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Office-Blog

Der österreichische Blog für Anwender und Fans der Produktivitätslösungen von Microsoft.

24 Schritte zu Social@Work: Rückblick 2014

Im Rückblick auf das Projekt würde ich die folgenden sechs Punkte als Erfolgsfaktoren bewerten: 1. KollegInnen zielgruppenspezifisch abholen. Das kann rollenspezifisch sein zB. durch eigene Trainings auf entsprechende Anwendungsfälle. Auch die Gruppe der KritikerInnen gehört extra abgeholt. 2. Führungskräfte coachen im Hinblick auf Social Media Skills und ihre Rolle im Netzwerk. Hierbei ganz wichtig:  > MitarbeiterInnen signalisieren, dass die Zeit, die für Wissensteilung aufgewendet wird, wertvoll investiert ist und sie dies befürworten. > Persönlichkeit zeigen über eigene Posts > in Dialog treten und Stimmungen aufnehmen > durch Soziale Anerkennung stärken: das Like vom Chef, Verteilung von sogenannten “Badges” 3. Mehrwert erlebbar machen – wenige, aber relevante Anwendungsfälle für den Projektstart definieren, die schnell spürbare Erleichterung bringen. 4. Anwendungsfälle (Technologien im Zusammenspiel) schulen - keine Yammer-Schulung. 5. Integration von Social in bestehende Systeme: CRM, Intranet, Teamseiten, Outlook und andere Office Anwendungen etc.. 6. Klarheit für die BenutzerInnen, wann welches Kommunikationswerkzeug genutzt werden soll und wie Dokumente bereitgestellt werden sollen (Rules of Engagement). Oft ist es mir passiert, dass man mich darauf angesprochen hat, dass es uns als Microsoft naturgemäß leicht falle, neue Technologien anzunehmen und zu integrieren. Dazu muss ich sagen, dass es sich hierbei um ein ganz normales Change Management- und Kulturprojekt gehandelt hat, so anstrengend und lohnend diese nun mal sind. 2014 war ein Jahr, in dem viele Österreichische Groß- und Mittelstandsunternehmen auf Social gesetzt haben und hier als Vorreiter agieren, um MitarbeiterInnen stärker einzubinden, Engagement zu fördern, Wissensmanagement auf neue Beine zu stellen, Innovation und Agilität zu fördern oder einfach nur, um das Intranet neu zu beleben. Als Beispiel möchten wir Euch auf die Geschichte des Vorarlberger Medienhauses verweisen,über die wir bereits berichtet haben inkl. Videoimpression. Wir würden uns freuen, Euch im persönlichen Gespräch mehr Einblicke zu geben und möchten Euch diesbezüglich herzlich zu einem Besuch im Microsoft Office einladen. Im Rahmen einer 60-minütigen Tour führen wir Euch durch unser Büro und berichten gerne über den Umbau, das Neue Arbeiten, Social und die damit verbundenen Veränderungen. Auf nachstehender Website könnt ihr Euch über verfügbare Termine informieren und einfach anmelden: http://www.microsoft.com/de-at/unternehmen/das-neue-arbeiten/Besichtigungen.aspx Alexandra, vielen Dank für deine Leidenschaft für das Thema und das Projekt sowie das gemeinsame Verfassen dieser Blogreihe! Ich wünsche Euch ein paar erholsame Feiertage und einen guten Start ins Neue Jahr!

24 Schritte zu Social@Work: Wie organisiere ich mich in einem Social Network?

Mit der Zeit haben sich dann einige Best Practices herauskristallisiert, wie wir uns im Social Network organisieren können. Diese haben wir zusammengetragen und Ausgewählte wollen wir hier mit Euch teilen: 1. Anpassen der Email-Benachrichtigungen. Dies und das Editieren des eigenen Profils sollten die ersten zwei Schritte am Netzwerk sein. Die Mehrheit der KollegInnen hat sich dafür entschieden, eine wöchentliche Zusammenfassung der Posts in ihren Gruppen per Email zu erhalten. Viele sind allerdings früher oder später dazu übergegangen, die Email-Benachrichtigungen komplett zu deaktivieren, da Social bereits in die tägliche Routine integriert war. 2. Erst suchen, dann posten. Da im Netzwerk vermutlich viele Fragen zuvor bereits gestellt wurden, und die Antworten ebenfalls schon vorhanden sind, ist es sinnvoll, eine Suchabfrage zum Thema zu starten, bevor man eine Frage wiederholt stellt. 3. Posts nachträglich mit Schlagworten versehen – das können wir nicht nur bei unseren eigenen Posts, sondern auch bei Posts von KollegInnen. Das hilft, eine persönliche Struktur zu schaffen, in der man sich gut zurecht finden kann. So haben wir zum Beispiel begonnen, alle relevanten Kundenbeispiele mit einem Tag zu kennzeichnen zB. Office365inPharma, Office365inAirlines etc… Wann immer ich einen entsprechenden Post finde, füge ich meine Tags hinzu, um sie bei einer Suchabfrage leicht wiederfinden zu können. 4. Gruppen wieder entfolgen. Am Anfang habe ich selbst oft den Fehler gemacht, interessanten Gruppen beizutreten, die ich zwischendurch entdeckt habe, einfach aus dem Grund, um sie nicht zu verlieren und zu einem späteren Zeitpunkt zu lesen. Nur dazu kam es meistens nicht und wurde zugunsten der Erledigung aktueller Aufgaben hinten angestellt. Später habe ich erkannt, dass mich das nicht weiterbringt und bin diesen Gruppen wieder “entfolgt”, da diese meinen Newsfeed nur vergrößern und dieser an Relevanz für mich verliert. Bei vielen kommt es zu diesem Zeitpunkt zu Überlastungsgefühl, da man anfänglich noch den Anspruch hat, den gesamten Newsfeed zu lesen. Ich habe dann beschlossen, nur 3 Gruppen aktiv zu verfolgen. Ich bin mir bewusst, dass die anderen Gruppen existieren und kann zu gegebenem Zeitpunkt nach den Inhalten suchen, wenn ich diese benötige. Oftmals bin ich auch dazu übergegangen, interessanten Personen eher zu folgen als ganzen Gruppen. Wie gesagt nur ein Auszug, aber meiner Meinung wichtige Aspekte, um sich gut im Netzwerk zu bewegen und zurecht zu finden. Ich hoffe, es war etwas für Euch dabei!

24 Schritte zu Social@Work: die Kritiker–unsere Fokusgruppe

Wir hatten uns generell für einen Pull-Ansatz entschieden. Wir wollten nicht alle MitarbeiterInnen von vornherein in die Gruppen einladen, sondern ganz ohne Zwang, nur durch relevanten Content und Mundpropaganda die KollegInnen für die Plattform interessieren. Nach etwa fünf Monaten war das Zwischenziel erreicht, alle MitarbeiterInnen der österreichischen Niederlassung hatten sich ein Profil auf Yammer zugelegt. Dennoch gab es große Unterschiede im Aktivitätsgrad und immer wieder orteten wir kritische Stimmen. Meine persönliche Wahrnehmung war, dass die KollegInnen im Außendienst Social sehr schnell in ihre Kommunikation integriert haben, während die KritikerInnen oft interne Rollen oder Führungspositionen inne hatten. Die Rolle brachte es hier oft schon mit sich, dass die Kommunikation mehr direkt im Büro oder bei den Mitarbeitergesprächen stattfand und der Druck, etwas anzupassen, vergleichsweise gering war. Wir haben uns mit unserem Berater überlegt, wie wir diese Zielgruppe für Social begeistern können. Wir wollten gezielte Interview führen, um besser zu verstehen, worin die Ablehnung begründet war. Dazu haben wir fünf KritikerInnen ausgewählt, die sich auch für ein persönliches Gespräch mit dem Berater bereit erklärten. Ihr Feedback wurde aufgenommen und an das Projektteam zurückgespielt. In den meisten Fällen war es uns nicht gelungen, den Mehrwert von Social für diese internen Rollen gut genug herauszuarbeiten. Oftmals war es den KollegInnen auch nicht möglich gewesen, an den Schulungen etc. teilzunehmen. Wir haben verstanden, dass es wichtig ist, sich besonders für diese Fokusgruppe genug Zeit zu nehmen und vielleicht auch individuell auf sie zu zu gehen. Dazu haben wir eine Analyse gemacht, welche Kollegen besonders wenig aktiv auf der Plattform sind. Wir haben die KollegInnen dann individuell abgeholt, sie auf die Unterlagen hingewiesen, die Rules of Engagement vorgestellt und Tipps für die ersten Schritte gegeben. Ich gebe zu, diese persönliche Betreuung war sehr zeitaufwendig, aber gerade in der zweiten Projektphase sehr wichtig. Alexandra war hier federführend und hat zahlreiche Teammeetings besucht, um Aufklärungsarbeit zu machen und die Teams zu unterstützen, individuelle Use Cases zu definieren – zB. Kommunikation mit Promotoren in den Retail-Stores u.v.m…

24 Schritte zu Social@Work: die 3 beliebtesten Use Cases

Heute würde ich Euch gern mehr Kontext zu den Anwendungsfällen geben, die wir für uns definiert hatten. Nun gab es drei davon, die wirklich gut aufgenommen worden sind und zwei, die weniger Mehrwert brachten, als wir ursprünglich angenommen hatten. Dies war zum Beispiel Mitarbeiter-Onboarding. Als ich begonnen hatte, mich mit dem Thema Social zu beschäftigen, erschien mir dieser Anwendungsfall als einer der Stärksten. Eine Fokusgruppe zu haben, wo neue MitarbeiterInnen alle wichtigen Infos für ihren Start und Ansprechpartner zu vielen Themen finden, und vor allem das schnelle Vernetzen untereinander, erschien uns als äußerst wertvoller Ansatz. Es kommt nicht selten vor, dass sich unsere PraktikantInnen, die sich vom Assessment Center her kennen, bereits vor Diensteintritt über Facebook-Gruppen vernetzen, sich austauschen und wichtige Infos miteinander teilen. Als ich erstmals davon hörte und wir sahen, was da geteilt wurde, erachteten wir es als äußerst wichtig, so früh wie möglich eine geschützte, unternehmensinterne Plattform zu bieten, über die sie in gewohnter Weise kommunizieren konnten. Nun hat sich in der Praxis allerdings gezeigt, dass die “New Hire” Gruppe, wie wir sie nannten, wenig gedieh. Neue MitarbeiterInnen erwartet bei Microsoft ein strukturiertes, mehrtägiges Onboarding-Programm und danach gab es in der Regel relativ wenig offene Fragen. Es zeigte sich, dass die “New Hires” stärker in den Gruppen ihrer jeweiligen Teams unterwegs waren und ihre Fragen meist schon rollenspezifisch waren. Wir beobachteten das eine Weile, dann nach einigen Monaten haben wir diese Gruppe eingestellt. Was allerdings wirklich gut funktioniert, ist das Ankündigen neuer KollegInnen über Yammer. Viele berichteten uns später, wie nett sie aufgenommen wurden, dass sie zB. 45 Likes bekommen hatten und dass KollegInnen direkt auf den Post reagiert haben. Auch Stellenausschreibungen posten wir über das Netzwerk. Der beliebteste Anwendungsfall war mit Abstand Zusammenarbeit in Teams, dicht gefolgt von Interne Kommunikation 2.0. Die Leute erlebten schnell, dass sich alleine durch das Einstellen der traditionellen Newsletter der einzelnen Abteilungen die Email-Last drastisch senkte. Das motivierte zum Weitermachen. An dieser Stelle ist es wichtig, zielgruppenspezifisch vorzugehen und alle KollegInnen, die eigene Newsletter erstellten, auf Yammer und die neuen Möglichkeiten zu schulen. Der Anwendungsfall wurde von unserer Internen Kommunikationsabteilung ausgearbeitet. Es wurde genau definiert, welche Inhalte zukünftig am Intranet und welche in Yammer zu finden seien. Die Information der Geschäftsführung an die MitarbeiterInnen wurde in zwei Kategorien eingeteilt: Handlungsanweisungen und Aufrufe der Geschäftsführung werden weiterhin über Email kommuniziert, Informationen an die Belegschaft werden über persönliche Posts direkt von Georg Obermeier geposted. Der Vorteil: einfach, schnell, es gibt eine Dialogmöglichkeit und die persönliche Identifikation der MitarbeiterInnen mit der Geschäftsführung wird gefördert. Wie gesagt ein sehr beliebter Use Case, weil die Email-Entlastung für uns MitarbeiterInnen sehr schnell spürbar war. Zusammenarbeit in Teams – dieser Anwendungsfall wurde vor allem bei den Vertriebsteams enorm schnell aufgegriffen. Es wurden spezifische Account Team-Gruppen gebildet, im Rahmen derer sich Account Manager, Lösungsspezialisten, Consulting, Techniker und Partnervertreter untereinander abstimmen, Feedback von Kunden einfach teilen und Termine vorbereiten. Manche Teams haben sich dafür entschieden, das Management einzuladen, sodass sie die Stimmung und die Herausforderungen des Teams mitbekommen konnten. Die Gruppe ist integriert ins CRM, dh. auch wenn man im CRM-System einen Kunden aufruft, kann man eine Nachricht an die Gruppe senden oder die aktuellen News des Teams im Freitext einsehen. Die Dokumente werden auf einer SharePoint-Teamseite abgelegt und bearbeitet, sodass alle Kollegen diese Dokumentenbibliothek auf alle ihre mobilen Endgeräte synchronisieren können und unterwegs immer die aktuellsten Dokumente dabei haben. Der Yammer Gruppenfeed ist in die Teamseiten eingebunden, dh. auch von dort kann man kommunizieren. Wir teilen nur Links in Yammer, die Dokumente bleiben auf dem SharePoint. Die Teams sind schnell dazu über gegangen, Updates in Yammer zu posten und wenn hilfreich, gezielt Teamexterne in die Konversation mit einzubinden, einfach über ein @mention. Die Meeting-Zeit, die wir im Büro gemeinsam verbringen, kann so besser für Planung und Entscheidungsfindung genutzt werden und nicht mehr für Statusupdates. Hier hat sich auch gezeigt, dass das Einbinden von neuen Mitgliedern in ein Account Team wesentlich einfacher geworden ist. Der Kontext und die Historie einer Kundenbeziehung sind so viel schneller nachvollziehbar und es sind weniger Einschulungen notwendig. Information und Wissen teilen ist der dritte, erfolgreiche Anwendungsfall. Vor allem für uns im Produktmarketing ist dies eine enorme Erleichterung. Wir können schnell und einfach Neuigkeiten und Aktuelles mit den Vertriebs- und Partnerteams teilen, ohne zuvor einen Newsletter erstellen zu müssen. In einer Branche und einer Zeit, in der Produktneuankündigungen beinahe täglich eintreffen, ist dies eine wesentliche Vereinfachung für uns. KollegInnen können sich ihren Newsfeed nach ihren derzeitigen Bedürfnissen zusammenstellen. Sie steuern dies über das Beitreten zu bestimmten Gruppen, das Folgen von Schlagworten oder Personen. Verändere ich meine Rolle oder bekomme ich eine andere Aufgabe, kann ich Gruppen, Themen, Personen auch einfach wieder “entfolgen” und meinen Newsfeed somit bereinigen.

24 Schritte zu Social@Work: Gastkommentar Thomas Lutz, Head of Corporate Communications “Von Kollegen zu Kollegen”

(picture credits: www.publish-benefit.de) In einem Unternehmen wie Microsoft ist es einfach, naheliegend und geradezu verführerisch, bei einem Thema wie interne Kommunikation an Technologie zu denken. Geht es doch dabei um E-Mails, Posts, Dokumente, die geteilt werden, Audio- und Video Calls oder Chats via Instant Messaging. Da ist schnell der Reflex zur Hand, den Erfolg einer Kommunikation daran zu messen, wie viele Empfänger ein Mail hatte oder wie oft man etwas durch den Unternehmensäther gejagt hat. Um dann sehr oft mit Verwunderung feststellen zu müssen, dass die Botschaft die Mitarbeiterin nicht erreicht, oft nicht einmal tangiert hat. Innerhalb von Microsoft werden täglich Millionen (!) von E-Mails kreuz und quer gesendet, im Schnitt bekommt jede Mitarbeiterin mehr als 150 E-Mails pro Tag, Tendenz bis vor kurzem noch steigend. Wir stellten uns die Frage: „Kann man da noch produktiv arbeiten?“ und „Kann da der Absender noch davon ausgehen, dass die E-Mails inkl. allfälliger Dateianlagen beim Empfänger überhaupt noch gelesen – und verstanden wurden?“ Eigentlich nicht, - aber diese rationale Erkenntnis nicht wahrhaben wollend, fuhren die Kolleginnen weiter fort, das Verhalten wurde wider besseren Wissens nicht geändert und an dieser Stelle ist gut Albert Einstein zu zitieren: „Es ist idiotisch, immer wieder dasselbe zu tun und trotzdem andere Ergebnisse zu erwarten“ Das war der Beginn eines Change Prozesses bei Microsoft, ein neues Andenken, wie interne Kommunikation bei uns – abseits von reinen E-Mails bzw. E-Mail basierenden Newsletters und dergleichen - funktionieren könnte. Natürlich induziert durch Technologie und neue Produkte aus den eigenen Werkstätten – wie SharePoint, Lync oder Yammer – aber auch im Bewusstsein, dass Technologie zwar den Rahmen der Möglichkeiten absteckt, jedoch nicht der eigentliche Impulsgeber für Veränderung sein kann. Also widmeten wir uns dem eigentlichen Subjekt zu, unserer Mitarbeiterin. Und machten eine Erhebung, machten Befragungen und analysierten, wo die Einzelne eigentlich steht, wie sie es empfindet, welche Art der Kommunikation wie ankommt und welche Alternativen wie bewertet werden. Wir bildeten Gruppen von Mitarbeiterinnen, die entlang unseres „Neue Welt der Arbeit“ Projektes, die dazu passende interne Kommunikation durchdachten, entwickelten und letztlich auch gemeinsam implementierten. Damit hatten wir eine Lösung, die nicht „von oben“ oder von sonst wem oktroyiert wurde, sondern vielmehr von den Mitarbeiterinnen selbst kam. Von Mitarbeitern für Mitarbeiter. Ein wichtiger Schritt in Veränderungsprozessen. Der Rest ist Geschichte und kann heute in einer der von Microsoft Österreich angebotenen „Office Touren“ angesehen werden. Statt wie früher E-Mails wie Pfeile durch die Gegend zu schicken und auf „Push“ zu setzen, verbreitet sich zunehmend das „Pull“ Prinzip, also Informationen bei Bedarf oder nach Wunsch zu konsumieren. Zug statt Druck also. Information und Wissen wird auf Plattformen wie SharePoint oder Yammer vorgehalten bzw. publiziert und von den Empfängern individuell abonniert – im Kontext von Projekten, Teamzugehörigkeit, Fachgebiet oder auch einfach nur von persönlichen Beziehungen. Und da diese Dinge allesamt über die Cloud verfügbar gemacht wurden, kann jede Mitarbeiterin das gesamte Universum an Wissen und Information auch mobil via Tablet, Notebook oder Smartphone abrufen und unabhängig von Ort und Zeit an der Kommunikation und dem Wissenstransfer des Unternehmens teilhaben. So sind wir als Microsoft Österreich auch gleichzeitig ein sehr realer Showcase für die von Microsoft CEO Satya Nadella formulierte Strategie: “being the productivity and platform company in a mobile-first and cloud-first world”geworden; eine Identität und Vision, die wir auch 1:1 unseren Kunden und Partnern anbieten. Autor: Thomas Lutz, Head of Corporate Communications bei Microsoft Österreich (Blog: www.tomlutz@wordpress.com)

24 Schritte zu Social@Work: Erfolgsmessung

Jetzt merkte man deutlich, dass das Netzwerk wächst, und so auch der Stellenwert, den es in unserem täglichen Umgang bekam. Die Anwendungsfälle bewiesen den Mitarbeitern den Mehrwert der Plattform. Immer mehr KollegInnen ließen sich dadurch inspirieren, sich im Netzwerk zu engagieren. Viele fanden zusätzliche Ansätze, wie sie Yammer für ihre Aufgaben nutzen könnten. Das empfand ich als besonders spannende Zeit, da jetzt viele neue, spezifischere Anwendungsfälle von MitarbeiterInnen kreiert wurden - ganz ohne einem formalen Prozess zu folgen. Da musste man als Projektteam schon ganz schön am Ball bleiben, um alle erfassen zu können. Weitere MitarbeiterInnen traten nun dem Netzwerk bei. Auch bislang inaktive Abteilungen fühlten sich nun wohler und begannen, Social in Ihre täglichen Abläufe zu integrieren. Als wir im Herbst mit dem Projekt starteten, haben wir vor allem quantitative Messkriterien definiert, die wir gut über die Netzwerk Analytics verfolgen konnten – zB. Entwicklung # Mitarbeiter auf der Plattform, Entwicklung # aktiver Autoren (=aktive Poster), #Gruppen. Weiters hatten wir uns 2 konkrete Fragen aus der jährlichen Mitarbeiterbefragung herausgenommen. Diese passten sehr gut zum Thema und wir wollten mit dem Projekt dazu beitragen, dass sich die Ergebniswerte 2014 gegenüber 2013 um >15% verbesserten. Im Laufe des Projekts ist uns aufgefallen, dass es viele Posts von MitarbeiterInnen gab, die von niemandem “geliked” wurden. Das wollte ich eigentlich nur einmal aufzeigen, indem wir die Anzahl der Posts ohne Likes/Monat mitaufnahmen in die Berichte. Das war ein Wert, der zu Beginn viele Schmunzler hervorrief, aber hängen blieb, und später immer öfter wiedergegeben wurde. Es ist uns ein Anliegen geworden, die “Like-Kultur” im Unternehmen zu fördern. In dieser Phase ist es auch wichtig, Projektberichte mit qualitativen Inputs anzureichern. Dies kann über eine neuerliche Mitarbeiterbefragung inkl. ausgewählter Kommentare erfolgen oder durch ein Einfangen der persönlichen Erfolgsgeschichten von MitarbeiterInnen (zB. kurze Videos mit dem Smartphone aufgenommen oder kurze Beschreibungen, wie das Netzwerk ihnen geholfen hat, Probleme schneller zu lösen). Jetzt sollte man darauf achten, diese Posts mit einem Schlagwort zu kennzeichnen, damit man diese später für die Berichterstattung schnell wiederfindet. Wir haben uns für #yamwin entschieden und die KollegInnen gebeten, ihren Posts diesen Tag hinzuzufügen. Sollte es mal jemand vergessen haben, habe ich den entsprechenden Post dann nachträglich noch mit der Kennzeichnung versehen. Gut, Berichterstattung an die Führungskräfte und Feedback an die MitarbeiterInnen und auf zur nächsten Iteration… Hier noch ein Link zum Yammer Guide für Erfolgsmessung für alle, die sich weiter vertiefen möchten.

24 Schritte zu Social@Work: der Launch

Nach dreimonatiger Vorbereitungsphase war es dann Anfang Jänner soweit – Zeit für den Projektlaunch! Dieser wurde vor allem von KollegInnen aus der Internen Kommunikation und HR geplant und vorbereitet. Wir haben uns eine ganze Woche dafür Zeit genommen und diverse Schulungsaktivitäten bewusst in diesen Zeitraum gelegt. Die Bildschirme in den oberen beiden Stockwerken zeigten sogenannte “Yammerfalls”, eine automatisch aktualisierte Darstellung des aktuellen Yammer Feeds. Wir haben dafür die “AT All Employees” Gruppe gewählt, damit wollten wir den Gemeinschaftssinn der Österreichischen Niederlassung als Netzwerk fördern. Internationale Gruppenfeeds haben wir bewusst außen vor gelassen. Die Projektmitglieder haben bereits vorab Yammer-TShirts bekommen, um sich als Experte bzw. Champions, wie wir sie nannten, zu kennzeichnen. Nun machte es sich bezahlt, dass wir darauf achteten, ein Projektmitglied aus jeder Abteilung dabei zu haben. Somit hatten wir einen Botschafter in jedem Bereich, der für Fragen zu Verfügung stand bzw. auch für die entsprechende Aufmerksamkeit gesorgt hat. Für alle KollegInnen, die bei den vorgelagerten Schulungen anwesend waren, haben wir ebenfalls T-Shirts anfertigen lassen. Diese wurden bei einem kleinen Launchevent übergeben. Wir nannten ihn “Yammertini”. Blaue Martinis und gebrandete Drinks durften natürlich nicht fehlen. Wir hatten kurz auch eine Cupcakes-Aktion angedacht, aber zugunsten der Party schnell wieder verworfen Als besonderes Goodie haben wir eine Fotosession angeboten. Damit hatten alle KollegInnen die Möglichkeit, sich ein aktuelles Foto für das persönliche Profil auf der Social Plattform zu holen. Gleichzeitig haben wir die Bedeutung des Profils erklärt und gezeigt, wie man dies im System editiert. Und viel Spaß hatten wir dabei! Ich habe Euch hier einen Auszug zusammengestellt. Weiters hatten wir noch einige Yammer Champs vor Ort, die offene Fragen beantworteten und Tipps und Tricks verrieten. Auch auf die neuen Rules of Engagement wurde verwiesen sowohl im persönlichen Gespräch als auch im Nachbericht, den wir am Ende der Woche posteten. Wir hatten zu dem Zeitpunkt bereits knapp 87% der MitarbeiterInnen auf der Plattform.

24 Schritte zu Social@Work: die Gretchenfrage - wann verwende ich welches Kommunikationswerkzeug?

während der Vorbereitungen zum Launch wurde in den Gesprächen, die wir intern führten, immer wieder die Frage aufgebracht: “Aber wann verwende ich dann nun welches Kommunikationswerkzeug?” Dies schien der zentrale Orientierungspunkt zu sein, den die Belegschaft benötigte, also haben wir dies im Rahmen des Projektteams ausgearbeitet und definiert. Auch für das Management war der Vorschlag ok, somit sind wir mit folgenden Antworten rausgegangen: Email: ›Ich muss Handlungsanweisungen geben ›Ich muss geschäfts- oder zeitkritische Information teilen ›Ich muss formell Verantwortung übertragen. ›Ich muss vertrauliche Information teilen   SharePoint: ›Ich nutze ein geteiltes OneNote-Notizbuch für das Dokumentieren von Besprechungsnotizen ›Ich speichere lebende Dokumente auf SharePoint (teile nur den Link über den Social Feed) ›Ich stelle meinem (Projekt)Team einen zentralen Arbeitsbereich bereit (Teamsite, Workflow, Reporting) ›Ich nutze OneDrive for Business, um meine Dokumente auf all meinen Endgeräte zu synchronisieren   Yammer: ›Ich möchte Experten, Wissen, Unterlagen oder Best Practices finden ›Ich möchte eine transparente Konversation führen und zu einem Consensus bringen, der nachhaltig nachvollziehbar ist ›Ich möchte Information teilen, die für andere hilfreich sein kann ›Ich möchte kreative Zusammenarbeit und Ideenfindung fördern/nutzen (“Co-creation”)   Lync: ›Ich benötige eine Antwort in Echtzeit ›Ich muss eine Angelegenheiten abklären, die für den Rest des Teams nicht relevant ist ›Ich möchte von unterwegs/im Home Office an einer Videokonferenz teilnehmen ›Ich brauche Echtzeit-Kommunikation, um mich mit meinem Team abzustimmen   Diese Inhalte, verarbeitet in zwei Slides, fanden sich in jeder Präsentation wieder, die im Zuge des Projekts gehalten wurde. Wir haben diese auch unseren Kunden als Anhaltspunkt zur Verfügung gestellt, da sie ja ebenso vor derselben Herausforderung standen, jene Regeln abgestimmt auf Ihre Organisation zu definieren, um den MitarbeiterInnen Orientierung zu geben. Wir haben unsere bestehenden “Rules of Engagement”, die im Zuge des vorangegangenen Projekts “Das Neue Arbeiten” entstanden sind, um diese Regeln ergänzt und allen MitarbeiterInnen zur Verfügung gestellt. Das HR Team, hat die Infos in die Orientierungsmappe für neue Mitarbeiter integriert. Jüngst dazugestoßene KollegInnen berichten, dass dieser Rahmen sehr hilfreich für sie war, den Kommunikationsstil des Unternehmens schnell zu erfassen und sich besser zurechtfinden, in welcher Situation sie über welchen Kommunikationskanal am effektivsten sind.

24 Schritte zu Social@Work: Wie poste ich in einem Sozialen Netzwerk?

Eine tolle Sache, dass wir miterleben konnten, wir unser Management die ersten Schritte auf der Plattform macht. Am Anfang waren die Posts noch eher einem Newsletter-Beitrag ähnlich. Es war schwer, darauf zu reagieren oder einen themenbezogenen Austausch zu starten. Natürlich – wir haben über Jahre diesen Stil gelernt. Social funktioniert anders und aller Anfang ist schwer. Das war uns allen bewusst und ich muss sagen, es hat auch die Identifikation mit unseren Führungskräften gefördert, mitzubekommen, wie sie Neues Terrain betreten und sich darin üben. Relativ schnell hat sich der Stil dann verändert. Es wurden Fragen gestellt, um Feedback gebeten, manchmal auch Posts zum Schmunzeln geposted… Die Posts wurden immer authentischer und ließen mehr von der Persönlichkeit der Führungsperson durchblicken. Wir konnten uns auch immer mehr identifizieren mit unserem Leadership. Aber auch im Gespräch mit KollegInnen, die der Plattform noch immer skeptisch gegenüber standen ist uns bewusst geworden, dass es gut wäre, eine möglichst einfache Checkliste zusammen zu tragen, die in groben Zügen erklärt, wie man in einem Social Netzwerk posted. Für Email haben sich in den letzten 20 Jahren ja schon Konventionen herausgebildet, für Social (vor allem im Unternehmensumfeld!) noch kaum. Zuerst haben wir den Unterschied zwischen einem öffentlichen Post und einer privaten Nachricht in Yammer erklärt im Rahmen eines Entscheidungsbaumes. Öffentliche Posts können auch als private Nachricht geteilt werden, wenn man jemand darauf aufmerksam machen möchte. Gleichzeitig haben wir gestresst, dass wir darauf achten sollten, so viel wie möglich öffentlich zu halten auf Yammer und für vertrauliche Information eher das Medium Email angeraten. Dann gab es noch ein paar Tipps für die ersten Posts: Wie posten? Wer wahrgenommen werden will, muss schnell zum Punkt kommen! Content is king Welcher Stil? Social ist schnell und informell – Emoticons sind erlaubt : ) Wie lange? auf jeden Fall kürzer – Updates mit maximal 100 Zeichen erzielen das meiste Engagement Wie kann ich Reaktionen auf meinen Post fördern? Klare Aufforderungen steigern das Feedback Welche Struktur? Klassifizierung von Content über #Hashtags oder Schlagworte für das langfristige Auffindbarmachen von Inhalten Dann haben wir insbesondere während der Launchphase darauf geachtet, dass die KollegInnen ihr Profil entsprechend befüllen und das Bewusstsein entwickeln, wofür dies wichtig ist. Gerade in einem stark verteilten, global operierenden Unternehmen ist es wichtig, eine virtuelle Visitenkarte zu haben, die die Rolle, Expertisen und Interessen widerspiegelt, sodass man als Experte von anderen auch gefunden werden kann.

24 Schritte zu Social@Work: Team Use Cases

Bei der Zusammensetzung der Arbeitsgruppen haben wir ebenso auf Diversität geachtet. So haben wir auch hier aus jedem Unternehmensbereich einen Teilnehmer oder eine Teilnehmerin eingeladen. Wir haben ein iteratives Vorgehensmodell für unser Team gewählt. In einem Tagesworkshop haben wir uns erst an das Brainstorming für spannende und relevante Use Cases gemacht (Vormittag). Hier kam es uns auf jeden Fall zu Gute, VertreterInnen aus Services, HR, Sales, Kommunikation und Marketing dabei zu haben, da ich hier wirklich spezifische Anwendungsfälle für die jeweiligen Gruppen aufkamen und Prozesse besprochen wurden, von denen ich in meiner Rolle noch nicht wusste. Am Nachmittag haben wir uns dann an das Mapping der Use Cases gemacht. Wir haben 2 Achsen dafür hergenommen – x Achse Relevanz des Anwendungsfalles, y Achse Umsetzbarkeit. Somit hatten wir am Ende des ersten Workshop-Tages bereits eine konkrete Auswahl getroffen, welche 5 Anwendungsfälle wir als erstes landen wollten. Wir haben uns auf 5 starke und zugegebenerweise eher generische Use Cases beschränkt, damit wir für möglichst viele KollegInnen relevant waren. : 1. Information und Wissen teilen 2. Zusammenarbeit im Team 3. Zusammenarbeit mit Externen 4. Mitarbeiter-Onboarding 5. Interne Kommunikation Neu Diese fünf wurden dann jeweils von einer/m Kollegen/in weiter ausgearbeitet. Wir haben diese in folgender Form präsentiert: Diese wurden dann an das Team “Readiness” für die Mitarbeiterschulungen und an das Team “Engagement” für die Erarbeitung der Spielregeln übergeben. Im Grunde kann man sagen, dass wir im Rahmen der ersten Use Cases-Runde von selbst auf Anwendungsfälle fokussierten, die MitarbeiterInnen auf die Plattform bringen und die Annahme des neuen Tools fördern würden. Bei der zweitern Use Cases Runde haben wir dann mehr darauf geachtet, welche Anwendungsfälle uns das tägliche Leben erleichtern und gleichzeitig das Engagement der Beteiligten auf der Plattform fördern würde. Hier wurden die Use Cases schon spezifischer und für die jeweiligen Abteilungen definiert.         

24 Schritte zu Social@Work: Mitarbeiterumfrage - die 100ste..

Unser Berater hat uns besonders ans Herz gelegt, frühzeitig im Projekt eine Umfrage an die Belegschaft zu senden. Dabei sollte abgefragt werden, wie es dem Einzelnen mit den bestehenden Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit geht, was sie sich wünschen, welche Empfehlungen und Anregungen sie uns mitgeben wollen für das Projekt. Die Umfrage stellt eine wesentliche Möglichkeit dar, Mitarbeiterstimmen und Feedback für das Projekt mitaufzunehmen, sodass die KollegInnen spüren, dass sie sich einbringen können und dass es unser aller Anliegen ist. Zum anderen bringt die frühzeitige Umfrage eine wertvolle Informationsbasis für die spätere Erfolgsmessung. Von wo aus sind wir weg gestartet? Wohin sind wir gekommen? Was hat sich für die KollegInnen verändert. Alle diese Punkte waren extrem einleuchtend. Wären da nur dich die unzähligen anderen Mitarbeiterumfragen, die wir im Laufe eines Jahres bekommen – da kommen mindestens 10-12 Umfragen zusammen. Wir haben das lange im Team diskutiert. Schlussendlich haben wir uns dagegen entschieden, um die Zeit der MitarbeiterInnen nicht noch weiter zu strapazieren. Im Rückblick auf das Projekt kann ich allerdings nur empfehlen, diesen Schritt nicht auszulassen, sondern die drei bis vier Wochen, die eine solche Umfrage in Anspruch nimmt, wirklich zu investieren. Wir hätten unsere Entscheidung im Nachhinein gerne revidiert – aus oben genannten Gründen. Wir haben dann zu einem späteren Zeitpunkt (genauer gesagt nach dem Launch) doch noch eine Umfrage durchgeführt und zur freiwilligen Teilnahme am Intranet publiziert. Das war vor allem gut, um die Kritiker auch noch abzuholen und ihr valides Feedback ins Projekt miteinzubeziehen.

24 Schritte zu Social@Work: Scoping – wo endet das Projekt?

Erstes Projektteam-Meeting: wir hatten uns alle zusammengefunden, um ein paar grundlegende Dinge zu definieren. Welche Ziele verfolgen wir? Was verfolgen wir nicht? Weiters standen Umfang des Projekts, Vorgehensweise, Meilensteine und Projektstruktur auf der Agenda. Unser externer Berater unterstützte bei diesem Prozess und in der Vorbereitung. Wir wollten die Parameter rund um die Einführung von Social Collaboration festlegen. Doch schon sehr bald, nachdem wir begonnen hatten, und alle Mitglieder ihre Perspektive zu dem Projekt erläuterten, wurde uns allen bewusst, in wieviele Bereiche dieses Thema greifen und wie stark dieses Projekt ausufern würde! Auf der einen Seite die Technologie – “wenn wir die Social Plattform einführen, müssen wir aber gleichzeitig auch SharePoint mitnehmen, da einige KollegInnen sich auch hier noch nicht so fit fühlen”. Auch der Umgang mit Email und die Online-“Netiquette” sollte mitgenommen werden. Auf der anderen Seite – das Kulturthema. Wie können wir unsere KollegInnen motivieren, Zeit zu investieren, um sich mit dieser Technologie vertraut zu machen, die sie ausschließlich von ihren Kindern kennen? Zeit, die sie in erster Linie nicht haben. Wie schaffen wir es, Unsicherheiten und vielleicht sogar das eine oder andere Vorurteil auszuräumen? Weitere Themen wurden aufgebracht wie zB. Generationenmanagement oder neue Anforderungen an Führung und Richtungsgebung über eine Social Plattform. Ich kann mich noch genau erinnern, ich saß da und dachte mir: “Damit werden wir nie fertig.” Wir hatten, glaub ich, alle begriffen, dass es mehr Kulturprojekt als Technologieprojekt war. Wollten wir das wirklich anstoßen?!.. Darum liebe ich Teamarbeit so sehr: Alexandra und die anderen haben mich in diesem Moment wirklich aufgefangen und mitgezogen. Sie meinten, dass es wichtig wäre, den Prozess anzustoßen, aber gleichzeitig auch zu versuchen, das Projekt, so gut es möglich ist, einzugrenzen. Wir haben uns nach einem ungefähr zweistündigen Workshop darauf geeinigt, dass wir unseren Kollegen vor allem den Rahmen aufzeigen wollen, wie sich Social in den Strauß an Kommunikationsmedien integriert und welches Tool wir wofür nutzen wollen. Am leichtesten ist dies im Zusammenhang mit konkreten Anwendungsfällen zu erklären (zB. hatten wir gestern noch viele interessante und weniger interessante Newsletter  – wie können wir heute Information am Besten intern verteilen und wie kann sich jeder seinen Informationsfeed selbst zusammenstellen durch das Abonnieren von relevanten Themen oder dem Folgen der Posts interessanter KollegInnen). Weiters wollten wir die Dynamiken von Social aufzeigen und unsere KollegInnen bei Ihren ersten Schritten damit begleiten. Für unsere Führungskräfte wollten wir uns ebenfalls ein besonderes Programm überlegen, um sie abzuholen und ihnen ihre besondere Rolle für den Erfolg des Projekts sowie die neuen Möglichkeiten aufzuzeigen, die Social für sie und die teilweise verteilten Teams bedeutet. Das war ein guter Anfang. Und so ein tolles Team.

24 Schritte zu Social@Work: Hurra, wir haben ein Team und einen Anfang!

Ende August war es dann soweit: wir hatten den Projektauftrag und haben schlussendlich eine Liste der MitarbeiterInnen abgegeben, die wir uns für das Projektteam wünschten. Es sollten sich nicht nur Befürworter der neuen Technologie in der Gruppe befinden, sondern auch durchaus kritische Stimmen. Das würde unser Projekt bereichern. Nachdem wir unser Wunschszenario vorgelegt hatten, wurden die MitarbeiterInnen durch ihre Führungskräfte gefragt, ob sie an der Teilnahme und somit einem Zusatz-Projekt interessiert sind. Es haben alle zugesagt! Wir freuten uns. Somit hatten wir ein diverses Core-Team zusammengesetzt, dass eine Mitarbeiterin aus HR, 2 Kollegen aus der Internen Kommunikation, 3 Vertriebskollegen, 2 Techniker, 1 Vertreter aus der Entwickler-Betreuung sowie ein Kollege aus dem Endkundenvertriebsumfeld. Das klingt auf den ersten Blick sehr viel, aber war eine bewusste Entscheidung unsererseits. Einerseits war es uns wichtig, VertreterInnen aus allen Geschäftsbereichen miteinzubeziehen und andererseits wussten wir, dass es oftmals dazu kommen würde, dass nicht alle KollegInnen anwesend sein könnten, da die Mehrheit des Teams Außendienstrollen hatte. Das ging natürlich vor. Als Executive Sponsor haben sich 2 Mitglieder des Leadership Teams bereit erklärt und unser Geschäftsführer übernahm mehr und mehr die Schirmherrschaft und die Rolle der Spokesperson, da er selbst immer überzeugter wurde von diesem Thema. Da hatten wir wirklich Glück! Ich bin der Meinung, dass es sogar erfolgskritisch ist, die Unterstützung von der Geschäftsführung zu haben und dass dies auch ausgesprochen wird. Die Botschaft ist essenziell: “es ist ok, dass ihr nicht vertraut mit Social und dem Posten seid. Mir geht es genau so. Aber es ist wichtig für uns als Organisation, für jedes Team und jeder Einzelne kann davon profitieren. Und darum erwarte ich, dass ihr euch damit auseinandersetzt und es versucht.” Unser Geschäftsführer hat dies auch wirklich gelebt. Immer öfter traf man ihn im Social Netzwerk an. Er hat zwar wenig selbst geposted, aber ab und zu gab es ein “Like” oder eine Antwort auf den Post eines Kollegen. Man merkte, dass er mitliest. Das war eine unglaublich starke Unterstützung! Viel besser, als wollte er mit einem Redaktionsplan und regelmäßigen Posts supporten. So war das viel authentischer und motivierender! Das wäre jetzt auch eine Empfehlung meinerseits: Findet jemanden aus dem obersten Management, der wirklich an das Potenzial von Social für das Zusammenwachsen als Organisation glaubt. Das ist auch unser Marketing-Slogan: “Arbeiten wie ein Netzwerk.” Aber es steht nicht nur so da, ich habe das wirklich erfahren. Wir sind ein Stück näher zusammengewachsen. Es ist egal, ob der Kollege in einer anderen Abteilung, im selben Stock, oder in einem anderen Bundesland arbeitet. Wir treffen uns in Yammer und helfen einander, wenn wir etwas beitragen können. Ein Beispiel möchte ich dazu noch bringen: wir haben eine Interessensgruppe für unsere Produktgruppe angelegt, im Rahmen derer sich alle informieren können, die an News und guten Materialien interessiert sind. Weiters hat sich etabliert, dass Kollegen über diese Gruppe Fragen an uns richten, die wir bestmöglich selbst beantworten, oder einen Experten in die Konversation reinholen. Der Vorteil davon ist, dass wir dieselbe Frage nicht mehrmals beantworten müssen, sondern auf den bestehenden Post verweisen können, indem wir Interessierte “@mentionen”, also mit einem “@” und dem Namen der Person direkt die Konversation hinzufügen. Im vergangenen Sommer hatte ich dann drei Wochen Ferien. Während dieser Zeit ist kaum etwas unbeantwortet geblieben, da sich die Mitglieder unserer Gruppe die Fragen untereinander beantwortet haben. Da ist dann wirklich die Community entstanden. Ich habe mich dann ein wenig mehr zurückgezogen, damit dieser Community-Spirit weiterwachsen kann. Das war eine ganz tolle Erfahrung!

24 Schritte zu Social@Work: Noch ein zusätzlicher Kommunikationskanal?! Die Frage nach dem “Warum”

Die Frage, die ich im Laufe des Projekts am häufigsten gehört habe ist “Warum machen wir das?” gefolgt von “Nicht schon wieder ein neuer Kommunikationskanal, mir wird Email alleine schon zu viel”. Ganz genau… Das war einer der Aspekte, warum wir das Projekt starteten, aber lange nicht der einzige. Wir haben sehr schnell verstanden, dass wir den Mehrwert der Aktion ausformulieren müssen und immer wieder bei jeder Präsentation, in jeder Mitarbeiterinformation kommunizieren müssen. Essenziell war, dass vor allem unser Leadership Team und die Führungskräfte diese Botschaft an Ihre Teams weitergeben konnten. Wir haben die Mehrwertargumentation in 3 Ebenen aufgegliedert: Mehrwert für den Einzelnen Mehrwert für die unmittelbare Arbeitsgruppe Mehrwert für die Organisation als Gesamtheit Diese Gliederung habe ich als besonders wichtig empfunden, um nicht nur den individuellen Mehrwert aufzuzeigen (mit dem man allerdings jedenfalls starten sollte!), sondern vor allem was es uns in der Gemeinschaft bringt. Wie wir als Organisation davon profitieren können. So haben wir folgende Punkte aufgeführt: Mehrwert für den Einzelnen am Ball bleiben, aber weniger Emails Experten und Lösungen schneller finden Neue Ideen generieren/Best Practices übernehmen Mehrwert für das unmittelbare Team Einfach Information teilen (alternativ zu many:many Emails) Transparent kommunizieren für bessere Abstimmung im Team Effizientere Nutzung von face-to-face Meetingzeit Mehrwert für die Organisation Vernetzung unserer Organisation Voneinander lernen Nachhaltigen Wissenspool für uns als Organisation aufbauen  Im Rückblick auf das Projekt stelle ich vor allem Veränderungen im Bereich Mitarbeiterengagement, vereinfachte Zusammenarbeit im Team und Geschwindigkeit fest. Durch Social haben wir als MitarbeiterInnen eine Stimme bekommen und können unsere Ideen einbringen. Vor allem neue Kollegen und Kolleginnen sind oft sehr überrascht, wie wir in Österreich als Netzwerk agieren. Oft erzählen sie mir, dass es sie erstaunt hat, wie viele Kollegen nach ihrer Vorstellung auf Yammer (inkl. Foto) bereits wussten, wer sie waren, und dass sie so herzlich begrüßt wurden sowohl im virtuellen Raum als auch im Büro. Auch in meiner Arbeit als Produktmarketier ist mir aufgefallen, wie viel schneller Information die MitarbeiterInnen erreicht und Relevantes von Kollegen multipliziert wird. Ich habe jetzt das Gefühl, auch die Vertriebsmannschaft, die meist unterwegs ist, besser zu erreichen. In einer 2. Phase haben wir eigene Yammer Netzwerke auch mit unseren externen Partnerunternehmen gestartet – so zB. unserer PR-Agentur. Dadurch können wir nun wesentlich einfacher Kommunikationsmaßnahmen koordinieren und mit allen Betroffenen abstimmen. Die größte Veränderung war für die meisten KollegInnen in der Zusammenarbeit als Team spürbar. Durch die transparente Kommunikation sind die Teammitglieder besser informiert (egal, in welcher organisatorischen Einheit sie arbeiten) und neue Teammitglieder können sich viel schneller einfinden. Das Management kann bei Bedarf in die Kommunikation eingebunden werden und sich ein besseres Bild machen, ohne dass uns zusätzliche Aufwände für Berichterstattung entstehen. Ein Aspekt, den wir noch verbessern müssen, ist die Integration von Social in unser bestehendes Intranet, um dies lebendiger zu gestalten und den MitarbeiterInnen auch die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen oder eigene Erfahrungen zu den Artikeln hinzuzufügen. In Zusammenarbeit mit unserer Kommunikationsabteilung wird das in Angriff genommen!