Planner

Office-Blog

Der österreichische Blog für Anwender und Fans der Produktivitätslösungen von Microsoft.

Neue Tools für mehr Produktivität für kleine Unternehmen–dank Office 365

Wer Produktivität fördern möchte, muss dafür die richtigen Voraussetzungen schaffen. Denn in der heutigen Informationsgesellschaft sind Kommunikation, Arbeitsorganisation, das sichere Nutzen gemeinsamer Daten und mobiler Zugriff auf Informationen essenziell für den Erfolg eines Teams. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, wurde Office 365 nun um eine ganze Reihe neuer Tools erweitert, die die Arbeit erleichtern und den Output erhöhen sollen. Planner: Teams organisieren Microsoft Planner ist ein Organisationstool, das Teammitgliedern bei ihrer digitalen Arbeit und der Organisation von Plänen hilft. Sie können Aufgaben zuteilen oder organisieren, Abgabetermine festlegen, Status-Updates vornehmen, Dateien teilen und mit den beteiligten Personen über den Planner kommunizieren. Bookings: Termine planen Mit Microsoft Bookings lassen sich ganz unkompliziert Termine mit Kunden und Geschäftspartnern planen. Unternehmen können im Handumdrehen eine Website für die Terminplanung erstellen und sie für andere Nutzer zugänglich machen. Dort können Kunden, Partner oder Mitarbeiter Terminwünsche und Dienstleistungen anfragen. Dabei blendet Bookings automatisch die Zeiten aus, zu denen kein Termin mehr verfügbar ist, und verhindert damit Terminkollisionen. Kunden bekommen eine Bestätigung des gebuchten Termins, inklusive Erinnerung am Tag bevor der Termin stattfindet. Die gebuchten Mitarbeiter erhalten automatisch einen Blocker für ihren Kalender. Teams: Inhalte teilen und kommunizieren Bei Microsoft Teams handelt es sich um einen digitalen Arbeitsraum, der Gruppen mithilfe moderner Funktionen – Chats, Anrufe, Meetings, Privat- und Gruppenunterhaltungen – noch produktiver zusammenarbeiten lässt. So bleiben Teammitglieder stets auf dem aktuellsten Stand, können auf ganz neue Art innerhalb einer Gruppe kommunizieren und auf geteilte Inhalte eines Teams zugreifen. Das alles geschieht an einem Ort, wo Mitglieder einfachen und schnellen Zugang zu alltäglich verwendeten Office-Apps, Dokumenten und Personen bekommen, um ihre Arbeit zu erledigen. Kommunikation, die sichere Nutzung gemeinsamer Daten und mobiler Zugriff auf Informationen sind heutzutage essenziell für den Erfolg eines Teams. StaffHub: Zeitpläne organisieren Diese Anwendung wurde für Mitarbeiter entwickelt, die oft inner- oder außerbetrieblich unterwegs sind und keinen festen Arbeitsplatz haben. StaffHub hilft Managern beim Erstellen von Zeitplänen, beim Verwalten von Schichten und Urlaubsanträgen sowie beim Teilen von Informationen mit ihrem Team. Die Mitarbeiter selbst verwenden die mobile App zum Anzeigen ihrer Schichten, zum Übermitteln von Anträgen zum Tausch von Schichten und von Urlaubsanträgen sowie zur Kommunikation mit dem Team. Outlook Customer Manager: Kundenbeziehungen managen Der Outlook Customer Manager gibt direkt aus Outlook heraus einen Überblick über alle Kundenaktivitäten. Das Tool fasst kundenspezifische Aktivitäten in E-Mails und Meetings zusammen und erkennt automatisch die dazugehörigen Notizen und Dokumente aus den Office 365 Anwendungen. Deals, Dokumente und Fristen werden so übersichtlich pro Kunde dargestellt. So minimieren Sie den Aufwand für das manuelle Pflegen von Kundenkontakten und -aktivitäten und sparen sich dadurch Zeit für andere Dinge. Selbst ausprobieren mit Testversion Als einer der fraglos führenden Anbieter im Bereich der modernen Zusammenarbeit feilt Microsoft weiterhin an innovativen Lösungen für Unternehmen und Selbstständige. Office 365 stellt Werkzeuge und Funktionalitäten für jedermann zur Verfügung, nicht nur für große Unternehmen mit umfangreichem IT-Personal. Wenn Sie herausfinden wollen, ob diese Produktivitätstools das Richtige für Sie sind, probieren Sie sie mit der 30-tägigen Testversioneinfach kostenfrei mal aus.

Planung ist das halbe (Arbeits)Leben: Office 365 Planner

In stressigen Zeiten, oder in der täglichen Mailflut verlieren wir schnell den Überblick über offene Aufgaben. To Dos gehen unter und wichtige Deadlines werden verschwitzt. Wer kennt nicht die Excel-Listen, mit denen dann versucht wird den Überblick zu behalten? Aber das war gestern… Office 365 Planner ist heute! Ein Gastbeitrag von Andreas Thumfahrt, FWI  (Originalartikel: https://www.fwi-group.com/blog/2016/10/planung-ist-das-halbe-arbeitsleben-office-365-planner/ ) Simple Verwaltung von Aufgaben Planner unterstützt das Aufgaben-Management Ihres Teams und bietet durch eine strukturierte Darstellung aller Aufgaben einen schnellen Überblick über den Stand der Dinge. Über verschiedene Ansichten ist sofort ersichtlich, in welchem Status sich Aufgaben befinden und wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Die konfigurierbaren Buckets können Sie Ihren eigenen Prozessen anpassen und so selbst die Schritte in Ihrer Aufgabenplanung definieren. Die selbsterklärende Benutzeroberfläche von Planner, macht Erklärungen überflüssig und Sie und Ihr Team können sofort loslegen! Aufgaben im Office 365 Planner bieten sehr viele Möglichkeiten: Selbst-definierte Kategorien, welche den Aufgaben zugeordnet werden, verschaffen einen Überblick über den Aufgabentyp, das Arbeitspaket und die Wichtigkeit der Aufgabe Checklisten teilen eine größere Aufgabe in einzelne Aufgabenschritte (perfekt für Aufgaben im Zuge von Systemtests) Beschreibungstext zur Ausführung der Aufgabendetails Mit Attachements oder Links können weitere Informationen bereitgestellt werden Unschlagbare Kombination mit Office 365 Groups Für jeden Plan, den Sie in Planner anlegen, erstellt Office 365 automatisch eine Office 365 Group. In der Gruppe kann die Kommunikation und Dokumentenablage zum Projekt organisiert werden, auch ein gemeinsames OneNote-Notizbuch lässt sich anlegen. Außerdem bietet eine Office 365 Group, die Möglichkeit in einem gemeinsamen Kalender die wichtigsten Projekttermine und Deadlines zu verwalten. Durch die Kombination von Planner und Groups haben Sie alle Informationen zu Ihrem Projekt an einem Ort gesammelt und jederzeit zugänglich. Laden Sie auch externe Mitarbeiter ein Durch Einladung externer Personen, beispielsweise Dienstleistern, Partnern oder Kunden, ist eine schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit leicht gemacht. Legen Sie Ihre Anfragen direkt als Aufgaben an, anstatt sie via E-Mail zu übermitteln. Wertvolle Zeit bei der Kommunikation wird erspart und Sie können sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren. (Der Zugriff für externe Benutzer befindet sich für Planner noch in Entwicklung) Den Überblick verloren? Sie arbeiten an mehreren Projekten zur selben Zeit? Verbringen Sie auch täglich wertvolle Zeit mit der Sammlung und Organisation von offenen Aufgaben und dem Durchforsten von E-Mails, handschriftlichen und digitalen Notizen? Auch hier schafft Planner Abhilfe: Alle Aufgaben sämtlicher Projekte werden in einer zentralen Übersicht für Sie gesammelt. So gibt es kein Versteckspiel mehr und Sie behalten den Überblick! Fazit Vor allem für agile Projekte eignet sich Office 365 Planner sehr gut, da sich mit den verschiedenen Buckets ein Kanban- oder Scrum-Board wunderbar abbilden lässt. Die schnelle und einfache Arbeitsweise in Planner trägt zur Effizienz bei. Aber auch für alle anderen Projekte bietet Planner eine ideale Möglichkeit, Aufgaben zu verwalten und gemeinsam daran zu arbeiten, ohne den Überblick zu verlieren. Durch die Möglichkeit auch externe Personen zu Planner einzuladen, bietet Ihnen Office 365 hier das ideale Tool für eine effiziente Zusammenarbeit. Sie möchten wissen, welches Projektvorgehen zu Ihrem Projekt passt? Laden Sie sich den kostenlosen Ratgeber herunter! Im Selbsttest finden Sie heraus, ob Wasserfallmodelle für Ihr IT-Projekt passen, oder eher agile Projektansätze zu bevorzugen sind. Viel Spass beim Testen, Euer Officeblog.at Team