Office

Office-Blog

Der österreichische Blog für Anwender und Fans der Produktivitätslösungen von Microsoft.

Was war mein Speicherort?

Mancher fragt sich vielleicht “Wos woar mei Leistung?”, ich frag mich öfter “Wos woar mei Speicherplatz?”. Wenn es euch auch so geht, gibt´s hier einen kleinen Tipp von mir. Stellt euch folgendes Szenario vor: Ihr habt ein Word-Dokument oder Excel-Workbook, und wollt wissen, wo ihr es abgespeichert habt – besonders wenn ihr öfters etwas im Netzwerk oder am SharePoint abspeichert, kann man leicht mal die Orientierung verlieren. Standardmäßig zeigt Office ja nur den Namen des Dokumentes an, aber nicht den ganzen Speicherpfad. Um dies zu tun, braucht ihr nur die folgenden 3 Schritte durchzuführen: 1. Ihr klickt bei “Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen” auf “Weitere Befehle” 2. Dort “Befehle nicht im Menüband” auswählen und den Dokumentspeicherort hinzufügen (gilt übrigens für Word genauso wie für Excel und PowerPoint). 3. Schon habt ihr direkt beim Schnellzugriff immer den aktuellen Speicherort stehen – kein Nachschauen mehr bei “Speichern unter” ist notwendig. Übrigens: wenn ihr (aus mir unerfindlichen Gründen) die Anzeige des Speicherorts wieder weghaben wollt, braucht ihr nur unterhalb der Speicherortanzeige mit Rechtsklick klicken, und “Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen” auswählen.

Die besten Office Tipps 2011

Wieder ein Jahr vergangen, und ein Neues beginnt. Nachdem es ja Usus ist, ein wenig zurückzuschauen auf das vergangene Jahr, möchte ich das heute auch mal tun. So haben die Blogger der Office Product Teams die besten Tipps des Jahres herausgesucht – eigentlich die am meisten angeklickten Posts des Jahres. Den Anfang macht das Word Team: 1. Der am öftesten angeklickte Word Tipp 2011: Ändern von Zeilen- und Absatzabstand Tatsächlich, dieser Tipp war der am häufigsten nachgefragte. Und das könnte einen Grund haben. Von Office 2003 auf 2007 bzw. 2010 wurde nämlich der Standard Zeilenabstand geändert auf 1,15. Nicht wenige wollen jedoch den gewohnten “alten” Abstand haben. Das geht mit 2 Klicks. Auf Formatvorlage ändern klicken –> Stil-Set –> Word 2003 Schon hat man wieder die Office 2003 Abstände (und anderes mehr). Wenn ihr das als Standard haben wollt, müsst ihr einfach auf “Als Standard festlegen” (unter Formatvorlage ändern) klicken. Tja, der Mensch ist ein Gewohnheitstier Hier der Link zum Post: http://blogs.office.com/b/microsoft-word/archive/2011/03/29/you-asked-about-line-spacing.aspx 2. PowerPoint Tipp of the year: Vorlagen, Vorlagen, Vorlagen – und alle gratis Die am meisten angeklickten PowerPoint Tipps beschäftigen sich mit neuen gratis Vorlagen. Dabei stachen vor allem 2 heraus: Die 165 kostenfreie Templates von PowerPoint MVPs aus dem “PPT165”-Projekt: http://office2010.microsoft.com/en-us/templates/CT010336615.aspx und die Fabulous, free video templates:  unser Officeblog berichtete darüber: http://www.officeblog.at/post/2011/09/11/PowerPoint-Video-Vorlagen-zum-Download.aspx 3. Die kuriosesten Excel Tipps: Photo Vote mit Facebook und Excel und Kalender Analyse mit PowerPivot Bei Excel wars ein bisschen schwieriger, weil die Excel Blogger nicht die Top 5 Blog Posts enthüllten (böse Menschen behaupten, es hat beim Excel Team keine Top 5 Posts gegeben, aber das ist mathematisch unmöglich ). Ich habe daher den skurillsten Excel Tipp herausgesucht: Photo Vote. Dabei könnt ihr auf Facebook eine Umfrage erstellen, eure Freunde abstimmen lassen, und das ganze dann in den Excel Web Apps auswerten. Leider läuft das “Experiment” am 31.12. aus – aber vielleicht gibt´s ja eine Verlängerung… Hier gibts mehr Info dazu: http://officelabs.com/projects/photo_vote/Pages/default.aspx Ebenso kurios aber sehr hilfreich sind die Calendar Analytics mit PowerPivot: damit könnt ihr euch mit eurem Exchange Konto verbinden und über Excel eure Meetings und Termine analysieren. Den Download zu diesem Tool gibt´s hier: http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=20898 4. Last but not least: hier der Officeblog.at Tipp des Jahres 2011: Und dieser ist natürlich ein Outlook Tipp. Obwohl eigentlich ist es ein Windows Phone 7 Tipp: “Outlook Sync Einrichten mit Windows Phone 7”: http://www.office-blog.at/post/2011/01/20/Outlook-Sync-mit-Windows-Phone-7-einrichten.aspx   Damit bleibt mir nur mehr Euch allen einen guten Rutsch zu wünschen und ein Frohes Neues 2012!

Die besten Office Tipps 2011

Wieder ein Jahr vergangen, und ein Neues beginnt. Nachdem es ja Usus ist, ein wenig zurückzuschauen auf das vergangene Jahr, möchte ich das heute auch mal tun. So haben die Blogger der Office Product Teams die besten Tipps des Jahres herausgesucht – eigentlich die am meisten angeklickten Posts des Jahres. Den Anfang macht das Word Team: 1. Der am öftesten angeklickte Word Tipp 2011: Ändern von Zeilen- und Absatzabstand Tatsächlich, dieser Tipp war der am häufigsten nachgefragte. Und das könnte einen Grund haben. Von Office 2003 auf 2007 bzw. 2010 wurde nämlich der Standard Zeilenabstand geändert auf 1,15. Nicht wenige wollen jedoch den gewohnten “alten” Abstand haben. Das geht mit 2 Klicks. Auf Formatvorlage ändern klicken –> Stil-Set –> Word 2003 Schon hat man wieder die Office 2003 Abstände (und anderes mehr). Wenn ihr das als Standard haben wollt, müsst ihr einfach auf “Als Standard festlegen” (unter Formatvorlage ändern) klicken. Tja, der Mensch ist ein Gewohnheitstier Hier der Link zum Post: http://blogs.office.com/b/microsoft-word/archive/2011/03/29/you-asked-about-line-spacing.aspx 2. PowerPoint Tipp of the year: Vorlagen, Vorlagen, Vorlagen – und alle gratis Die am meisten angeklickten PowerPoint Tipps beschäftigen sich mit neuen gratis Vorlagen. Dabei stachen vor allem 2 heraus: Die 165 kostenfreie Templates von PowerPoint MVPs aus dem “PPT165”-Projekt: http://office2010.microsoft.com/en-us/templates/CT010336615.aspx und die Fabulous, free video templates:  unser Officeblog berichtete darüber: http://www.officeblog.at/post/2011/09/11/PowerPoint-Video-Vorlagen-zum-Download.aspx 3. Die kuriosesten Excel Tipps: Photo Vote mit Facebook und Excel und Kalender Analyse mit PowerPivot Bei Excel wars ein bisschen schwieriger, weil die Excel Blogger nicht die Top 5 Blog Posts enthüllten (böse Menschen behaupten, es hat beim Excel Team keine Top 5 Posts gegeben, aber das ist mathematisch unmöglich ). Ich habe daher den skurillsten Excel Tipp herausgesucht: Photo Vote. Dabei könnt ihr auf Facebook eine Umfrage erstellen, eure Freunde abstimmen lassen, und das ganze dann in den Excel Web Apps auswerten. Leider läuft das “Experiment” am 31.12. aus – aber vielleicht gibt´s ja eine Verlängerung… Hier gibts mehr Info dazu: http://officelabs.com/projects/photo_vote/Pages/default.aspx Ebenso kurios aber sehr hilfreich sind die Calendar Analytics mit PowerPivot: damit könnt ihr euch mit eurem Exchange Konto verbinden und über Excel eure Meetings und Termine analysieren. Den Download zu diesem Tool gibt´s hier: http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=20898 4. Last but not least: hier der Officeblog.at Tipp des Jahres 2011: Und dieser ist natürlich ein Outlook Tipp. Obwohl eigentlich ist es ein Windows Phone 7 Tipp: “Outlook Sync Einrichten mit Windows Phone 7”: http://www.office-blog.at/post/2011/01/20/Outlook-Sync-mit-Windows-Phone-7-einrichten.aspx   Damit bleibt mir nur mehr Euch allen einen guten Rutsch zu wünschen und ein Frohes Neues 2012!

Die besten Office Tipps 2011

Wieder ein Jahr vergangen, und ein Neues beginnt. Nachdem es ja Usus ist, ein wenig zurückzuschauen auf das vergangene Jahr, möchte ich das heute auch mal tun. So haben die Blogger der Office Product Teams die besten Tipps des Jahres herausgesucht – eigentlich die am meisten angeklickten Posts des Jahres. Den Anfang macht das Word Team: 1. Der am öftesten angeklickte Word Tipp 2011: Ändern von Zeilen- und Absatzabstand Tatsächlich, dieser Tipp war der am häufigsten nachgefragte. Und das könnte einen Grund haben. Von Office 2003 auf 2007 bzw. 2010 wurde nämlich der Standard Zeilenabstand geändert auf 1,15. Nicht wenige wollen jedoch den gewohnten “alten” Abstand haben. Das geht mit 2 Klicks. Auf Formatvorlage ändern klicken –> Stil-Set –> Word 2003 Schon hat man wieder die Office 2003 Abstände (und anderes mehr). Wenn ihr das als Standard haben wollt, müsst ihr einfach auf “Als Standard festlegen” (unter Formatvorlage ändern) klicken. Tja, der Mensch ist ein Gewohnheitstier Hier der Link zum Post: http://blogs.office.com/b/microsoft-word/archive/2011/03/29/you-asked-about-line-spacing.aspx 2. PowerPoint Tipp of the year: Vorlagen, Vorlagen, Vorlagen – und alle gratis Die am meisten angeklickten PowerPoint Tipps beschäftigen sich mit neuen gratis Vorlagen. Dabei stachen vor allem 2 heraus: Die 165 kostenfreie Templates von PowerPoint MVPs aus dem “PPT165”-Projekt: http://office2010.microsoft.com/en-us/templates/CT010336615.aspx und die Fabulous, free video templates:  unser Officeblog berichtete darüber: http://www.officeblog.at/post/2011/09/11/PowerPoint-Video-Vorlagen-zum-Download.aspx 3. Die kuriosesten Excel Tipps: Photo Vote mit Facebook und Excel und Kalender Analyse mit PowerPivot Bei Excel wars ein bisschen schwieriger, weil die Excel Blogger nicht die Top 5 Blog Posts enthüllten (böse Menschen behaupten, es hat beim Excel Team keine Top 5 Posts gegeben, aber das ist mathematisch unmöglich ). Ich habe daher den skurillsten Excel Tipp herausgesucht: Photo Vote. Dabei könnt ihr auf Facebook eine Umfrage erstellen, eure Freunde abstimmen lassen, und das ganze dann in den Excel Web Apps auswerten. Leider läuft das “Experiment” am 31.12. aus – aber vielleicht gibt´s ja eine Verlängerung… Hier gibts mehr Info dazu: http://officelabs.com/projects/photo_vote/Pages/default.aspx Ebenso kurios aber sehr hilfreich sind die Calendar Analytics mit PowerPivot: damit könnt ihr euch mit eurem Exchange Konto verbinden und über Excel eure Meetings und Termine analysieren. Den Download zu diesem Tool gibt´s hier: http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=20898 4. Last but not least: hier der Officeblog.at Tipp des Jahres 2011: Und dieser ist natürlich ein Outlook Tipp. Obwohl eigentlich ist es ein Windows Phone 7 Tipp: “Outlook Sync Einrichten mit Windows Phone 7”: http://www.office-blog.at/post/2011/01/20/Outlook-Sync-mit-Windows-Phone-7-einrichten.aspx   Damit bleibt mir nur mehr Euch allen einen guten Rutsch zu wünschen und ein Frohes Neues 2012!

Yoga Quest mit Outlook

Ein nettes Video von den Outlook Leuten zum Thema: warum man lieber nicht sein Handy zum Yoga mitnehmen sollte: Mir wird ganz schwindlig bei der Menge an Aktivitäten, die alle an einem Tag erledigt, verschoben und gemanaged werden, und doch erinnert es mich an einen ganz normalen Tag in unserem “Work-Life” ausbalanciertem Leben. Trotzdem sieht man schön, wo Outlook einem helfen kann, den Stress zumindest besser zu managen: mit gemeinsamen Kalendern, Outlook Social Connector, Exchange Synchronisation am Handy, Outlook Web Access und anderem mehr (gibt´s ja schon um 5,25€ mit Office 365: siehe http://www.officeblog.at/post/2011/06/28/Office-365-ist-live!.aspx und http://www.microsoft.com/de-at/office365/online-software.aspx)

Und noch einmal: Seitennummerierung, die Dritte

Für manche Dinge braucht man mehrere  Anläufe. Als ich vor einem Jahr über das Thema Seitennummerierung schrieb, hätte ich nicht gedacht, dass so viel Response und Fragen kommen. Und mit jeder neuen Frage habe ich die Gelegenheit, wieder ein neues Stückchen hinzuzufügen, an das ich vorher nicht gedacht hatte. Daher ist dies schon mein 3. Teil zum Thema “Das Kreuz mit der Seitennummerierung”. Ich glaube, langsam wird das zur Endlosserie (ich werde das Mal den Machern der Lindenstraße vorschlagen, vielleicht machen sie eine Fernsehsendung daraus ) Zur Erinnerung: der erste Beitrag dazu behandelte das Grundproblem: wie kann ich mit der Seitennummerierung auf einer späteren Seiten, z.b. bei Seite 3, beginnen (für Seite 1 gibt´s ja noch immer die Option “Erste Seite anders” in den “Kopf- und Fußzeilentools”): http://www.officeblog.at/post/2010/08/20/Das-Kreuz-mit-der-Seitennummerierung.aspx Nachdem zu diesem Beitrag sehr viele Fragen kamen, versprach ich, ein Video dazu zu erstellen. Dieses Versprechen habe ich im 2. Blogpost dazu eingelöst: http://www.officeblog.at/post/2011/10/16/Kurzvideo-Das-Kreuz-mit-der-Seitennummerierung.aspx Und dann kam Maria: und sie stellte eine Frage, bei der mir schmerzlich bewusst wurde: verdammt, ich hatte wieder etwas vergessen! Denn Maria schrieb (verkürzt): “[…] würde das jetzt auch gerne so schön in Abschnitte (Kapitel) einteilen, so dass bei jedem Kapitel die Seitennummerierung wieder bei "1" anfängt. Könnte ich einen Tipp bekommen - bitte?” Liebe Maria (und alle anderen, die dasselbe Problem haben): gerne, hier ist der Tipp: Zunächst müsst ihr den Abschnittswechsel durchführen (siehe Teil 1 und 2). Übrigens: wenn bei euch Menüpunkte ausgegraut sind, bitte vergewissert euch, dass ihr euch mit dem Cursor beim Wechseln des Abschnitts auf der Seite befindet (und z.B. nicht in den Kopf- oder Fußzeilen). Erst nach dem Abschnittswechsel könnt ihr den Punkt “Mit vorheriger verknüpfen” ausschalten, dazu müsst ihr aber in der Kopf- bzw. Fußzeile sein, sonst ist auch diese Option nicht vorhanden. Wenn ihr nun diesen neuen Abschnitt (z.B. ein Kapitel) wieder mit Seite 1 beginnen wollt, müsst ihr vor dem Einfügen der Seitenzahlen auf den Menüpunkt Seitenzahl –> Seitenzahlen formatieren klicken. Auch dieser Punkt ist in den Kopf- und Fußzeilentools zu finden. Dort könnt ihr unter Seitennummerierung einstellen, mit welcher Seitenzahl ihr den Abschnitt beginnen wollt, z.B. mit Seite 1. Das Ergebnis: Der neue Abschnitt (hier Abschnitt 2) beginnt wieder mit Seite 1: q.e.d.

Kurzvideo: Das Kreuz mit der Seitennummerierung

Schon einmal habe ich zum Thema “Seitennummerierung” hier am Officeblog einen Beitrag gepostet (siehe http://www.officeblog.at/post/2010/08/20/Das-Kreuz-mit-der-Seitennummerierung.aspx) Aber es gibt viele Officeblogleser, die immer wieder Fragen dazu haben. Daher habe ich – wie im Beitrag versprochen – eine kurze Videoanleitung dazu erstellt, die hoffentlich alle restlichen Klarheiten beseitigen soll Hier also das Kurzvideo zum Thema: wie kann ich die Seitennummerierung erst ab Seite 3 beginnen…

Live Mail to Outlook: Kontakte und Termine migrieren

Christian M fragt: “Wie kann man denn möglichst simpel und einfach Kontakte aus Windows Live Mail nach Outlook migrieren – dazu habe ich nichts in deinem Blog gefunden”. Recht hat er – um diesen Missstand ein für alle Mal zu beenden, hier nun eine knackige Anleitung, wie ihr Live Mail Kontakte und Termine ins Outlook bekommt und in einen anderen eMail-Account migrieren könnt. Die Vorgehensweise: ihr holt euch euren Live Mail Account zunächst ins Outlook, und könnt dann bequem Mails, Kontakte und Termine in einen anderen bestehenden Mail Account in Outlook migrieren. 1. In Datei->Informationen->Kontoeinstellung gehen und dort auf Neu klicken 2. Dann klickt ihr auf Andere und wählt den Hotmail Connector aus. Wenn ihr ihn noch nicht habt, hier könnt ihr ihn herunterladen: http://www.microsoft.com/downloads/de-de/details.aspx?FamilyID=d9662d20-ad27-45a6-9184-f906dd63ddaa Mit dem kostenfreien Microsoft Outlook Hotmail Connector 32-Bit könnt ihr über Microsoft Office Outlook 2003, Outlook 2007 oder Outlook 2010 auf eure Windows Live Hotmail- oder Office Live Mail Konten zugreifen und diese verwalten. Das gilt für E-Mails, Kontakte und Kalender gleichermassen! 3. Nachdem ihr euren Namen, Live Mail Adresse und das Passwort eingegeben habt, klickt ihr auf OK. Ihr könnt hier übrigens unter “Erweitert” auch angeben, über welche eMail Adresse geantwortet werden soll bzw. könnt ihr auch einen eigenen Namen für das Konto vergeben. 4. Fertig! (4a. Zu früh gefreut : Manchmal wird man daran erinnnert, dass man nicht mehr die ganz aktuelle Version des Hotmail Connectors hat, so wie bei mir. In diesem Fall einfach vertrauensvoll auf “Jetzt aktualisieren” klicken, und das Upgrade des Connectors ausführen. Sonst wird das nix mit Live Mail in Outlook. Solltet ihr übrigens Probleme haben, die Live Mails abzurufen, liegts meistens an einer veralteten Version des Hotmail Connectors!) ….Fertig - hatte ich das nicht schon irgendwo in diesem Post mal behauptet– naja egal… 5. Und jetzt habt ihr euer neues Live Mail Konto in Outlook, und seht den Posteingang, Ausgang, Junkmails und alles was man so braucht… Doch halt: wo sind die Kontakte und Termine? Dort, wo sie hingehören: ihr klickt auf Kontakte, und findet dort neben euren anderen Kontakten in einem eigenen Kontakteordner auch die Live Kontakte. Gleiches gilt für die Termine: ihr klickt einfach auf den Kalender und findet dort euren Live Mail Kalender. 6. Die Migration ist nun ein leichtes: entweder ihr verschiebt die Kontakte, die ihr migrieren wollt, in den jeweiligen Ordner (dann sind sie jedoch aus eurem Live Account gelöscht), oder ihr kopiert. Also, happy migrating! PS: dies ist übrigens auch ein guter Workaround, wenn ihr private Outlook Inhalte mit Windows Phone 7 synchronisieren wollt, ohne dass diese in eurem Exchange Firmen Account auftauchen. Denn: Synchronisierung mit Outlook über Windows Phone geht ja nicht über Kabel…mehr dazu beim nächsten Mal!

Dokumentbereich als PDF speichern

Das Speichern als PDF in Office 2007 und Office 2010 ist eine feine Sache (siehe Officeblog Eintrag http://www.officeblog.at/post/2010/08/05/PDF-Unterstutzung-in-Microsoft-Office-2010.aspx). Einige Officeblogleser fragten aber berechtigterweise: Schön, dass ich das ganze Dokument speichern kann, aber was ist, wenn ich nur einen Teil in PDF umwandeln will? Alles kein Problem, ein zusätzlicher Klick, und vieles ist möglich . Schauen wir uns das Ganze mal für Word an… 1. Dokumentenbereich in Word als PDF abspeichern Ihr wollt nur einen Bereich im Dokument als PDF abspeichern? Zuerst müsst Ihr den gewünschten Bereich markieren.   Habt ihr das getan, klickt einfach auf Datei –> “Speichern unter” und wählt dort im Dateityp “PDF(.pdf)” aus. Bevor ihr nun speichert, müsst ihr auf die Schaltfläche “Optionen” klicken. Dort könnt ihr dann den Punkt Auswahl (oder welchen Teil auch immer ihr speichern wollt) markieren und auf OK klicken. Spezialtipp: Wie ihr seht, könnt ihr dort auch einstellen, ob auch “Nicht druckbare Informationen” eingeschlossen werden sollen, und in welchem PDF-Format (z.B. PDF/A) abgespeichert wird. Wenn ihr nun auf “Speichern” klickt, wird nur die Auswahl in ein PDF umgewandelt: 2. Arbeitsmappe in Excel als PDF abspeichern Ähnlich funktioniert dies auch in Excel, also zum Beispiel Auswahl markieren, oder die Arbeitsblätter, die gespeichert werden sollen, anklicken. Unter Datei-> ”Speichern unter” PDF auswählen, und dort die Optionen anklicken. Auch hier könnt ihr auswählen, was abgespeichert werden soll (in diesem Fall die markierten aktiven Arbeitsblätter). Auch bei PowerPoint Präsentationen könnt ihr so einfach den Bereich auswählen, der in PDF umgewandelt werden soll. Viel Spass beim PDF-Erzeugen!

Dokumentbereich als PDF speichern

Das Speichern als PDF in Office 2007 und Office 2010 ist eine feine Sache (siehe Officeblog Eintrag http://www.officeblog.at/post/2010/08/05/PDF-Unterstutzung-in-Microsoft-Office-2010.aspx). Einige Officeblogleser fragten aber berechtigterweise: Schön, dass ich das ganze Dokument speichern kann, aber was ist, wenn ich nur einen Teil in PDF umwandeln will? Alles kein Problem, ein zusätzlicher Klick, und vieles ist möglich . Schauen wir uns das Ganze mal für Word an… 1. Dokumentenbereich in Word als PDF abspeichern Ihr wollt nur einen Bereich im Dokument als PDF abspeichern? Zuerst müsst Ihr den gewünschten Bereich markieren.   Habt ihr das getan, klickt einfach auf Datei –> “Speichern unter” und wählt dort im Dateityp “PDF(.pdf)” aus. Bevor ihr nun speichert, müsst ihr auf die Schaltfläche “Optionen” klicken. Dort könnt ihr dann den Punkt Auswahl (oder welchen Teil auch immer ihr speichern wollt) markieren und auf OK klicken. Spezialtipp: Wie ihr seht, könnt ihr dort auch einstellen, ob auch “Nicht druckbare Informationen” eingeschlossen werden sollen, und in welchem PDF-Format (z.B. PDF/A) abgespeichert wird. Wenn ihr nun auf “Speichern” klickt, wird nur die Auswahl in ein PDF umgewandelt: 2. Arbeitsmappe in Excel als PDF abspeichern Ähnlich funktioniert dies auch in Excel, also zum Beispiel Auswahl markieren, oder die Arbeitsblätter, die gespeichert werden sollen, anklicken. Unter Datei-> ”Speichern unter” PDF auswählen, und dort die Optionen anklicken. Auch hier könnt ihr auswählen, was abgespeichert werden soll (in diesem Fall die markierten aktiven Arbeitsblätter). Auch bei PowerPoint Präsentationen könnt ihr so einfach den Bereich auswählen, der in PDF umgewandelt werden soll. Viel Spass beim PDF-Erzeugen!

Digitale Rechnung schreiben - leicht gemacht

Über digitale Rechnungen hat man ja schon manches gelesen, und nachdem ich auch selbständig bin, hat es mich schon immer gejuckt, meine Rechnungen digital zu verschicken. Leider braucht man da normalerweise einiges an Software und eine Signatur, sonst kann man das Verschicken per Mail vergessen. Bis jetzt: durch die Initiative der Wirtschaftskammer und Microsoft Österreich gibt es nun ein kostenfreies ebinterface Plugin für Word 2007 und Word 2010, mit dem Kleinunternehmer und sogenannte EPUs (Einzelpersonenunternehmen, immerhin die häufigsten Unternehmen in Österreich) einfach und schnell elektronische Rechnungen erstellen können, die dann auch gleich per Mail verschickbar sind. ebinterface ist übrigens der österreichische XML Rechnungsstandard, über den man gültige elektronische Rechnungen erstellen kann Alles, was man dazu braucht ist das kostenfreie Plugin und ein Handy. Wozu ein Handy? Nun, alles schön der Reihe nach… 1. Zunächst einmal das Plugin hier heruntergeladen und installiert: http://ebinterface.codeplex.com/ Nach kurzer Installation, ist´s auch schon fertig: 2. Nun mal probeweise eine Rechnung erstellen: dazu empfiehlt es sich beim ersten Mal die Ausfüllhilfe herunterzuladen, damit man auch weiß, was man da tut: Ausfüllhilfe & Anleitung 3. In der Ausfüllhilfe steht gleich als erstes ein wichtiger Hinweis (und das ist gut so ): die Rechnungsvorlage (eine Rechnungsvorlage mit Namen “eRechnung 3.0.dotx”, die man anpassen kann, ist mit dabei) muss in den sogenannten “Vertrauenswürdigen Speicherorten” enthalten sein bzw. am besten den lokalen Office Vorlagen hinzugefügt werden. Die Einstellungen zu den “Vertrauenswürdigen Speicherorten” findet ihr übrigens unter Datei->Optionen->Sicherheitscenter->Einstellungen für Sicherheitscenter 4. Sobald das hinzugefügt ist, kann die Vorlage problemlos geöffnet werden, und man sieht ein neues Menüband: AustriaPro 5. Nun können die einzelnen Felder wie Rechnungsempfänger, VAT-ID Nummer, verkaufte Artikel etc. eingegeben werden. 6. Wenn dies erledigt ist, kommt das Handy ins Spiel. Damit die Rechnung rechtsgültig digital signiert werden kann, verwendet das pfiffige Plugin unter anderem die Handysignatur. Es können jedoch auch beliebige andere Signaturdienstleister verwendet werden. Der Vorteil der Handysignatur: jeder, der eine eCard zur Bürgerkarte gemacht hat, kann in kürzester Zeit sein Handy zum Signaturservice umfunktionieren – und das alles ohne ein Kartenlesegerät mehr verwenden zu müssen. Ebenfalls nicht unwichtig: es ist sogar kostenlos (zumindest im Moment) und viel bequemer als immer die Bürgercard und ein Lesegerät mit dabei haben zu müssen. Wie man sein Handy für die Signatur registrieren kann, das findet ihr hier: http://www.a-trust.at/mobile/Aktivierung.aspx Last but not least: sobald man auf Handy Signatur klickt, und dort einmalig alles eingestellt hat, kann man sofort seine Rechnung signieren und an den Empfänger direkt aus der Applikation schicken. Mein Fazit: Eine feine runde Sache, die bei keinem Selbstständigen fehlen sollte! Mehr Infos dazu findet ihr auch unter: http://www.ebinterface.at/

Excel und Drucken: die Zweite

Ein kleiner Tipp für zwischendurch: letztens wurde ich gefragt, wo man die Druckansicht in Excel 2010 findet, in der man festlegen kann, was und wieviel auf der Seite gedruckt wird. O-Ton: “Das Ding, wo man mit der Maus den Druckbereich festlegt”. Nun, ist gar nicht so schwer zu finden: die sogenannte Umbruchvorschau ist im Menüband Ansicht unter Umbruchvorschau zu finden. Dort bekommt man auch gleich den Hinweis, dass man mit “Mausziehen” die Seitenumbrüche bequem verstellen kann. Übrigens: wenn ihr das öfter braucht, und nicht immer danach suchen wollt, könnt ihr mit einem Rechtsklick auf das Icon “Umbruchvorschau” diese Funktion in die Schnellzugriffsleiste bringen (das geht selbstverständlich mit allen Funktionen in den Menübändern).   Noch ein Tipp: wenn ihr lieber die Seitenränder per Maus verschieben wollt, geht natürlich auch das in Excel 2010: zu finden unter Datei->Drucken->Seitenränder anzeigen (2. Icon rechts unten):

Excel Queen 2011 kommt aus England

Es klingt fast kurios, ist aber ein ernstzunehmender und gar nicht trivialer Wettkampf: die jährlich stattfindende “Worldwide Competition on Microsoft Office”. Dieses Jahr fand der heiß umkämpfte Wettkampf in San Diego, USA, statt (hier ein kleines Video dazu): Über 220.000 Kandidaten aus 57 Ländern (darunter natürlich auch Österreich, Deutschland und die Schweiz") nahmen an den Wettkämpfen Anfang August teil, gewinnen konnten jedoch nur diese 5 in den Einzeldisziplinen Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2010 und Excel 2010. Dabei sind die Teilnahmebedingungen gar nicht mal so ohne: zur Teilnahme muss man nämlich eine Office Zertifizierung (MOS: Microsoft Office Specialist) in einer der Einzeldiszplinen positiv bestehen, und dabei möglichst viele Punkte in möglichst kurzer Zeit erzielen. Außerdem darf man maximal 22 Jahre alt sein, daher scheide ich schon mal aus (zu blöd auch wegen den paar Tagen mehr ). Aus diesen Teilnehmern werden in Qualifikationsrunden die Länder-Champions ermittelt, aus denen jeweils bis zu 2 an der Finalrunde teilnehmen dürfen. Soweit, so gut: aber was sind denn typische Fragen bei so einem Wettbewerb? Nun, ich konnte zwar nicht die Wettbewerbsfragen eruieren, aber zumindest die Microsoft Office Specialist (MOS) Fragen geben ein bisschen Aufschluss darüber, was da so gefragt wird… Question: Which of the following view will show you a view very similar to the print preview? Normal Page Break Preview Page Layout All of the above Question: You have written the numbers 1 to 10 in a column and want to repeat the numbers again and again. Which of following option for the AutoFill will help you get the work done? Copy Cells Fill Series All of the above None of the above Question: Which of the following characters are used to separate the cell references when determining the cell range for a formula (such as AutoSum)? . (dot) : (colon) ; (semicolon) $ (dollar) , (comma) Question: You have a large workbook which slows down the loading and saving process in Excel 2010. Which of the following file type will you change it so that the workbook loads and saves faster? Binary workbook OpenDocument spreadsheet Excel 97 - 2003 Template Question: Which of the following parameters cannot be used to sort a group of cells? Cell Size Cell Color Cell Font Color Cell Value Hättet ihr es gewusst? Hier könnt ihr euer Wissen übrigens selbst überprüfen: Excel 2010: http://www.mywindowsclub.com/practicetests/CreateTest.aspx?ExamName=5 Word 2010: http://www.mywindowsclub.com/practicetests/CreateTest.aspx?ExamName=4   Apropos: 2012 gibt es natürlich wieder eine Competition, diesmal in Las Vegas -  wenn wir schon beim Pisatest “abstinken”, so ein Office Competition Gewinn wäre doch eine schöne Entschädigung… Mehr zu den Teilnahmebedingungen und weitere Hintergrundinfos gibt´s hier: Generelle Infos und Recap des 2011er Wettbewerbes: www.officecompetition.com Regeln: http://www.certiport.com/portal/common/htmllibrary/mswwcompetition/rules.html Infos zur MOS Zertifizierung: http://www.microsoft.com/learning/en/us/certification/mos.aspx#certifications

Excel Queen 2011 kommt aus England

Es klingt fast kurios, ist aber ein ernstzunehmender und gar nicht trivialer Wettkampf: die jährlich stattfindende “Worldwide Competition on Microsoft Office”. Dieses Jahr fand der heiß umkämpfte Wettkampf in San Diego, USA, statt (hier ein kleines Video dazu): Über 220.000 Kandidaten aus 57 Ländern (darunter natürlich auch Österreich, Deutschland und die Schweiz") nahmen an den Wettkämpfen Anfang August teil, gewinnen konnten jedoch nur diese 5 in den Einzeldisziplinen Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2010 und Excel 2010. Dabei sind die Teilnahmebedingungen gar nicht mal so ohne: zur Teilnahme muss man nämlich eine Office Zertifizierung (MOS: Microsoft Office Specialist) in einer der Einzeldiszplinen positiv bestehen, und dabei möglichst viele Punkte in möglichst kurzer Zeit erzielen. Außerdem darf man maximal 22 Jahre alt sein, daher scheide ich schon mal aus (zu blöd auch wegen den paar Tagen mehr ). Aus diesen Teilnehmern werden in Qualifikationsrunden die Länder-Champions ermittelt, aus denen jeweils bis zu 2 an der Finalrunde teilnehmen dürfen. Soweit, so gut: aber was sind denn typische Fragen bei so einem Wettbewerb? Nun, ich konnte zwar nicht die Wettbewerbsfragen eruieren, aber zumindest die Microsoft Office Specialist (MOS) Fragen geben ein bisschen Aufschluss darüber, was da so gefragt wird… Question: Which of the following view will show you a view very similar to the print preview? Normal Page Break Preview Page Layout All of the above Question: You have written the numbers 1 to 10 in a column and want to repeat the numbers again and again. Which of following option for the AutoFill will help you get the work done? Copy Cells Fill Series All of the above None of the above Question: Which of the following characters are used to separate the cell references when determining the cell range for a formula (such as AutoSum)? . (dot) : (colon) ; (semicolon) $ (dollar) , (comma) Question: You have a large workbook which slows down the loading and saving process in Excel 2010. Which of the following file type will you change it so that the workbook loads and saves faster? Binary workbook OpenDocument spreadsheet Excel 97 - 2003 Template Question: Which of the following parameters cannot be used to sort a group of cells? Cell Size Cell Color Cell Font Color Cell Value Hättet ihr es gewusst? Hier könnt ihr euer Wissen übrigens selbst überprüfen: Excel 2010: http://www.mywindowsclub.com/practicetests/CreateTest.aspx?ExamName=5 Word 2010: http://www.mywindowsclub.com/practicetests/CreateTest.aspx?ExamName=4   Apropos: 2012 gibt es natürlich wieder eine Competition, diesmal in Las Vegas -  wenn wir schon beim Pisatest “abstinken”, so ein Office Competition Gewinn wäre doch eine schöne Entschädigung… Mehr zu den Teilnahmebedingungen und weitere Hintergrundinfos gibt´s hier: Generelle Infos und Recap des 2011er Wettbewerbes: www.officecompetition.com Regeln: http://www.certiport.com/portal/common/htmllibrary/mswwcompetition/rules.html Infos zur MOS Zertifizierung: http://www.microsoft.com/learning/en/us/certification/mos.aspx#certifications

Externe und interne Signaturen

Vor kurzem erhielt ich eine interessante Frage eines OfficeBlog-Lesers: wie kann man einstellen, dass firmeninterne Mails (bzw. Mails an eine bestimmte Empfängergruppe) ohne Signatur und alle anderen Mails mit Signatur gesendet werden? Geht das überhaupt ohne 3rd Party-Tools? Nun, die Antwort darauf ist, dass so etwas leider nicht automatisiert in Outlook alleine funktionieren würde. Der Grund ist einfach: Outlook fügt bereits bei Erstellung einer neuen Mail oder bei Klick auf “Antworten” die Signatur ein. Eine Überprüfung, ob nun nur firmeninterne Empfänger die Mail adressiert werden, erfolgt daher nicht. Welche Möglichkeiten habe ich nun in Outlook alleine? 1. Ihr stellt die Signaturoptionen so ein, dass automatisch keine Signatur erscheint, und wählt die Signatur immer manuell aus 2. Ihr nehmt 2 unterschiedliche Accounts: aus meiner Sicht zwar etwas umständlich, aber prinzipiell möglich: pro Account kann man ja unterschiedliche Signaturen einstellen, und somit die Signaturen schön automatisieren. Und in Outlook sind kann man ja problemlos mehrere Mailaccounts verwalten, ab Outlook 2010 sogar mehrere Exchange Accounts in einem Profil. Wäre trotzdem nicht meine präferierte Lösung… In Zusammenhang mit Exchange 2007 bzw. 2010 gäbe es noch eine andere Möglichkeit, wie gesagt ist dies jedoch eine Exchangefunktionalität. Die sogenannte Hub Transport Server Rolle erlaubt es nämlich, Regeln zu erstellen, um beispielsweise automatisch Disclaimer an nach extern gehende Mails anzuhängen. Infos, wie man dies im Exchange Server einstellen kann findet ihr hier (wie gesagt, nur für Exchange Admins geeignet) Exchange 2007: http://www.msexchange.org/tutorials/Using-Transport-Rules-Creating-Disclaimers-Exchange-Server-2007.html Exchange 2010: http://www.msexchange.org/articles_tutorials/exchange-server-2010/migration-deployment/using-disclaimer-exchange-server-2010.html