das erstellte Feld unter unter PWA Einstellungen - Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und –Nachschlagetabellen wieder löschen.

Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen

Das ist der erste von drei Artikeln zu benutzerdefinierten Feldern in Project Client und Project Server bzw. Project Online. In Project können Sie auf benutzerdefinierte Felder zurückgreifen, um Zusatzinformationen zu hinterlegen. Im Client stehen dafür Felder folgender Typen zur Verfügung: Kosten Datum Dauer Ende Attribut (Ja/Nein) Zahl Anfang Text Gliederungscode Für Felder vom Typ Text stehen 30 Felder zur Verfügung, für Felder der Typen Attribut und Zahl sind jeweils 20 Felder vorhanden, alle anderen Typen verfügen jeweils über 10 Felder. Diese Felder können im Client jeweils für Vorgänge oder Ressourcen definiert werden. Wenn Project Server oder Project Online im Einsatz ist, kann der Administrator unter PWA Einstellungen / Servereinstellungen – Benutzerdefinierte Felder und Nachschlagetabellen eine beliebige Anzahl von Feldern folgender Entitäten definieren: Kosten Datum Dauer Attribut (Ja/Nein) Zahl Text Zudem können in diesem Fall auch Felder für die Entität Projekt der zuvor gelisteten Typen angelegt werden. Bitte beachten Sie Folgendes: Die Felder jeder Entität (Vorgang oder Ressource) stehen nur in den jeweiligen Ansichten zur Verfügung. Vorgangsfelder können nur in Vorgangsansichten (z.B. Gantt-Diagramm, Vorgang: Einsatz, …) angezeigt werden, Ressourcenfelder stehen nur in Ressourcenansichten (Ressource: Tabelle, Ressource: Einsatz, …) zur Verfügung. Das gilt sowohl für die vordefinierten Client-Felder als auch für die vom Administrator in Project Server oder Project Online angelegten Felder. Die im Client vordefinierten Vorgangs- und Ressourcenfelder können angepasst werden. Nutzen Sie folgende Anpassungsmöglichkeiten unter Projekt – Benutzerdefinierte Felder: Umbenennen eines Felds, so dass es leichter erkannt wird.   Festlegung einer Nachschlagetabelle für ein Feld, aus dem der Benutzer einen Wert auswählen kann. Hierzu mehr unter Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen. Einen Wert für das Feld mit einer Formel berechnen. Der errechnete Wert kann eine Zahl, Datum, boolescher Wert oder Text je nach Typ des Feldes sein. Darüber hinaus können auch grafische Symbole angezeigt werden, indem Sie einige einfachen Regeln festlegen.   Siehe Formelfelder in Project. Ab der Version 2007 können Sie auch eine Vererbung von Feldern von der Vorgangs- oder Ressourcenebene auf die Zuordnungsebene definieren. Dazu aktivieren Sie in Projekt – Benutzerdefinierte Felder für das entsprechende Feld die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben. Im folgenden Beispiel ist für das Feld Text1 die Option nicht aktiviert. Daher wird auf der Zuordnungsebene kein Wert für Text1 angezeigt. Für das Feld Text2 ist die Option aktiv, daher wird der Wert von Text2 des Vorgangs auch für die Zuordnung angezeigt. Der Wert ist dann auf der Zuordnungsebene überschreibbar. Sobald der Wert einmalig überschrieben wurde, ist die Vererbung von der Vorgangsebene aufgehoben. Änderungen des Werts auf der Vorgangsebene wirken sich dann nicht mehr auf die betroffene Zuordnung aus. Beachten Sie hierbei, dass ein Wert eines vererbten Vorgangsfeldes auf der Zuordnung nicht in Ressourcenansichten zur Verfügung steht, somit auch nicht in der Ansicht Ressource: Einsatz. Analog steht stehen Zuordnungsfelder von Ressourcenfelder nicht in Vorgangsansichten wie Ressource: Einsatz zur Verfügung. Werte von Zuordnungen eines Vorgangsfeldes können nur per Makro in auf die Zuordnungsebene einen Ressourcenfeldes übertragen werden. Analog können auch nur Werte von Zuordnungen eines Ressourcenfeldes per Makro in auf die Zuordnungsebene einen Vorgangsfeldes übertragen werden. Auch zum Thema Makros finden Sie hier in Kürze mehr. Bemerkung: Bis zur Version 2003 gab es noch Felder für die Entität Zuordnung, die in den folgenden Versionen jedoch nicht mehr vorhanden sind. Weitere Informationen: Benutzerdefinierte Datumsfelder im Terminplan darstellen Formelfelder in Project Benutzerdefinierte Felder - Nachschlagetabellen

Änderung der Mindestanforderung für die Project Version zum Verbinden mit Project Online

Ein wichtiger Hinweis für alle Project Online User: Ab 1. März 2017 können Sie Project Professional 2013 nicht mehr zum Verbinden mit Project Online nutzen. Bitte weisen Sie gegebenenfalls Ihre zuständigen Kollegen auf die entsprechende Meldung im Nachrichtencenter der O365-Administration hin: Mehr Informationen finden Sie im Microsoft Project Support Blog: Using Project Online? Time to be sure you upgrade the client software Bitte prüfen Sie Ihren Handlungsbedarf und bereiten Sie die Umstellung rechtzeitig vor, so dass Ende Februar ein störungsfreier Übergang sichergestellt ist.

Leistungssteuerung – Ändern von Ressourcenzuordnungen

Nachdem ich gerade eine Anfrage zu einem Verhalten in Project erhalten habe, die durch den Artikel Project rechnet immer so komisch oder der Einfluss der Vorgangsartnicht beantwortet ist, möchte ich die Erklärung hiermit nachliefern. Neben den Vorgangsarten beeinflusst auch die Einstellung für leistungsgesteuert das Verhalten von Project, wenn Sie die Anzahl der zugeordneten Ressourcen zu einem Vorgang ändern. Leistungsgesteuert bedeutet, dass bei der der Änderung von zugeordneten Ressourcen zu einem Vorgang die vorhandene Arbeit aufgeteilt wird. In den aktuellen Versionen von Project ist diese Option im Standard deaktiviert. Sie finden die Einstellung zur Leistungssteuerung im Dialogfenster Informationen zum Vorgang auf der Registerkarte Erweitert. Für die Vorgangsart Feste Arbeit ist die Leistungsteuerung immer aktiviert: Wenn die Arbeit der feste Faktor ist, wird die Arbeit bei der Änderung von Ressourcenzuordnungen immer zwischen den Ressourcen aufgeteilt. Im folgenden sehen Sie ein Beispiel für alle Kombinationsmöglichkeiten für Vorgangsart und leistungsgesteuert. Da sich die Einstellung für Leistungsgesteuert nur bei einer Änderung von Ressourcenzuordnungen auswirkt, ist allen Vorgängen bereits eine Ressource zugeordnet. Beim Zuordnen einer weiteren Ressource funktioniert nun folgendes: Nicht leistungsgesteuert (Standardeinstellung) Für beide Vorgangsarten Feste Einheit und Feste Dauer wird die zweite Ressource für die gesamte Dauer des Vorgangs mit den Standardeinheiten zugeordnet. Die zweite Ressource bringt hier die “eigene Arbeit” mit, so dass sich der Wert für Arbeit für den Vorgang verdoppelt. Leistungsgesteuert Die Vorgangsarten Feste Einheiten und Feste Arbeit in Verbindung mit leistungsgesteuert bedingen hier, dass die vorhandene Arbeit für den Vorgang auf die beiden Ressourcen aufgeteilt wird. Da die Einheiten aufgrund der Vorgangsart unverändert bleiben, verkürzt sich die Dauer auf die Hälfte. Mit der Vorgangsart Feste Dauer darf die Dauer nicht verändert werden, durch die Leistungsteuerung wird die vorhandene Arbeit auf die Ressourcen aufgeteilt. Damit ergibt sich, dass beide Ressourcen jeweils zu 50% während der Gesamtdauer des Vorgangs daran arbeiten. (Bedenken Sie, dass ab der Version 2010 in diesem Fall die 50% nicht mehr im Dialogfenster Ressourcen zuordnen und in der Gantt-Ansicht angezeigt werden, siehe auch Zuordnungseinheiten in Project ab Version 2010) Weitere Informationen zur Leistungssteuerung finden Sie auch unter Leistungsgesteuert (Vorgangsfeld) und Ändern der Einstellung "Leistungsgesteuert" für Vorgangsarten.

Manueller Seitenumbruch in Project

Nachdem die Frage in den letzten Wochen mehrfach an mich herangetragen wurde, möchte ich hier kurz beschreiben, wie Sie in Project einen manuellen Seitenumbruch steuern können. Der Befehl für Seitenumbrüche steht in der Standardkonfiguration zur Verfügung, ist aber “unsichtbar”. Um ihn einsetzen zu können, ist der Befehl der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder einem angepassten Menüband hinzuzufügen, wie in den verlinkten Artikeln beschrieben. Sie finden den Befehl Seitenumbruch festlegen in der Auswahlliste Befehle auswählen unter Nicht im Menüband enthaltene Befehle und Alle Befehle. Aktivieren Sie wahlweise die Ansicht Menüband anpassen und dann die entsprechende Gruppe oder Registerkarte als Ziel für den Befehle oder die Ansicht Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wählen Sie den Befehl aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Tipp: Fügen Sie gleichzeitig den Befehl Seitenumbruch entfernen hinzu. Schließen Sie danach das Dialogfenster mit einem Klick auf OK. Selektieren Sie den Vorgang, vor dem der Seitenumbruch erfolgen soll und klicken Sie auf den Befehl Seitenumbruch einfügen in der angepassten Schnellstartleiste oder dem angepassten Menüband. Der eingefügte Seitenumbruch ist an einer schwarzen Linie in der Ansicht erkennbar. Der Seitenumbruch wird in der Druckansicht dargestellt. Zum Entfernen eines Seitenumbruchs klicken Sie auf die Zeile mit dem Seitenumbruch und dann auf die Schaltfläche Seitenumbruch entfernen. Anschließend ist der manuellen Seitumbruch entfernt und der Umbruch erfolgt basierend auf den Seiteneinstellungen. Viel Erfolg mit aktiv gesteuerten Seitenumbrüchen!

Anpassungen der Schnellstartleiste und des Menübands zur Verfügung stellen

Wenn Sie Ihre Schnellstartleiste oder Ihr Menüband, wie in den Artikeln Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassenoder Menüband anpassenbeschrieben, angepasst haben, können Sie diese Anpassungen Kollegen zur Verfügung stellen. Exportieren Öffnen Sie dazu das Dialogfenster Project-Optionen über Datei – Optionen. Wechseln Sie zur Ansicht Menüband anpassen oder Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Öffnen Sie die Auswahlliste Importieren/Exportieren und wählen Sie für den Export den Eintrag Alle Anpassungen exportieren. Wählen Sie im Dialogfenster Datei speichern einen Speicherort aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Stellen Sie die gespeicherte Datei Kollegen zur Verfügung, die Ihre Anpassungen einsetzen möchten. Importieren Wenn Sie Anpassungen für die Schnellstartleiste oder das Menüband eines anderen Anwenders übernehmen möchten, benötigen Sie dafür die zuvor unter Exportieren beschriebene Exportdatei. Öffnen Sie das Dialogfenster Project-Optionen über Datei – Optionen. Wechseln Sie zur Ansicht Menüband anpassen oder Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Öffnen Sie die Auswahlliste Importieren/Exportieren und wählen Sie für den Export den Eintrag Anpassungsdatei importieren. Navigieren Sie zum Speicherort der Anpassungsdatei, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Beachten Sie, dass mit diesem Import alle bereits vorhandenen Anpassungen für die Schnellstartleiste und das Menüband überschrieben werden. Sie werden auf diesen Umstand in einem Dialogfenster hingewiesen. Bestätigen Sie das Ersetzen mit OK, wenn die vorhandenen Einstellungen für Menüband und der Symbolleiste ersetzt werden sollen. Mit Klick auf die Schaltfläche Nein können Sie den Importvorgang abbrechen. Ein Hinweis für Administratoren von Project Server und Project Online: Den hier beschriebenen Vorgang des Importierens hat jeder Benutzer von Project Online bzw. Project Server individuell durchzuführen. Wenn Sie die Anpassung des Menübands zentral steuern möchten, ist das nur über ein Makro in der Enterprise Global möglich. Eine Beschreibung folgt in Kürze.

Menüband anpassen

Analog zu allen Officeanwendungen ab Version 2007 können Sie in Project ab Version 2010 die das Menüband anpassen. Damit können Sie Funktionen, die Sie häufig benötigen, komfortabel zusammenstellen. Um Ihre Befehle zusammenzustellen, öffnen Sie das Dialogfenster Project-Optionen über Datei – Optionen. Wechseln Sie zur Ansicht Menüband anpassen. Tipp: Erstellen Sie eine eigene Registerkarte, um Ihre Befehle zusammenzustellen. Vermeiden Sie es, Befehle der Standardregisterkarten zu verändern, da das zu Kommunikationsproblemen mit anderen Project-Anwendern führen kann. Zum Erstellen einer eigenen Registerkarte klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Registerkarte. Es wird eine neue Registerkarte inklusive einer neuen Gruppe erstellt. Markieren Sie nacheinander die Einträge Neue Registerkarte (Benutzerdefiniert) und Neue Gruppe Benutzerdefiniert) und klicken Sie auf die Schaltfläche Umbenennen, um einen Namen zu vergeben. Wenn Sie die Gruppe umbenennen, können Sie ein Symbol auswählen. Hier ist keine Auswahl erforderlich, da Gruppen ohne Symbol dargestellt werden. In diesem Beispiel wird als Name Speichern eingegeben, da in der ersten Gruppe die verschiedenen Möglichkeiten des Speicherns zusammengefasst werden sollen. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü für Ihre neu erstellte Registerkarte. Hier haben Sie die Möglichkeit, die neu erstellte Registerkarte wieder zu entfernen, oder Sie nach oben oder unten zu verschieben, um sie an der gewünschten Stelle anzuzeigen. Wählen Sie anschließend die Befehle aus, die Sie hinzufügen möchten. Sollte ein Befehl nicht auffindbar sein, wählen Sie in der Auswahlliste Befehle auswählen einen anderen Eintrag, wie beispielsweise Alle Befehle. Markieren Sie den Befehl, den Sie hinzufügen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Erstellen Sie nach Bedarf weitere Gruppen mit der Schaltfläche Neue Gruppe, benennen Sie sie über das Kontextmenü oder die Schaltfläche Umbenennen um. Fügen Sie auch der neuen Gruppe die gewünschten Befehle hinzu und schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Anschließend wird Ihre angepasste Registerkarte angezeigt. Sie können Ihre Änderungen jederzeit in Dialogfenster Project-Optionen in der Ansicht Menüband anpassen mit der Schaltfläche Zurücksetzen jederzeit rückgängig machen. Wie zu Anfang und in Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassennoch einmal der Hinweis: Vermeiden Sie es, die Befehle auf den Standard Hauptregisterkarten zu ändern. Das kann die Kommunikation mit Kollegen oder in Supportfällen erschweren.

Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Analog zu allen Officeanwendungen ab Version 2007 können Sie in Project ab Version 2010 die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Damit können Sie Befehle, die Sie häufig benötigen, sehr komfortabel für den einfachen Zugriff bereitstellen. Ohne Anpassung stehen die Befehle Speicher, Rückgängig und Wiederholen zur Verfügung. Oft werden aber Befehle vermisst, die nur durch mehrmalige Mausklicks zu erreichen sind, wie zum Beispiel Drucken oder bei Einsatz von Project Online oder Project Server Veröffentlichen. Sie können sich die gewünschten Befehle der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Öffnen Sie dazu das Dialogfenster Project-Optionen über Datei – Optionen. Wechseln Sie zur Ansicht Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn der gesuchte Befehl nicht angezeigt wird, ändern Sie den Eintrag Häufig verwendete Befehle unter Befehle auswählen, zum Beispiel auf Alle Befehle. Damit werden alle verfügbaren Befehle angezeigt. Nach dem Hinzufügen der erforderlichen Befehle werden diese in der rechten Spalte angezeigt. Schließen Sie das Fenster mit OK. Sie können die Standardeinstellungen jederzeit mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen wiederherstellen. Anschließend wir der neue Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt und steht für die schnelle Nutzung zur Verfügung. Ein Tipp: Sie können im Dialogfenster Project-Optionen auch das Menüband anpassen. Vermeiden Sie es hier, die Befehle auf den Standard Hauptregisterkarten zu ändern. Das kann die Kommunikation mit Kollegen oder im Fall von Supportanfragen erschweren. In Kürze beschreibe ich hier die verschiedenen Optionen zur Anpassung des Menübands. Viel Erfolg mit der Abkürzung für Ihr Arbeiten mit Project!

Wenn Project/Visio plötzlich nicht mehr will…

…dann kann es an Inkompatibilitäten mit Office Click-to-Run liegen. Aber schön der Reihe nach. Letztens hatte ein Kunde das Problem, dass plötzlich seine Visio 2013 Volumslizenz nicht mehr auf demselben Rechner starten wollte, auf dem er auch Office 2013 (mit Click-to-Run) installiert hatte. Die aussagekräftige Fehlermeldung lautete “We found a problem”. Nach einiger Suche und Recherche fand ich folgenden interessanten Hinweis: Side-by-Side Installationen derselben Version, die jedoch mit unterschiedlichen Setup-Methoden (Click-to-run und als MSI installiert mit Windows Installer) installiert wurden, sind nicht supported. Sie sind nicht miteinander kompatibel und verursachen Schwierigkeiten.  Das bedeutet: wenn man Visio und Project mit Click-to-run installiert hat und Office 2013 auch: kein Problem. Ist jedoch das Office oder Project/Visio über MSI Paket installiert, kommt die obengenannte Fehlermeldung. Was ist aber nun die Lösung zu diesem Problem? Da der Kunde erst letztes Jahr Visio 2013 als Volumslizenz gekauft hatte, wollte er nicht gleich auf Visio 365 wechseln. Hier half uns eine Kompatibilitäts-Übersicht, die uns dankenswerterweise Bernd Schwarzinger von Microsoft zusandte.   Laut dieser Übersicht war die Lösung schnell klar: wir machten ein Upgrade auf die neue Office 2016 Version mit Click-to-Run (das verursachte keine Kosten da die Lizenz ja beim Office 365 Abo dabei ist und war schnell erledigt), und schon war das Problem beseitigt. Apropos: Achtung auch bei Office 2016, das als Volumslizenz über MSI installiert werden soll: wenn ihr das plant, solltet ihr darauf achten, Visio 2016 als MSI Paket zu installieren oder in beiden Fällen auf Office 365 umzusteigen!

Indikator für Ressourcenüberlastung

Seit der Project Version 2010 wird nicht nur in den Ressourcen-Ansichten darauf hingewiesen, wenn Sie bei Ihrer Planung eine Ressourcenüberlastung verursachen, sondern auch in Gantt-Diagrammen. Überlastungen werden auch in anderen Ansichten dargestellt, wie Vorgang: Einsatz, Ressource: Einsatz, Teamplaner,... Diese Überlastungsindikatoren werden standardmäßig dann dargestellt, wenn es zu einer Überlastung innerhalb eines Tages kommt. Wenn Sie nur darauf hingewiesen werden möchten, wenn die zugeordnete Arbeit innerhalb einer Woche die Wochenkapazität übersteigt, können Sie das umstellen. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Ressource im Abschnitt Ebene auf die Schaltfläche Abgleichoptionen. Ändern Sie den Wert für Basis auf Woche. Schließen Sie das Dialogfenster Kapazitätsabgleich, ohne weitere Einstellungen zu ändern. Anschließend wird die Ressource oder ein der Ressource zugeordneter Vorgang in keiner Ansicht als überlastet dargestellt, solange die zugeordnete Arbeit je Woche nicht die Wochenkapazität übersteigt. Beachten Sie, dass diese Einstellung ohne Verwendung des Ressourcenabgleichs nur die Kennzeichnung von Überlastungen beeinflusst. Diese Einstellung wirkt sich aber auch auf einen eventuell vorgenommenen Ressourcenabgleich aus: Es werden nur Überlastungen abgeglichen, die zu einer Überlastung innerhalb der gewählten Einheit in den Einstellungen führen.

Gesperrte Enterpriseressourcenfelder in Project Client bearbeiten

Wenn Sie Enterprise-Ressourcen von Project Online oder Project Server 2013 im Client bearbeiten möchten, sehen Sie, dass gewisse Felder gesperrt sind. Dabei handelt es sich teilweise um Felder, die aus dem Active Directory bezogen, vor allem um Benutzeranmeldekonto E-Mail-Adresse Kürzel Sie sehen in den folgenden Screenshots, dass die selektierte Zelle in der Bearbeitungsleistegrau dargestellt wird. Dadurch wird die Sperre visualisiert. Project Server 2013: Project Online: Zur Zeit können Sie dieses Verhalten durch einen Eintrag in der Registry ändern, siehe dazu auch https://support.microsoft.com/en-us/kb/2816252 Erstellen Sie eine Sicherung der Registry. Erstellen Sie anschließend einen neuen Schlüssel von Typ STRING unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\MSProject\Profiles\<profilename> mit dem Namen “WindowsAccountEditable” und setzen Sie den Wert auf “Yes”. Das Ganze sieht anschließend so aus: Nach dem nächsten Neustart von Project Professional 2013 können Sie die zuvor gesperrten Felder bearbeiten. Der Zellinhalt wird in der Bearbeitungsleiste schwarz angezeigt.

Formelfelder in Project

In meinem Artikel Benutzerdefinierte Datumsfelder im Terminplan darstellenhabe ich angekündigt, den Einsatz von Formelfeldern zu erläutern. Sie können in Ihrem Projektplan für die vorhandenen benutzerdefinierten Felder Formeln hinterlegen. Diese können Informationen beinhalten oder auch grafische Indikatoren anzeigen. In Project 2007 finden Sie das entsprechende Menü Extras – Anpassen – Felder. In Project 2010, 2013 und 2016 finden Sie das Menü auf der Registerkarte Projekt im Abschnitt Eigenschaften. Um für ein Feld eine Formel zu erstellen, öffnen Sie den Dialog Benutzerdefinierte Felder. Wählen Sie den Typ, für den Sie eine Formel erstellen möchten. Beachten Sie folgende Einschränkungen: Um mit dem berechneten Feldwerte Anfang und Ende des Balkens im Ganttdiagramm zu steuern, müssen die Felder vom Type Anfang und Ende sein. Zur Definition der Erscheinungsform eines Balkens im Ganttdiagramm können nur Felder vom Type Attribut verwendet werden. Für Felder vom Typ Text können Sie keine Rollup-Definitionen für Sammelvorgänge hinterlegen – dazu später mehr. Im folgende Beispiel werde ich ein Attributfeld (Ja/Nein) definieren, dass ein anzeigt, wenn noch kein Basisplan für diesen Vorgang gespeichert wurde. Dazu wähle ich den Typ Attribut und benenne das Feld Attribut um. Danach ist der Formeldialog mit der Schaltfläche Formel zu öffnen. Um zu erkennen, ob es bereits ein Basisplan für einen Vorgang erstellt wurde, prüfe ich, ob Geplanter Anfang ungleich “NV” ist. Dazu ist der Wert in Geplanter Anfang zuerst in ein Project-spezifisches Datum umzuwandeln. Danach kann in einigen Versionen auf “NV” geprüft werden. Das ist mit einem gewissen Patchlevel nicht mehr möglich, dann ist der Wert 4294967295 zu verwenden. Die zweite Option bietet auch den Vorteil, dass die Formel sprachunabhängig ist. Damit funktioniert sie auch, wenn ein Kollege mit einer anderen Sprachversion Ihr Projekt öffnet. Die Funktion zur Umwandlung in ein Project-spezifisches Datum finden Sie in den Funktionen unter Datum/Zeit und unter Microsoft Project, sie heißt ProjDateValue. Als Funktionswert ist Ausdruck durch [Geplanter Anfang] zu ersetzen. Dieses Feld finden Sie in der Feldauswahl unter Datum – Geplanter Anfang – Geplanter Anfang. Beim Schließen des Dialogfeldes werden Sie darauf hingewiesen, dass alle eventuell zuvor mit der Hand eingegebenen Werte in Attribut1 gelöscht werden. Bestätigen Sie die Meldung mit OK. Klicken Sie dann im Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder auf die Schaltfläche Grafische Symbole. Definieren Sie als Testkriterium Gleich, wählen Sie für Wert Ja und suchen Sie aus der Liste Bild das passende Symbol. Aktivieren Sie anschließend zuerst die Option Sammelvorgangszeilen, um die Checkbox Sammelvorgangszeilen übernehmen Kriterien von Nicht-Sammelvorgangszeilen zu aktivieren. Wählen Sie danach Projektsammelvorgang, um die Checkbox Projektsammelvorgang übernimmt Kriterien von Sammelvorgangszeilen zu aktivieren. Mit diesen Optionen werden die Kriterien auf alle Vorgangsebenen angewendet, ohne die einzeln definieren zu müssen. Schließen Sie alle Dialogfenster mit OK. Blenden Sie danach das Feld mit Formel als Spalte ein, um die Berechnung zu prüfen. Da Attributfelder als Standardwert “Nein” verwenden, würden mit der aktuellen Einstellung alle Sammelvorgänge so dargestellt werden, als würde kein Basisplan existieren. Mit Rollup Oder werden Sammelvorgänge dann gekennzeichnet, wenn für einen der Teilvorgänge keinen Basisplan gespeichert wurde. Alternativ kann auch Formel verwenden eingestellt werden, um die Bedingung für den Sammelvorgang unabhängig von Teilvorgängen zu prüfen. Wenn Sie ein Attributfeld verwenden, können Sie damit auch die Darstellung des Balkens im Ganttdiagramm steuern. Öffnen Sie auf der Registerkarte Format die Auswahlliste Format und wählen Sie den Eintrag Balkenarten. Fügen Sie an der gewünschten Stelle eine Leerzeile ein oder verwenden Sie die erste leere Zeile am Ende zur Definition Ihres neuen Balkens. Beachten Sie, dass die Formatierung in der angegebenen Reihenfolge angezeigt wird. Hier verwende ich die erste leere Zeile, da die neue Formatdefinition alle vorhergehenden überschreiben soll. Als Kriterien verwende ich Normal und Attribut1, da hier die Formel hinterlegt ist. (Die Umbenennung des Feldes ist an dieser Stelle nicht erkennbar.) Anschließend ist nur noch die Balkenformatierung zu ändern, und die Balken für entsprechende Vorgänge werden hervorgehoben. Um ein Formelfeld auch in anderen Projekten auf Ihrem Rechner zu verwenden, können Sie es mit dem Organisator in die Global.mpt kopieren.

Februar Update für Project, Project Server and SharePoint Server

Letzten Mittwoch, den 11. Februar 2015, wurde ein neues Update freigegeben. Dies wurde erstmalig als “Public Update” (PU) bereitgestellt, statt wie bisher als “Cumulative Update” (CU). Das bedeutet, dass es automatisch installiert wird, wenn Sie auf Ihrem Rechner für Windows Updates die Optionen “Install Updates Automatically” und “Give me Updates for other Microsoft products when I update Windows” aktiviert haben. Das betrifft die Versionen 2010 und 2013. Wenn das Update für Project Client installiert wurde, sehen Sie folgende Versionsinformation unter Datei – Konto – Informationen zu Project: Werte Administratoren: Mit oben genannten Optionen wurden die entsprechenden Updates auch auf Ihrem Server eingespielt – der SharePoint Configration Wizard ist jedoch noch nicht gelaufen. Für mehr Informationen verweise ich auf Microsoft Project Server 2010 and 2013 February 2015 PU Announcement von Brian Smith und SharePoint CUs and Windows Update von Stefan Goßner.