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Office-Blog

Der österreichische Blog für Anwender und Fans der Produktivitätslösungen von Microsoft.

Heute schreiben wir mal Geschichte

Es gibt solche Tage, Tage an denen Geschichte geschrieben wird. So wie heute, 11.02.2011: nach 17-tägigen Demonstrationen hat der ägyptische Präsident Mubarak das Handtuch geworfen, und weicht einer (hoffentlich) demokratischen Zukunft des Landes am Nil. Und auch in IT-Hinsicht tat sich einiges… Zunächst platzte heute die, zumindest kleine, Bombe, dass Nokia in Zukunft voll auf Windows Phone 7 setzt (siehe Windowsblog.at: http://www.windowsblog.at/post/2011/02/11/Nokia-Microsoft-nun-ist-es-offiziell.aspx) Die Kommentare sind gemischt: während die Börsianer das Ganze nicht so wohlwollend aufgenommen haben, sehen es andere als letzte Chance für Nokia, auf den fahrenden Zug “Smartphones” noch aufzuspringen. Man wird sehen, wie sich das ganze entwickeln wird, fest steht: es bleibt spannend, ob es nicht in 2 bis 3 Jahren zu einem 3-Kampf zwischen Android, Blackberry und MS/Nokia Smartphones kommen wird (Apple? Ach ja. nun ich befürchte, die iPhones werden bis dahin keine so große Rolle mehr spielen). Gestern kam auch offiziell der Release Candidate von IE9 zum Download auf die Microsoft Seiten (http://www.windowsblog.at/post/2011/02/10/Internet-Explorer-9-Release-Candidate-veroffentlicht.aspx) Die Spatzen pfeifen es auch schon von den Dächern, dass in Bälde auch die finale Version des IE9 verfügbar sein wird… Und auch bei Office tut sich einiges, wenn auch keine neuen Launches zu beklatschen sind. Sehr interessant sind jedoch zum Beispiel die druckfrischen Office 2010 Guides. Diese sind, nachdem es sie einige Zeit schon in Englisch gab, auch in Deutsch und allen anderen 36 Office Sprachen verfügbar. Speziell für den Umstieg von Office 2003 auf Office 2010 sind die Handbücher sehr wertvoll, aber auch für Trainings als Unterlage oder zum Nachschauen für Mitarbeiter/innen sind die Office Guides sehr brauchbar. Die Handbücher sind kurz und prägnant, und zeigen mit vielen großen Screenshots die wichtigsten Neuerungen in den Applikationen Outlook, Word, Excel, Access, OneNote und PowerPoint. Die Handbücher gibt es hier zum Download:   Access 2010-Migrationshandbuch   Excel 2010-Migrationshandbuch   PowerPoint 2010-Migrationshandbuch   OneNote 2010-Migrationshandbuch   Outlook 2010-Migrationshandbuch   Word 2010-Migrationshandbuch

Interaktive Referenzhandbücher jetzt auch offline!

Nachdem die -  wirklich sehr nützliche – Umstiegshilfe von Office 2003 auf Office 2010 (die sogenannten Interaktiven Referenzhandbücher) seit Juni online zur Verfügung steht (siehe Officeblog: http://www.officeblog.at/post/2010/06/16/Verflixt!-Wo-ist-der-Befehl-in-Office-2010.aspx), gibt es das ganze nun auch seit einigen Tagen als Offline-Variante. Egal ob Word, Excel, PowerPoint oder OneNote 2010: wenn man mal offline war, konnte man bis jetzt nicht auf die Schnelle den gewünschten Befehl nachschauen. Speziell auch wenn Unternehmen umsteigen, war es vielen lieber, die Umstiegshilfe auf eigenen Fileservern zum Download anzubieten, damit nicht jeder User extra ins Internet musste. Diese Lücke wurde nun geschlossen (Danke für die Info von http://www.office2010-blog.de/de/start/word/interaktive-helfer-fur-befehlssuche-jetzt-zum-verteilen) Die Guides zum Download sind unter folgenden Links erreichbar: Word 2010 Excel 2010 PowerPoint 2010 OneNote 2010   Für diejenigen, die es auch gerne ganz genau nachlesen wollen, gibt es die sogenannten Referenzarbeitsmappen. Hier ist jeder Befehl akribisch genau aufgelistet: http://office.microsoft.com/de-de/templates/CL101817133.aspx?CTT=5&origin=HA101794130&AxInstalled=1&c=0 Übrigens: auch Outlook ist bei den Referenzarbeitsmappen mit dabei: Ab jetzt gibt´s also keine Ausrede mehr, wenn man einen Befehl nicht gleich findet. Viel Spaß beim Stöbern!

Outlook PST Files sichern

Leichter geht´s kaum: Outlook PST Files, also das eigene Mailarchiv, kann man ganz einfach sichern. Wie das geht? Mit dem kostenlosen Tool “pfbackup” von Microsoft: für Office XP, 2003, 2007 und mit einem kleinen Trick auch für Office 2010. Aber schön der Reihe nach….. Das mit den PST Files ist ja immer so ein “gfrett”, wie wir Österreicher sagen. Denn: wenn ich ein Exchange Mailkonto habe, liegen ja alle Mails des Posteingangs auf dem Server (ganz genau liegen sie im sogenannten OST File und am Exchange Server), solange ich sie von dort nicht in einen lokalen Ordner verschiebe. Wenn ich IMAP verwende, liegen die Mails ebenfalls am Server, und ich kann sie im Ernstfall von dort jederzeit wieder abrufen, sollte ich irrtümlicherweise meinen Rechner formatiert oder anderweitig zerstört haben. Wie ist das aber bei POP3 Konten oder wenn ich die Mails in einen privaten Ordner (Outlookdatendatei) verschiebe? Richtig: Outlook lädt diese Mails herunter und speichert sie in einem sogenannten PST File. Diese Files liegen normalerweise unter C:\Users\<USERNAME>\Documents\Outlook-Dateien, können aber natürlich auch woanders hingelegt werden. Ich empfehle immer, die PST Files wenn möglich in einen Ordner Mails z.B. direkt auf C: abzuspeichern. Beim Verschieben der PST Files vergesst nicht, die Datendateien wieder neu in Outlook hineinzuhängen, sonst findet Outlook sie nicht mehr… Wenn ich nun meinen Rechner neu aufsetzen möchte oder andere gemeingefährliche Taten mit meinem PC plane, dann sollte ich die PST Files sichern – oder sie sind weg   Und selbst wenn ich selbiges nicht vorhabe, ist es manchmal ganz gut eine Sicherung der PST Files zu haben, beispielsweise wenn plötzlich mein produktives PST File “irreparabel” beschädigt ist – nicht dass mir das jemals passiert wäre Gottseidank gibt es ja das kostenfreie Tool von Microsoft namens “pfbackup.exe”, zu beziehen unter http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=8B081F3A%2DB7D0%2D4B16%2DB8AF%2D5A6322F4FD01&displaylang=de Nach dem Download einfach darauf doppelklicken und es installieren (Achtung: Outlook sollte dabei geschlossen sein), und schon kann es losgehen. Wenn ihr nämlich Outlook das nächste Mal öffnet, findet ihr im Datei-Menü (in Office XP, 2003 und 2007) bzw. im Reiter Add-Ins (in Office 2010) einen neuen Punkt: Sicherungskopie.            Mit Klick auf Sicherungskopie geht ein neues Fenster auf, in dem die zu sichernden PST Files ausgewählt werden können: Auf Optionen geklickt, und schon könnt ihr die gewünschte Datendatei und den Speicherort auswählen und auf OK klicken: Wenn ihr nun auf “Sicherungskopie speichern” klickt, wird das nächste Mal, wenn ihr Outlook beendet, automatisch die Sicherungskopie durchgeführt. Wie bereits oben gebloggt geht das automatisch für die Office Versionen XP, 2003 und 2007. Im Outlook 2010 funktioniert das nicht sofort, mit einem kleinen Trick ist das Problem aber schnell gelöst (wie ihr an meinen Screenshots seht). Der Trick geht über einen Registryeintrag (nur 32bit Versionen!) und geht so: (natürlich alles auf eigene Gefahr) 1. pfbackup.exe installieren 2. Das Add-In registrieren: regsvr32 "C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ADDINS\outbak.dll" (C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ADDINS\outbak.dll ist der Standard Add-In Folder, wenn ihr Outlook woanders installiert habt, müsst ihr hier den entsprechenden Ordner angeben) 3. Mit regedit in die Registry eindringen und folgenden Pfad öffnen: [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook\AddIns\Microsoft.OutlookBackup.1] 4. Einen neuen 32 Bit DWORD Eintrag mit dem Namen "RequireShutdownNotification" erstellen und den Wert 1 zuweisen Beim nächsten Öffnen von Outlook solltet ihr unter Add-Ins den neuen Punkt Sicherungskopie sehen. Wenn euch das zu mühsam ist, gibt´s immer noch den Weg über das Exportieren von PST-Files – aber das ist eine ganz andere Geschichte (to be continued…)

Verflixt! Wo ist der Befehl in Office 2007?

Gerade Profiuser und Office-Experten kennen das Thema beim Umstieg auf Office 2007: Sie wissen genau, wo der Befehl in Office 2003 auffindbar ist, können ihn aber in Office 2007 nicht und nicht finden. Hier gibt es Abhilfe mit den interaktiven Befehls- und Referenzhandbüchern von Microsoft. Wie das funktioniert? Ein Klick auf eines der unten verlinkten kleinen Hilfstools, es erscheint das alte Office 2003 Menü, und man kann wie gewohnt den Menüpunkt auswählen. Sofort zeigt das Programm, wo man den Befehl im neuen Office 2007 findet. Für Word 2007 Für Excel 2007 Für PowerPoint 2007 Für Outlook 2007 Für Access 2007   1. Befehl im alten Office 2003 Menü auswählen: (Adobe Flash 7.0 notwendig): in diesem Fall brauche ich eine Fußnote: Einfügen –> Referenz –> Fußnote   2. Man sieht sofort, wo der Befehl in Office 2007 zu finden ist (Verweise –> Fußnote) Recht praktisch, funktioniert und ist gerade beim Umstieg hilfreich. Und wenn man nicht immer online ist, kann man sich die interaktiven Referenzhandbücher auch als Offlinevariante herunterladen: Offline-Variante des interaktiven Handbuchs: Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Outlook 2007,  Access 2007 Arbeitsmappen mit Zuordnungen/Befehlslisten:  Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Outlook 2007, Access 2007

3,2,1………liftoff, we have a liftoff!

Willkommen zum Start des österreichischen Office Blogs! Vorbilder gibt es ja viele, wie zum Beispiel den Windows Blog (www.windowsblog.at), oder die englischsprachigen Blogs zum Thema Office. Was also macht diesen österreichischen Office Blog zu etwas Besonderem? Ist es der österreichische Charme? Arbeiten die Österreicher anders als die Deutschen und Amerikaner? Bedienen Sie das Office auf unterschiedliche Art und Weise? Ist ein Wiener produktiver als ein Tiroler? (Und damit hätte ich mir schon meine erste Watsche eingeholt :-)) Schauen wir uns also die Fakten an: hier einige Auszüge aus einer weltweit durchgeführten Produktivitätsstudie (Quelle siehe unten)   Auszüge aus: “Personal Productivity Challenge”-Studie, Feb 2005 Wie man sieht gibt es trotz mancher Ähnlichkeiten auch klar erkennbare Unterschiede in der Art und Weise wie wir Österreicher im Unterschied zum Rest der Welt arbeiten. Interessant auch die Aufstellung der wichtigsten Zeitdiebe: deutlich mehr als in anderen Ländern sind es bei uns ineffektive Meetings, unklare Prioritäten und unnötige Telefonate :-) Genau hier kann man mit Office - und der Art und Weise, wie man damit umgeht - ansetzen – aber wie am besten tun? Tja, Fragen über Fragen: und genau deshalb gibt es diesen Blog: um Fragen zu stellen und Antworten zu bekommen. Und selbst wenn es mal keine Antwort auf eine Frage gibt, so ist auch das schon wichtig zu wissen! Wie sagte Goethe so schön über das Wissen? “Es ist nicht genug zu wissen, man muss auch anwenden. Es ist nicht genug zu wollen, man muss auch tun.” (aus Wilhelm Meisters Wanderjahre) Und getreu diesem Motto wollen wir es auch in und mit diesem Blog halten: nicht nur wissen, sondern auch anwenden. Informationen aus der Praxis, Tipps, wie man selbst produktiver werden kann. Sich das Leben erleichtert. Einfacher arbeitet. Daher richtet sich dieser Blog im Unterschied zu anderen direkt an die Anwenderinnen und Anwender. An diejenigen, die tagtäglich mit Microsoft Office arbeiten. Die Präsentationen halten, Rechnungen schreiben, Dokumente verfassen, ihren Tag in Outlook planen und ihre eMails erledigen. Es ist ein Blog für die Homeoffice User, für Marketing- und Vertriebsleute, für die Assistentinnen und Assistenten, für die Businessentscheider und Strategieentwickler, für Selbständige und Angestelle. Nur nicht für Techniker (und damit hätte ich mir die 2. Watsche geholt)! Und wer weiß: vielleicht sehen wir sogar bald so aus, wie die fröhlichen Menschen in dieser Office Werbung :-)   Also: Have Fun und schreibt hier eure Kommentare, aber auch eigene Tipps und Tricks: denn ein Blog ist nur so gut wie seine Leser! bís bald Euer Haider