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Office-Blog

Der österreichische Blog für Anwender und Fans der Produktivitätslösungen von Microsoft.

Projektwebseiten (Project Site) Einstellungen in Project Online

Nachdem mir einige Fragen zu den Einstellung für Project Sites in Project Online mehrfach gestellt wurden, ist das ein guter Zeitpunkt die Antworten zentral bereitzustellen. Vor einiger Zeit gab es in Project Online eine Umstellung. Früher wurden die Einstellungen für Project Sites an zwei Stellen vorgenommen: 1. PWA Einstellungen – Verbundene SharePoint-Websites – Einstellungen Hier konnten Sie definieren, ob und wann eine Site erstellt werden sollte und ob die Projektvorgänge mit der SharePoint-Aufgabenliste in der Site synchronisiert werden soll. 2. PWA-Einstellungen - Benutzersynchronisierungseinstellungen verwalten Hier haben Sie eingestellt, ob die Project Site Berechtigung aktiviert werden soll (alle Projektteammitglieder haben Zugriff auf die Site, ohne zusätzliche Konfiguration. Das hat sich nun geändert. Beide Einstellungen sind je Enterprise-Projekttyp vorzunehmen. Das hat den Vorteil, dass Sie für unterschiedliche Projektarten die gewünschte Einstellung vornehmen können. Öffnen Sie dazu jetzt PWA-Einstellungen - Enterprise-Projekttypen. Klicken Sie auf den zu ändernden Enterprise-Projekttyp. Hier finden Sie jetzt alle Einstellungen an einer Stelle, dafür je Enterprise-Projekttyp. Eine neue zusätzliche Einstellung ist verfügbar: Sie können die Projektwebseite auch in einer anderen Websitesammlung (Site Collection) erstellen. Dann ist es allerdings nicht möglich, die Vorgangsliste aus dem Projektplan mit der Aufgabenliste der Projektwebseite zu synchronisieren. Ebenso steht die Funktion zur Usersynchronisierung nicht zur Verfügung. In beiden Fällen handelt es sich um eine Project Online Funktionalität, die außerhalb der Project Online Webseitsammlung nicht vorhanden ist. Bitte beachten Sie, dass Änderungen an diesen Einstellungen sich – wie alle anderen Einstellungen auf dieser Seite – nur auf danach erstellte Projekte auswirkt!

Projektübergreifende Vorgangsabhängigkeiten

Sie können Vorgänge im Project Client projektübergreifend verknüpfen, indem Sie den ausqualifizierten Pfad zum Projekt mit der entsprechenden Vorgangsnummer eingeben. Für Projekte, die lokal oder im Netzwerk gespeichert sind, ist folgende Syntax zu verwenden: Pfad\Dateiname\Vorgangsnummer Im folgenden Beispiel ist der Projektplan Projektplan1.mpp im Verzeichnis C:\Projekte\ abgelegt, der verknüpfte Vorgang hat die Vorgangsnummer 3. Für Projekte, die in Project Online oder Project Server gespeichert sind, wird der Pfad in folgender Form angegeben: <>\Projektname\Vorgangsnummer In den Foren wird immer wieder die Frage gestellt, wie man projektübergreifende Vorgangsabhängigkeiten einfach abbilden kann, da das manuelle Eingeben des Pfades leicht zu Fehlern führt. Der im Folgenden beschrieben Weg funktioniert, wenn die Projekte lokal oder im Netzwerk gespeichert sind die Projekte im Project Server gespeichert sind und der Systemadministrator die Regional Settings des Servers auf ein europäisches Format eingestellt hat oder die Projekte in Project Online oder im Project Server gespeichert sind und Sie die gleichen Regionaleinstellungen wie Project Online oder Project Server verwenden. Dazu weiter unten nähere Informationen Um das Eintippen des Vorgangspfads zu vermeiden, öffnen Sie die Projekte, zwischen denen Abhängigkeiten definiert werden sollen. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht auf die Schaltfläche Neues Fenster. Markieren Sie im Dialogfenster Neues Fenster unter Verwendung der Umschalttaste die Projekte, die die zu verknüpfenden Vorgänge enthalten und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Die ausgewählten Projekte werden nun in einem neuen Projekt angezeigt. Im nachfolgenden Screenshot sehen Sie, dass die ausgewählten Projekte in einem neuen Projekt Projekt2 angezeigt werden. Erstellen Sie nun wie gewohnt die Verknüpfungen. Das können Sie durch Markieren der zu verknüpfenden Vorgänge unter Verwendung der Steuerungstaste und die Schaltfläche Die ausgewählten Vorgänge Verknüpfen auf der Registerkarte Vorgang erreichen, oder indem Sie auf den Balken des Vorgängervorgangs klicken und den Mauszeiger bei gehaltenem Mausklick auf den Nachfolgervorgang ziehen.  Anschließend wird in der Spalte Vorgänger des Nachfolgervorgangs der Pfad des Vorgängerprojekts angezeigt. Wenn Sie alle Verknüpfungen erstellt haben, schließen Sie das neu erstellte Projekt. Es handelt sich dabei um ein (temporäres) Hauptprojekt, das Sie nicht mehr benötigen. Verwenden Sie zum Schließen das unter “X” oder schließen Sie das Projekt über Datei – Schließen. Im ersten Schritt würde das Hauptprojekt gespeichert werden. Da Sie dieses nicht mehr benötigen, klicken Sie im Dialogfenster zum Speichern auf Nein. Die Verknüpfung bleibt erhalten. Der Vorgang aus dem anderen Projekt wird grau angezeigt. Speichern Sie die die verknüpften Projekte und schließen Sie sie wie gewohnt. Wenn Sie Projekte aus Project Online oder Project Server verwenden, sieht das Dialogfenster zum Speichern beim Schließen des Projekts etwas anders aus. Speichern Sie auch in diesem Fall das temporäre Hauptprojekt nicht, indem Sie Nein, Änderungen verwerfen auswählen. Speichern Sie Ihre Änderungen in den anderen Projekten durch Klick auf Alle ja.   Wenn Sie Projekte aus Project Online oder Project Server mit abweichenden Regionaleinstellungen auf diese Art verknüpfen möchten, öffnet sich nach Auswahl der bereits geöffneten Projekte im Dialogfenster Neues Fenster ein Fenster, das mitteilt, dass das Projekt “<>\Projektname1;<>\Projektname2” nicht gefunden werden kann. Bitte brechen Sie das Vorgehen an dieser Stelle ab. Bevor ich erkläre, wie Sie das Ziel trotzdem erreichen, möchte ich gerne den Hintergrund für dieses Problem erläutern. Nachdem Sie einen deutschsprachigen Blogartikel lesen, sind Ihre Regionaleinstellungen vermutlich auf Deutsch (<Land>) eingestellt. Im deutschsprachigen Raum und anderen europäischen Ländern wird “;” als Listentrennzeichen und “,” als Dezimaltrennzeichen verwendet. In den USA ist das genau andersherum. Project Online wird von Microsoft betrieben, so dass auf den Rechnern die US Einstellungen für Listentrennzeichen hinterlegt sind. Das kann auch der Fall sein, wenn Sie mit einem Project Server arbeiten und der Administrator diese Einstellung nicht angepasst hat – wofür es gute Gründe geben kann. Bei der Auswahl von Projekten im Dialogfenster Neues Fenster werden diese Projekte als Zeichenkette aneinandergefügt. Dazu wird das Listentrennzeichen des Clients verwendet, also “;”. Project Online oder Project Server erwarten jedoch das US amerikanische Listentrennzeichen “,”, so dass die Zeichenkette als ein Projekt mit dem Namen “<>\Projektname1;<>\Projektname2” interpretiert wird – das natürlich nicht existiert. Um das Problem zu umgehen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Temporäres Hauptprojekt aktiv erstellen Erstellen Sie ein neues Projekt. Fügen Sie nacheinander alle zu verknüpfenden Projekte über Projekt – Unterprojekt ein. Die Projekte werden in das neue Projekt eingefügt. Klappen Sie sie auf, um die Verknüpfungen, wie oben beschrieben, zu erstellen. Schließen Sie wieder zuerst das temporäre Projekt und wählen Sie im Dialogfenster Schließen die Option Nein, Änderungen verwerfen. Bestätigen Sie das Speichern der eingefügten Projekte mit Alle ja (oder einzeln mit Ja) Wenn Sie die Projekte erneut öffnen, sehen Sie die externen Vorgänge wieder grau dargestellt. Regionale Einstellungen (temporär) anpassen Sie können die Regionaleinstellungen Ihres Rechners auch temporär denen von Project Online oder des Project Servers anpassen. Systemsteuerung/Control Panel – Region/Regional Settings. Wählen Sie unter Format den Eintrag Englisch(Vereinigte Staaten). Nach der Änderung ist kein Neustart des Rechners oder von Project erforderlich. Sie können die Verknüpfung, wie zu Beginn des Artikels beschrieben, erstellen.

Project: Benutzerdefinierte Felder - Makros zur Behandlung von Zuordnungswerten

Übersicht Einleitung Makros in Project übernehmen Makro erstellen Makro starten Sicherheitseinstellungen Zuordnungswerte von Vorgangsfeld in Ressourcenfeld übertragen Benutzerdefinierte lokale Felder Benutzerdefinierte Enterprise Felder (Project Server und Project Online) Zuordnungswerte von Vorgangsfeld in Ressourcenfeld übertragen Benutzerdefinierte lokale Felder Benutzerdefinierte Enterprise Felder (Project Server und Project Online) RollUp von Zuordnungswerten zu Vorgangsfeldern Einleitung Im Artikel Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungenhatte ich angekündigt, einige Makros zum Umgang mit benutzerdefinierten Feldern zur Verfügung zu stellen. Hier finden Sie eine Übersicht von Makros, die ich in der Vergangenheit für verschiedene Aktivitäten eingesetzt habe. Makros in Project übernehmen Makro erstellen Um ein vorhandenes Makro in Project zu übernehmen, wird der Editor Microsoft Visual Basic for Applications benötigt. Starten Sie den Editor über Ansicht – Makros – Visual Basic. Im Editor sehen Sie ein Baumstruktur für verfügbare Projekte. ProjectGlobal(Global.MPT): Hier handelt es sich um die globale Projektvorlage. Makros die Sie diesem Projekt hinzufügen, stehen in allen Projekten auf Ihrem Rechner zur Verfügung. VBAProject (Ausgecheckte Enterprise-Global): Dieses Projekt wird nur angezeigt, wenn Project mit einer Verbindung zu Project Online oder Project Server gestartet wurde und die Enterprise Global geöffnet wurde. Fügen Sie Makros hier ein, wenn sie für alle Anwender bei Verbindung mit Project Server oder Project Online auf allen Rechnern zur Verfügung stehen sollen. VBAProject (Global(+ nicht zwischengespeicherte Ent…) Dieses Projekt wird nur angezeigt, wenn Project mit einer Verbindung zu Project Online oder Project Server gestartet wurde. Inhalte dieses Projekts stammen vom Server. Änderungen an dieser Stelle stehen nur in der aktuellen Sitzung zur Verfügung. VBAProject (<Projektname>): Für jedes geöffnete Projekt wird ein Eintrag mit dem jeweiligen Projektnamen angezeigt. Um ein Makro hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Zielprojekt und klicken Sie im Kontextmenü auf Einfügen. Wählen Sie danach den Eintrag Modul. Sie können dem neu erstellten Modul einen informativen Namen geben. Geben Sie dazu in das Feld Name in den Moduleigenschaften den neuen Namen ein. In das große Fenster können Sie Makros aus anderen Quellen einfügen oder eigene Makros erstellen. Makro starten Starten Sie ein Makro über Ansicht – Makros – Makros anzeigen. Wählen Sie bei Bedarf das Projekt, das das Makro beinhalten in Makros in aus. Markieren Sie das gewünschte Projekt und klicken Sie auf Ausführen. Sicherheitseinstellungen Wenn Makros in Project oder in einem Projektplan enthalten sind, sehen Sie mit den Standardeinstellungen eine Warnmeldung beim Start von Project und/oder beim Öffnen eines Projektplans. Sie können dann wahlweise Makros aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie über eine digitale Signatur verfügen oder nur eigene Makros in Project und Projektplänen haben, können Sie die Warnmeldung auch deaktivieren. Wählen Sie dazu unter Ansicht – Makros – Makrosicherh. Im Dialogfenster Trust-Center können Sie die gewünschte Einstellung vornehmen. Beachten und bedenken Sie dabei die Warnmeldung für die Option Alle Makros aktivieren. Zuordnungswerte von Vorgangsfeld in Ressourcenfeld übertragen Wie im Artikel Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungenbeschrieben, können Werte aus Vorgangsfeldern, auch wenn die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben aktiviert ist, zum Beispiel nicht in der Ansicht Ressource: Einsatz  angezeigt werden. Mit den folgenden beiden Makros können die Werte einer Zuordnung eines Vorgangsfelds in das Feld der Zuordnung eines Ressourcenfeldes übernommen werden. Grundvoraussetzung ist in jedem Fall, dass die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben für Quell- und Zielfeld aktiviert ist. Benutzerdefinierte lokale Felder Mit diesem Makro werden Zuordnungswerte des Vorgangsfelds Text1 in die Zuordnung des Ressourcenfelds Text2 übertragen. Sub ZuordnungVorgangResource() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Vorgangsfelds Text1 'in die Zuordnung des Ressourcenfelds Text2 'Voraussetzung: Für Text1 muss als Vorgangsfeld und Text 2 als 'Ressourcenfeld die Option "Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell 'eingegeben" aktiviert sein Dim P As Project Dim T As Task Dim R As Resource Dim At As Assignment Dim Ar As Assignment 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject 'Schleife über alle Vorgänge For Each T In P.Tasks 'ungültige Vorgänge ignorieren If Not T Is Nothing Then 'Sammelvorgänge ignorieren If Not T.Summary Then 'Schleife über alle Zuordnungen For Each At In T.Assignments 'Setzen der Resource der Zuordnung Set R = P.Resources(At.ResourceID) 'Schleife über alle Zuordnungen der Ressource For Each Ar In R.Assignments 'Bei Identifizierung des Assignments 'Übertragung der Werte If Ar.TaskID = T.ID Then Ar.Text2 = At.Text1 End If Next Ar Next At End If End If Next T End Sub Benutzerdefinierte Enterprise Felder (Project Server und Project Online) Mit diesem Makro werden Zuordnungswerte des benutzerdefinierten Enterprise Felds der Entität Vorgang MeinVorgangsfeld in die Zuordnung des benutzerdefinierten Enterprise Felds der Entität Ressource MeinRessourcenfeld übertragen. Sub ZuordnungVorgangResource_ECF() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Vorgangsfelds MeinVorgangsFeld 'in die Zuordnung des Ressourcenfelds MeinRessourcenfeld 'Voraussetzungen: ' - Für das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld und das Ressourcenfeld ' MeinRessourcenfeld muss die Option "Abwärts zuordnen, ' wenn nicht manuell eingegeben" aktiviert sein ' - Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld und Ressourcenfeld MeinRessourcenfeld ' dürfen im Namen KEIN Leerzeichen enthalten, da sonst kein Zugriff ' auf Zuordnungfeldermöglich ist Dim P As Project Dim T As Task Dim R As Resource Dim At As Assignment Dim Ar As Assignment Dim TFID As Double Dim RFIF As Double 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject TFID = Application.FieldNameToFieldConstant("MeinVorgangsfeld", pjTask) 'Schleife über alle Vorgänge For Each T In P.Tasks 'ungültige Vorgänge ignorieren If Not T Is Nothing Then 'Sammelvorgänge ignorieren If Not T.Summary Then 'Schleife über alle Zuordnungen For Each At In T.Assignments 'Setzen der Resource der Zuordnung Set R = P.Resources(At.ResourceID) 'Schleife über alle Zuordnungen der Ressource For Each Ar In R.Assignments 'Bei Identifizierung des Assignments Übertragung der Werte If Ar.TaskID = T.ID Then Ar.MeinRessourcenfeld = At.MeinVorgangsfeld End If Next Ar Next At End If End If Next T End Sub Zuordnungswerte von Vorgangsfeld in Ressourcenfeld übertragen Mit den folgenden beiden Makros können die Werte einer Zuordnung eines Ressourcenfelds in das Feld der Zuordnung eines Vorgangsfelds übernommen werden. Grundvoraussetzung ist in jedem Fall, dass die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben für Quell- und Zielfeld aktiviert ist. Benutzerdefinierte lokale Felder Mit diesem Makro werden Zuordnungswerte des Ressourcenfelds Text1 in die Zuordnung des Vorgangsfelds Text2 übertragen. Sub ZuordnungResourceVorgang() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Ressourcenfelds Text1 'in die Zuordnung des Vorgangsfelds Text2 'Voraussetzung: Für Text1 muss als Ressourcenfeld und Text 2 als ' Vorgangsfeld die Option "Abwärts zuordnen, wenn nicht ' manuell eingegeben" aktiviert sein Dim P As Project Dim T As Task Dim R As Resource Dim At As Assignment Dim Ar As Assignment 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject 'Schleife über alle Resourcen For Each R In P.Resources 'ungültige Ressourcen ignorieren If Not R Is Nothing Then 'Sammelvorgänge ignorieren For Each Ar In R.Assignments 'Nur Zuorddnungen des aktuellen Projekts berücksichtigen If Ar.Project = P Then 'Setzen des Vorgangs der Zuordnung Set T = P.Tasks(Ar.TaskID) 'Schleife über alle Zuordnungen des Vorgangs For Each At In T.Assignments 'Bei Identifizierung des Assignments 'Übertragung der Werte If T.ID = Ar.TaskID Then At.Text2 = Ar.Text1 End If Next At End If Next Ar End If Next R End Sub Benutzerdefinierte Enterprise Felder (Project Server und Project Online) Mit diesem Makro werden Zuordnungswerte des benutzerdefinierten Enterprise Felds der Entität Ressource MeinRessourcenfeldin die Zuordnung des benutzerdefinierten Enterprise Felds der Entität Vorgang MeinVorgangsfeld übertragen. Sub ZuordnungResourceVorgang_ECF() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Ressourcenfelds MeinRessourcenfeld 'in die Zuordnung des Vorgangsfelds MeinVorgangsFeld 'Voraussetzungen: ' - Für das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld und das Ressourcenfeld ' MeinRessourcenfeld muss die Option "Abwärts zuordnen, ' wenn nicht manuell eingegeben" aktiviert sein ' - Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld und Ressourcenfeld MeinRessourcenfeld ' dürfen im Namen KEIN Leerzeichen enthalten, da sonst kein Zugriff ' auf Zuordnungfelder möglich ist Dim P As Project Dim T As Task Dim R As Resource Dim At As Assignment Dim Ar As Assignment Dim TFID As Double Dim RFIF As Double 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject 'Schleife über alle Resourcen For Each R In P.Resources 'ungültige Ressourcen ignorieren If Not R Is Nothing Then 'Sammelvorgänge ignorieren For Each Ar In R.Assignments 'Nur Zuordnungen des aktuellen Projekts berücksichtigen 'und damit auch Zuordnungen nicht geöffneter Projekte 'ausschließen, falls "Sammelressourcenzuweisungen laden" 'beim Start des Clients aktiv ist If Ar.Project = P Then 'Setzen des Vorgangs der Zuordnung Set T = P.Tasks(Ar.TaskID) 'Schleife über alle Zuordnungen des Vorgangs For Each At In T.Assignments 'Bei Identifizierung des Assignments Übertragung der Werte If T.ID = Ar.TaskID Then At.MeinVorgangsfeld = Ar.MeinRessourcenfeld End If Next At End If Next Ar End If Next R End Sub RollUp von Zuordnungswerten zu Vorgangsfeldern Wie im Artikel Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungenbeschrieben, können Werte aus Vorgangsfeldern auf der Zuordnungsebene manuell überschrieben werden, wenn die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben aktiviert ist. Manchmal wird dann ein RollUp des Wertes zurück auf die Vorgangsebene benötigt. Häufig taucht die Fragestellung bei Einsatz des Project Servers oder Project Online auf. Wenn die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben aktiviert ist, kann das Feld Projektteammitgliedern zum Ändern in Meine Vorgänge (Tasks.aspx) oder der Arbeitszeittabelle (Timesheet.aspx) zur Verfügung gestellt werden. Wenn ein Teammitglied eine Änderung an diesem Feld vornimmt, besteht häufig die Erwartung, den Wert auf der Vorgangsebene zu sehen. Die Änderung wird jedoch nur auf der Zuordnungsebene vorgenommen, der Wert steht auf der Vorgangsebene somit nicht zur Verfügung. Wenn eine eindeutige Logik definierbar ist, kann das folgende Makro das RollUp vornehmen. Sub RollUpVonZuordnungsEbeneAufVorgangsEbene() 'Übertragung des Wertes der Zuordnung des Vorgangsfelds MeinVorgangsFeld 'in das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld 'Voraussetzungen: ' - Für das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld muss die ' Option "Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben" ' aktiviert sein ' - Das Vorgangsfeld MeinVorgangsFeld darf im Namen KEIN Leerzeichen ' enthalten, da sonst kein Zugriff auf Zuordnungfelder möglich ist Dim P As Project Dim T As Task Dim A As Assignment Dim AV As String Dim TFID As Double 'Setze P auf das aktive Projekt Set P = ActiveProject 'Das Bearbeitens eine Enterprise Custom Fields muss über die FeldID erfolgen TFID = Application.FieldNameToFieldConstant("MeinVorgangsfeld", pjTask) 'Schleife über alle Vorgänge For Each T In P.Tasks 'ungültige Vorgänge ignorieren If Not T Is Nothing Then 'Sammelvorgänge und Vorgänge ohne Zuordnungen ignorieren If Not T.Summary And T.Assignments.Count > 0 Then 'AV initial setzen AV = "" 'Schleife über alle Zuordnungen For Each A In T.Assignments 'Hier muss eine Logik implementiert werden 'Beispiel: Werte zusammenfügen AV = AV + A.MeinVorgangsfeld Next A 'Setzen des Vorgangsfelds über die FeldID aus TFID T.SetField FieldID:=TFID, Value:=AV End If End If Next T End Sub

Office 2007–Das Ende naht

Am 11. April 2017 endet nach 10 Jahren der Produktlebenszyklus von Exchange Server 2007, am 10. Oktober 2017 folgen Office 2007, Project Server 2007 und SharePoint Server 2007. Diese Produkt-Einstellung von Office 2007 ist anders als bisherige Client-Server-Upgrades. Sie markiert einen Paradigmenwechsel hin zu einem „Mobile-first, Cloud-first”-Ansatz für Ihre Produktivitätslösungen. Folgende Risiken bestehen für Ihre Kunden: Keine Sicherheitsupdates mehr Kein Support von Microsoft Keine garantierte Office 365-Integration Exchange 2016 funktioniert nicht mit Office 2007 Exchange Online wird Office 2007 ab Oktober 2017 blockieren Keine Benachrichtigungen/Warnungen für veraltete Office-Produkte Erfahren Sie in unserem Webinaram Freitag, 10. März 2017 | 09:30 - 10:30 Uhr, welche Möglichkeiten es für Sie als Kunde oder Partner gibt, wie die nächsten Schritte aussehen und wie Sie diese Gelegenheit bestmöglich nutzen, um den Mehrwert einer modernisierten IT auszuschöpfen. Melden Sie sich ganz einfach und völlig kostenlos zu unserem Webinar an >> Sie haben zu diesem Termin keine Zeit? Melden Sie sich trotzdem an und erhalten Sie die Aufzeichnung ganz einfach per Mail.

Project: Benutzerdefinierte Felder - Nachschlagetabellen

Im Artikel Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen habe ich benutzerdefinierte Felder für die Entitäten Vorgang, Ressource und Zuordnung (und Project) beschrieben. In diesem Artikel möchte ich Konfigurationsmöglichkeiten für Nachschlagetabellen beschreiben. Im Folgenden finden Sie Beschreibungen zu Unterschiede zwischen Project Client und Project Online/Server Project Client Mehrstufige Nachschlagetabellen Codes ohne untergeordnete Werte Standardwert festlegen Eingabe zusätzlicher Werte erlauben Reihenfolge Mehrfache Verwendung einer Nachschlagetabelle Project Online und Project Server Reihenfolge der Konfiguration Nachschlagetabelle anlegen Gliederungsstruktur festlegen Reihenfolge Feld erstellen und mit Nachschlagetabelle verknüpfen Standardwert und Codes ohne untergeordnete Werte Mehrfachauswahl Benutzerdefinierte Felder und/oder Nachschlagetabellen aus Project Client in Project Online oder Server übernehmen Unterschiede zwischen Project Client und Project Online/Server Sie können Nachschlagetabellen im Client als auch in Project Online bzw. Project Server konfigurieren. Es gibt jedoch kleine Unterschiede. So können Sie im Client mehrstufige Nachschlagetabellen nur für den Type Gliederungscode definieren. Nachschlagetabellen eines anderen Typs sind immer einfache Listen ohne Gliederungsmöglichkeiten. Dafür ist es im Client möglich, das Hinzufügen neuer Werte zu einer Nachschlagetabelle über die Dateneingabe zu ermöglichen. Zudem ist es in Project Online und Project Server möglich, eine Nachschlagetabelle für mehrere Felder ohne zusätzliche Schritte zu verwenden. Doch sehen wir uns die Konfigurationsmöglichkeiten an. Project Client Zum Konfigurieren von Feldern mit Nachschlagetabellen öffnen Sie das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder über Projekt – Benutzerdefinierte Felder. Markieren Sie das Feld, für das eine Nachschlagetabelle angelegt oder bearbeitet werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche Nachschlagen. Geben Sie die Werte und gegebenenfalls eine Beschreibung ein. Nutzen Sie die Symbolleiste zum Einfügen, Löschen oder Bearbeiten von Einträgen. Die Beschreibung wird bei der Auswahl von Werten zur Eingabeerleichterung angezeigt. Mehrstufige Nachschlagetabellen Mehrstufige Nachschlagetabellen können im Client nur für Felder vom Typ Gliederungscode angelegt werden. Für Felder vom Typ Gliederungscode ist die Option Nachschlagen aktiv. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Nachschlagewerte zu konfigurieren. Um eine mehrstufige Nachschlagetabelle zu konfigurieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Format bearbeiten. Definieren Sie für jede erforderliche Ebene das Codeformat. Bei Bedarf können Sie auch das Trennzeichen anpassen. Schließen Sie anschließend das Dialogfenster Codeformatierung. Das definierte Codeformat wird im Feld Codevorschau angezeigt. Tragen Sie den gewünschten Wertevorrat ein und verwenden Sie die Symbolleiste zum Höher- und Tieferstufen bzw. Einfügen oder Entfernen. Codes ohne untergeordnete Werte Aktivieren Sie die Checkbox Nur Codes ohne untergeordnete Werte zulassen, wenn nur die unterste Gliederungsebene ausgewählte werden soll. Standardwert festlegen Für Nachschlagetabellen aller Typen können Sie einen Standardwert festlegen. Wählen Sie dazu in der Liste den gewünschten Standardwert, aktivieren Sie die Checkbox Einen Wert aus der Tabelle als Standardeingabe für das Feld verwenden und klichen Sie auf die Schaltfläche Standard festlegen. Ein gewählter Standardwert wird in der Tabelle hervorgehoben. Eingabe zusätzlicher Werte erlauben Aktivieren Sie die Option Die Eingabe zusätzlicher Elemente in Felder zulassen, wenn eine Ergänzung der Liste über die Eingabe von Werten möglich sein soll. Damit ist die Auswahl nicht auf vorhandene Werte beschränkt, sondern zusätzliche Werte können eingegeben werden. Der neue Wert wird automatisch der Nachschlagetabelle hinzugefügt. Reihenfolge Wählen Sie die gewünschte Sortierung für die Dateneingabe durch Aktivierung der entsprechenden Option. Wenn auch die angezeigte Tabelle neu sortiert werden soll, wählen Sie die Option der gewünschten Sortierung und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Sortieren. Mehrfache Verwendung einer Nachschlagetabelle Wie in der Einleitung angekündigt, können Sie die Nachschlagetabelle nicht mehrfach verwendet werden. Sie können jedoch eine bereits vorhandene Nachschlagetabelle aus dem aktuellen oder einem anderen geöffneten Projekt importieren. Nach dem Import handelt es sich jedoch wieder um eine eigene, von der ersten Nachschlagetabelle unabhängige Tabelle. Zum Importieren einer Tabelle klicken Sie auf die Schaltfläche Nachschlagetabelle importieren. Wählen Sie das Projekt, das die zu importierende Nachschlagetabelle enthält und das Feld mit dieser Nachschlagetabelle aus. Klicken Sie anschließend auf OK, um die Werte zu übernehmen. Project Online und Project Server Zum Konfigurieren von Benutzerdefinierten Feldern und Nachschlagetabellen  in Project Online oder Project Server öffnen Sie die Konfigurationsseite im Browser mit Einstellungen – PWA Einstellungen (Servereinstellungen) – Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und Nachschlagetabellen. Felder und Nachschlagetabellen, die Sie hier definieren, stehen anschließend für alle Benutzer zur Verfügung. Reihenfolge der Konfiguration Im Unterschied zur Konfiguration im Client kann eine Nachschlagetabelle für verschieden Felder verwendet werden. Dadurch ist die Tabelle unabhängig von Feldern zu erstellen und vorzugsweise auch vor der Erstellung des Feldes (oder der Felder) angelegt werden. Nachschlagetabelle anlegen Klicken Sie im unteren Teil des Fensters auf Neue Nachschlagetabelle. Geben Sie einen Namen für die Nachschlagetabelle ein und wählen Sie den Feldtyp. Gliederungsstruktur festlegen Im Unterschied zum Client ist die Gliederungsstruktur für alle Typen möglich. Definieren Sie analog zur Konfiguration im Client das Codeformat und das Trennzeichen für alle Gliederungsebene. Tragen Sie den gewünschten Wertevorrat ein und verwenden Sie die Symbolleiste zum Höher- und Tieferstufen, Einfügen oder Entfernen und Verschieben.. Reihenfolge Auch in Project Online und Project Server können Sie die Reihenfolge der Anzeige zur Auswahl von Werten festlegen. Wählen Sie dazu die gewünschte Option aus. Eine Neusortierung der Werte innerhalb der Tabelle ist hier nicht möglich. Sie können das durch die Schaltflächen Verschieben manuell vornehmen. Wichtig: Wenn bereits Felder diese Nachschlagetabelle verwenden, ändern Sie die Reihenfolge bitte keinesfalls durch Löschen und erneutes Einfügen. Hinter jedem Eintrag liegt eine GUID, wobei im Hintergrund immer diese GUID für die Feldwerte für Ressourcen, Vorgänge und Projekte hinterlegt ist. Durch ein Löschen und erneutes Einfügen wird für den Wert eine neue GUID erzeugt, so dass die Beziehung bereits verwendeter Wert gelöscht wird. Somit gilt: Ein Verschieben sollte nur mit den Schaltflächen Verschieben erfolgen. Klicken Sie auf Speichern, wenn die Nachschlagetabelle fertig konfiguriert ist. Feld erstellen und mit Nachschlagetabelle verknüpfen Klicken Sie im oberen Teil des Fensters Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und –Nachschlagetabellen auf Neues Feld. Geben Sie einen Namen für das Feld ein und wählen Sie Entität und Typ. Aktivieren Sie die Option Nachschlagetabelle und wählen Sie die gewünschte Nachschlagetabelle. Standardwert und Codes ohne untergeordnete Werte Um einen Standardwert festzulegen, aktivieren Sie die Option Wählen Sie einen Wert aus, der beim Hinzufügen neuer Elemente als Standardwert verwendet werden soll und klicken Sie auf die Schaltflächen “…” zur Auswahl des Standardwerts. Aktivieren Sie die Checkbox Nur Codes ohne untergeordnete Werte zulassen, wenn nur Werte der untersten Gliederungsebene verwendet werden sollen. Mehrfachauswahl In Project Online und Project Server können Sie auch die Mehrfachauswahl für ein Feld zulassen. Aktivieren Sie dazu die Option Auswahl mehrerer Werte aus der Nachschlagetabelle zulassen. Nehmen Sie bei Bedarf weitere Anpassungen vor und klicken Sie anschließend auf Speichern. Benutzerdefinierte Felder und/oder Nachschlagetabellen aus Project Client in Project Online oder Server übernehmen Als Administrator können Sie auch Felder und deren Nachschlagetabelle aus einem Projekt in Project Online oder Project Server übertragen. Öffnen Sie dazu das entsprechende Projekt, nachdem Sie Project Client mit Serververbindung gestartet haben. Öffnen Sie das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder und markieren Sie das Feld, dass Sie in Project Online oder Project Server übertragen möchten. Klicken Sie Auf die Schaltfläche Feld zu Enterprise hinzufügen. Überschreiben Sie bei Bedarf die Werte für Feldname und Name der Nachschlagetabelle. Sie können die Namen auch zu einem späteren Zeitpunkt unter PWA Einstellungen - Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und –Nachschlagetabellen durch Bearbeiten des Feldes oder der Nachschlagetabelle nach einem Klick auf den Namen ändern. Die erfolgreiche Anlage wird bestätigt. Das neue Feld und die Nachschlagetabelle stehen nach dem Neustart von Project Client zur Verfügung. Wenn Sie nur die Nachschlagetabelle benötigen, können Sie anschließend das erstellte Feld unter unter PWA Einstellungen - Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und –Nachschlagetabellen wieder löschen.

Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen

Das ist der erste von drei Artikeln zu benutzerdefinierten Feldern in Project Client und Project Server bzw. Project Online. In Project können Sie auf benutzerdefinierte Felder zurückgreifen, um Zusatzinformationen zu hinterlegen. Im Client stehen dafür Felder folgender Typen zur Verfügung: Kosten Datum Dauer Ende Attribut (Ja/Nein) Zahl Anfang Text Gliederungscode Für Felder vom Typ Text stehen 30 Felder zur Verfügung, für Felder der Typen Attribut und Zahl sind jeweils 20 Felder vorhanden, alle anderen Typen verfügen jeweils über 10 Felder. Diese Felder können im Client jeweils für Vorgänge oder Ressourcen definiert werden. Wenn Project Server oder Project Online im Einsatz ist, kann der Administrator unter PWA Einstellungen / Servereinstellungen – Benutzerdefinierte Felder und Nachschlagetabellen eine beliebige Anzahl von Feldern folgender Entitäten definieren: Kosten Datum Dauer Attribut (Ja/Nein) Zahl Text Zudem können in diesem Fall auch Felder für die Entität Projekt der zuvor gelisteten Typen angelegt werden. Bitte beachten Sie Folgendes: Die Felder jeder Entität (Vorgang oder Ressource) stehen nur in den jeweiligen Ansichten zur Verfügung. Vorgangsfelder können nur in Vorgangsansichten (z.B. Gantt-Diagramm, Vorgang: Einsatz, …) angezeigt werden, Ressourcenfelder stehen nur in Ressourcenansichten (Ressource: Tabelle, Ressource: Einsatz, …) zur Verfügung. Das gilt sowohl für die vordefinierten Client-Felder als auch für die vom Administrator in Project Server oder Project Online angelegten Felder. Die im Client vordefinierten Vorgangs- und Ressourcenfelder können angepasst werden. Nutzen Sie folgende Anpassungsmöglichkeiten unter Projekt – Benutzerdefinierte Felder: Umbenennen eines Felds, so dass es leichter erkannt wird.   Festlegung einer Nachschlagetabelle für ein Feld, aus dem der Benutzer einen Wert auswählen kann. Hierzu mehr unter Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen. Einen Wert für das Feld mit einer Formel berechnen. Der errechnete Wert kann eine Zahl, Datum, boolescher Wert oder Text je nach Typ des Feldes sein. Darüber hinaus können auch grafische Symbole angezeigt werden, indem Sie einige einfachen Regeln festlegen.   Siehe Formelfelder in Project. Ab der Version 2007 können Sie auch eine Vererbung von Feldern von der Vorgangs- oder Ressourcenebene auf die Zuordnungsebene definieren. Dazu aktivieren Sie in Projekt – Benutzerdefinierte Felder für das entsprechende Feld die Option Abwärts zuordnen, wenn nicht manuell eingegeben. Im folgenden Beispiel ist für das Feld Text1 die Option nicht aktiviert. Daher wird auf der Zuordnungsebene kein Wert für Text1 angezeigt. Für das Feld Text2 ist die Option aktiv, daher wird der Wert von Text2 des Vorgangs auch für die Zuordnung angezeigt. Der Wert ist dann auf der Zuordnungsebene überschreibbar. Sobald der Wert einmalig überschrieben wurde, ist die Vererbung von der Vorgangsebene aufgehoben. Änderungen des Werts auf der Vorgangsebene wirken sich dann nicht mehr auf die betroffene Zuordnung aus. Beachten Sie hierbei, dass ein Wert eines vererbten Vorgangsfeldes auf der Zuordnung nicht in Ressourcenansichten zur Verfügung steht, somit auch nicht in der Ansicht Ressource: Einsatz. Analog steht stehen Zuordnungsfelder von Ressourcenfelder nicht in Vorgangsansichten wie Ressource: Einsatz zur Verfügung. Werte von Zuordnungen eines Vorgangsfeldes können nur per Makro in auf die Zuordnungsebene einen Ressourcenfeldes übertragen werden. Analog können auch nur Werte von Zuordnungen eines Ressourcenfeldes per Makro in auf die Zuordnungsebene einen Vorgangsfeldes übertragen werden. Auch zum Thema Makros finden Sie hier in Kürze mehr. Bemerkung: Bis zur Version 2003 gab es noch Felder für die Entität Zuordnung, die in den folgenden Versionen jedoch nicht mehr vorhanden sind. Weitere Informationen: Benutzerdefinierte Datumsfelder im Terminplan darstellen Formelfelder in Project Benutzerdefinierte Felder - Nachschlagetabellen

Änderung der Mindestanforderung für die Project Version zum Verbinden mit Project Online

Ein wichtiger Hinweis für alle Project Online User: Ab 1. März 2017 können Sie Project Professional 2013 nicht mehr zum Verbinden mit Project Online nutzen. Bitte weisen Sie gegebenenfalls Ihre zuständigen Kollegen auf die entsprechende Meldung im Nachrichtencenter der O365-Administration hin: Mehr Informationen finden Sie im Microsoft Project Support Blog: Using Project Online? Time to be sure you upgrade the client software Bitte prüfen Sie Ihren Handlungsbedarf und bereiten Sie die Umstellung rechtzeitig vor, so dass Ende Februar ein störungsfreier Übergang sichergestellt ist.

Zeitachsen in Project Online Desktop Client – neue Funktionen

Wie in Project 2016 – verschiedene Zeitachsenbeschrieben, gibt es in Project 2016 und Project Online Desktop Client die Möglichkeit, mehrere Zeitachsen darzustellen. Jetzt gibt es hierzu in Project Online Desktop Client weitere Verbesserungen. Bitte beachten Sie, dass dieses Verbesserungen nur in der Click-To-Run-Version verfügbar sind, also nur, wenn Sie Project über die Project Online Subscription bezogen haben. Abhängig vom Updatekanal sehen Sie die Funktionen bereits jetzt oder erst mit dem nächsten Update. In Project 2016 stehen die Funktionen nicht zur Verfügung. Zeitachsenbeschriftung Sie können mit der neuen Version den einzelnen Zeitachsen Bezeichnungen hinzufügen. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Format auf die Schaltfläche Balkenbezeichnung. Sie können hier Namen für jeden Balken eingeben, die dann unterhalb der Zeitachse dargestellt werden. Vorgangsstatus Eine weitere neue Funktion ist die Darstellung des Vorgangsstatus in der Zeitachse. Diese Anzeige ist automatisch aktiviert. Sie erkennen den Fortschritt eines Vorgangs an der dunkleren Färbung für die gewählte Füllfarbe. Sie können den Vorgangsstatus jederzeit über Format – Datumsformat – Vorgangsstatus ausblenden. Viel Erfolg mit den neuen Funktionen!

Neue Funktion für Teamvorgänge in Project Online

Seit 15. November 2016 steht in allen Project Online Tenants eine neue Funktion für Teamzuordnungen zur Verfügung. Sehen wir uns im ersten Schritt die Standardfunktionalität an. Teamzuordnungen Teamzuordnungen existieren bereits seit Project Server 2007. Wenn die Konfiguration für Teamzuordnungen vorgenommen wurde, kann ein Projektmanager einen Vorgang einer Ressource zuordnen, die als Repräsentant für ein Team konfiguriert ist. Mitgliedern dieses Teams ist es dann möglich, sich diesen Vorgang selbst zuzuordnen. Konfiguration von Teams in Project Server und Project Online Nach der Installation von Project Server 2007, Project Server 2010, Project Server 2013 und Project Server 2016 und der Erstellung einer Project Web App Instanz in Project Online, gibt es ein benutzerdefiniertes Feld Team Name / Teamname. Zusätzlich ist vom Administrator eine Nachschlagetabelle für Team Name / Teamname anzulegen und Werte für Teams anzugeben. Im folgenden Bespiel wird ein Team für die Hardware-Abteilung angelegt. Anschließend ist diese neue Nachschlagetabelle dem vorhandenen benutzerdefinierten Feld Team Name / Teamname zuzuordnen. Bemerkung: Bitte beachten Sie, dass Sie, dass die Zuordnung einer Nachschlagetabelle zu einem benutzerdefinierten Feld nachträglich nicht geändert werden kann! Anschließend können Sie die Teammitglieder diesem Team zuordnen und eine Ressource als Teamrepräsentanten einrichten. In diesem Beispiel ist die generische Ressource IT HW Team als Teamzuordnungspool konfiguriert. Alle Ressourcen der Hardware-Abteilung sind dem Team IT HW aus der Nachschlagetabelle Team Name zugeordnet. Einsatz von Team Ressourcen in Project Server und Project Online Ein Projektmanager kann nun einen Vorgang dem Teamrepräsentanten zuordnen. Mitglieder dieses Teams können sich nun selbst dem Teamvorgang zuordnen. Zugriff auf vorhandene Teamvorgänge haben Teammitglieder über Vorgänge – Zeile hinzufügen – Teamvorgänge hinzufügen. Nach Auswahl eines Teamvorgangs kann dieser dem angemeldeten Benutzer zugeordnet werden. Die Neuzuordnungsanfrage ist, wie alle Statusaktualisierungen, durch den Projektmanager zu akzeptieren und zu veröffentlichen. Anschließend sieht das Teammitglied den Vorgang unter Vorgänge. Standardfunktionaliät In allen Project Server On Premise Versionen und in Project Online mit der Standardeinstellung wird damit die Zuordnung vom Teamrepräsentanten auf das Teammitglied geändert. Da der Vorgang dann nicht mehr dem Teamrepräsentanten zugeordnet ist, kann sich kein weiteres Teammitglied diesem Vorgang selbst zuordnen. Neue Funktion in Project Online Seit 15. November 2016 können Sie in Project Online einstellen, dass ein Teamvorgang auch nach einer Selbstzuordnung eines Teammitglieds auch anderen Teammitgliedern zur Selbstzuweisung zur Verfügung steht. Damit ist Microsoft einem Wunsch aus User Voice gefolgt. Zur Aktivierung des neuen Features öffnen Sie PWA-Einstellungen - Vorgangseinstellungen und –anzeige. Aktivieren Sie die Checkbox Zuweisen von Teamaufgaben zum Teamzuweisungspool und zu mehreren Teammitgliedern zulassen. Zuweisen von Teamaufgaben zum Teamzuweisungspool und zu mehreren Teammitgliedern zulassen Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird die Zuordnung nicht vom Repräsentanten auf das Teammitglied geändert, sondern eine zusätzliche Zuordnung für das Teammitglied erstellt. Damit steht der Vorgang auch anderen Teammitgliedern zur Selbstzuordnung zur Verfügung. Mit dieser Einstellung liegt die Verantwortung beim Projektmanager, die Zuordnung für den Teamrepräsentanten anzupassen, wenn bereits Teammitglieder an dem Vorgang arbeiten. Ich hoffe, dass die Umsetzung einer lange gehegten Anforderung auch Ihnen hilft. Und ich kann Sie nur ermutigen, die Möglichkeit zur Mitwirkung an neuen Features intensiv zu nutzen!

Leistungssteuerung – Ändern von Ressourcenzuordnungen

Nachdem ich gerade eine Anfrage zu einem Verhalten in Project erhalten habe, die durch den Artikel Project rechnet immer so komisch oder der Einfluss der Vorgangsartnicht beantwortet ist, möchte ich die Erklärung hiermit nachliefern. Neben den Vorgangsarten beeinflusst auch die Einstellung für leistungsgesteuert das Verhalten von Project, wenn Sie die Anzahl der zugeordneten Ressourcen zu einem Vorgang ändern. Leistungsgesteuert bedeutet, dass bei der der Änderung von zugeordneten Ressourcen zu einem Vorgang die vorhandene Arbeit aufgeteilt wird. In den aktuellen Versionen von Project ist diese Option im Standard deaktiviert. Sie finden die Einstellung zur Leistungssteuerung im Dialogfenster Informationen zum Vorgang auf der Registerkarte Erweitert. Für die Vorgangsart Feste Arbeit ist die Leistungsteuerung immer aktiviert: Wenn die Arbeit der feste Faktor ist, wird die Arbeit bei der Änderung von Ressourcenzuordnungen immer zwischen den Ressourcen aufgeteilt. Im folgenden sehen Sie ein Beispiel für alle Kombinationsmöglichkeiten für Vorgangsart und leistungsgesteuert. Da sich die Einstellung für Leistungsgesteuert nur bei einer Änderung von Ressourcenzuordnungen auswirkt, ist allen Vorgängen bereits eine Ressource zugeordnet. Beim Zuordnen einer weiteren Ressource funktioniert nun folgendes: Nicht leistungsgesteuert (Standardeinstellung) Für beide Vorgangsarten Feste Einheit und Feste Dauer wird die zweite Ressource für die gesamte Dauer des Vorgangs mit den Standardeinheiten zugeordnet. Die zweite Ressource bringt hier die “eigene Arbeit” mit, so dass sich der Wert für Arbeit für den Vorgang verdoppelt. Leistungsgesteuert Die Vorgangsarten Feste Einheiten und Feste Arbeit in Verbindung mit leistungsgesteuert bedingen hier, dass die vorhandene Arbeit für den Vorgang auf die beiden Ressourcen aufgeteilt wird. Da die Einheiten aufgrund der Vorgangsart unverändert bleiben, verkürzt sich die Dauer auf die Hälfte. Mit der Vorgangsart Feste Dauer darf die Dauer nicht verändert werden, durch die Leistungsteuerung wird die vorhandene Arbeit auf die Ressourcen aufgeteilt. Damit ergibt sich, dass beide Ressourcen jeweils zu 50% während der Gesamtdauer des Vorgangs daran arbeiten. (Bedenken Sie, dass ab der Version 2010 in diesem Fall die 50% nicht mehr im Dialogfenster Ressourcen zuordnen und in der Gantt-Ansicht angezeigt werden, siehe auch Zuordnungseinheiten in Project ab Version 2010) Weitere Informationen zur Leistungssteuerung finden Sie auch unter Leistungsgesteuert (Vorgangsfeld) und Ändern der Einstellung "Leistungsgesteuert" für Vorgangsarten.

Office 365 loves the brandnew Dynamics 365

Seit 1. November 2016 ist Dynamics 365, die nächste Generation intelligenter Business Apps, verfügbar! Grund genug, einen Blick auf die neuen Dynamics 365 Business Apps zu werfen und wie diese mit Office 365 zusammen spielen. Cornelia König, Business Group Lead Dynamics 365 gibt euch einen kurzen Überblick. Sales: für eine 360 Grad Sicht auf deine (künftigen) Kunden. Erfassen und Weiterentwickeln von Interessenten (auch von Websites, Emails) bis zur Verkaufschance, Angebot und Co. Integrietes Leadscoring zur Priorisierung der wichtigen Kunden, Reminder bei Vertragsabläufen, Up- und Cross-Sell Indikationen, LinkedIn Integration, Erfassen von Stimmungen zu Produkten und Dienstleistungen, Kundenumfragen Field Service: Toolsupport um vom reaktiven zum pro-aktiven Service zu kommen, also den Kunden technisch zu servicieren bevor es zu einer Beschwerde kommt. Brauche ich überall da wo ein Techniker anreist, um etwas zu reparieren – also den richtigen Techniker (Know-How, Ausbildung, Erfahrung), mit dem richtigen Werkzeug, über die optimale Route zum wichtigsten Supportfall zu lotsen – alles automatisiert! Ganz nebenbei auch noch Tracking von Kosten, Durchlaufzeiten, Problemfelder, etc Customer Service: Call Center, Support Mitarbeiter, aber auch ein beratender Verkäufer (z.B. in einem Geschäft) – Informationen zu Produkten, Preisen, Rabattstaffeln und Co auf Knopfdruck. 360 Grad Sicht auf den Kunden, um z.B. bei Beschwerden durch einen Anruf bei der Hotline den Fall zu dokumentieren (eventuelle Verkaufschance für einen Vertriebsmitarbeiter) Project Service Automation: Zur Priorisierung der richtigen Projekte und Automatisierung des Projektmanagements – z.B. Reminder vor Deadlines an verantwortliche Personen, Zuteilen von Aktivitäten/Abhaken von erledigten Aktivitäten für automatisierte Reminder zum nächsten Projektstep – alles was hilft Projekte in scope, time, budget zu erledigen inkl. Der Automatisierung von verrechenbarer Dienstleistung Financials & Operations: Alles rund um schnellere Bereitstellung durch Kerngeschäftsprozesse – automatisierte Produktion/Versand/Verrechnung, Lager-, Logistikmanagement, Omnichannel Vertrieb, Finanzmanagement und Co Marketing: Kooperation mit Adobe für alles rund um Marketingautomation Und was hat das mit Office 365 zu tun? Nur ein paar einfache Productivity-Beispiele: Erfassen von Interessenten, die per E-Mail anfragen auf Knopfdruck in Outlook, um Konversation und Kontaktdaten zentral im Dynamics365 zu speichern. SharePoint Integration, um Verkaufsunterlagen direkt an der Kundenverkaufschance zentral in Dynamics 365 abzulegen. Skype Integration, damit ein dokumentierter Beschwerdefall schon bei Anruf in Dynamics 365 aufscheint und die  Kundenhistorie, Gesprächsnotizen, etc. dargestellt werden, bevor Sie noch abgehoben haben. Zusatzinfos, die in  in Outlook bei eingekommenden E-Mails angezeigt werden, die Ihnen evtl. direkt bei der Beantwortung von Fragen helfen - wie offene Rechnungen, zuletzt gekaufte Produkte & Preise, etc. Liebe auf den ersten Blick (auf youtube gibt es auch pro BizApp ein Video, das schnell und einfach den Nutzen der einzelnen BizApp erklärt: https://www.youtube.com/watch?v=LTJJEubW9iM&list=PLcakwueIHoT_Bklngd-TmZSzq2vgVtkGh&index=12 Mehr Details zu Dynamics 365 findet ihr auf der Offiziellen Microsoft Seite unter: https://www.microsoft.com/en-us/dynamics365/home Bei Fragen stehen natürlich auch das Dynamics 365 Team unter dyn-at@microsoft.com bereit. Liebe Grüße, Euer Officeblog.at Team

E-Mail Benachrichtigung in Project Online ohne Exchange Online

Vor fast einem Jahr habe ich in E-Mail Benachrichtigung in Project Onlinebeschrieben, wie Sie die Benachrichtigung in Project Online aktivieren können und welche Einstellungsmöglichkeiten die Anwender haben. Wenn Sie Exchange Online nicht im Einsatz haben, wird die Benachrichtigung jedoch nicht ohne zusätzliche Einstellungen versandt. Es gibt aktuell (Stand Oktober 2016) zwei Varianten, um die Benachrichtigungen auch ohne Exchange Online zu empfangen. Geschäftliche E-Mail-Adresse in Benutzerprofil Seit Anfang Oktober 2016 kann zum Versand der Benachrichtigung die E-Mail-Adresse aus dem Benutzerprofiel herangezogen werden. Siehe dazu auch Brians Blog vom 10. Oktober 2016 Project Online: Notifications even if you don’t have Exchange Online. Für diese Anpassung müssen Sie als Administrator für den Tenant berechtigt sein. Bearbeiten Sie die “Geschäftliche E-Mail-Adresse” in den Benutzerprofilen im SharePoint Admin Center. Wenn keine Änderung, wie im folgenden Abschnitt beschrieben, vorgenommen wird, erfolgt der Versand der Benachrichtigung an diese E-Mail-Adresse. E-Mail-Adresse für Ressourcen hinterlegen Die “Geschäftliche E-Mail-Adresse” wird zum Versand nicht herangezogen, wenn Sie für Ressourcen eine E-Mailadresse hinterlegen. Diese Anpassung ist für jeden möglich, der Ressourcen in Project Online bearbeiten darf und auf dem eigenen Rechner Anpassungen an der Registry vornehmen darf. Da die E-Mail-Adresse in Project Online mit Standardeinstellungen nicht editierbar ist, muss hier erst das Bearbeiten der E-Mail-Adresse im Client ermöglicht werden. Folgen Sie dafür bitte der Anleitung Gesperrte Enterpriseressourcenfelder in Project Client bearbeiten. Viel Erfolg beim Nutzen von E-Mail-Benachrichtigungen in Project Online, auch ohne Exchange Online!

Planung ist das halbe (Arbeits)Leben: Office 365 Planner

In stressigen Zeiten, oder in der täglichen Mailflut verlieren wir schnell den Überblick über offene Aufgaben. To Dos gehen unter und wichtige Deadlines werden verschwitzt. Wer kennt nicht die Excel-Listen, mit denen dann versucht wird den Überblick zu behalten? Aber das war gestern… Office 365 Planner ist heute! Ein Gastbeitrag von Andreas Thumfahrt, FWI  (Originalartikel: https://www.fwi-group.com/blog/2016/10/planung-ist-das-halbe-arbeitsleben-office-365-planner/ ) Simple Verwaltung von Aufgaben Planner unterstützt das Aufgaben-Management Ihres Teams und bietet durch eine strukturierte Darstellung aller Aufgaben einen schnellen Überblick über den Stand der Dinge. Über verschiedene Ansichten ist sofort ersichtlich, in welchem Status sich Aufgaben befinden und wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Die konfigurierbaren Buckets können Sie Ihren eigenen Prozessen anpassen und so selbst die Schritte in Ihrer Aufgabenplanung definieren. Die selbsterklärende Benutzeroberfläche von Planner, macht Erklärungen überflüssig und Sie und Ihr Team können sofort loslegen! Aufgaben im Office 365 Planner bieten sehr viele Möglichkeiten: Selbst-definierte Kategorien, welche den Aufgaben zugeordnet werden, verschaffen einen Überblick über den Aufgabentyp, das Arbeitspaket und die Wichtigkeit der Aufgabe Checklisten teilen eine größere Aufgabe in einzelne Aufgabenschritte (perfekt für Aufgaben im Zuge von Systemtests) Beschreibungstext zur Ausführung der Aufgabendetails Mit Attachements oder Links können weitere Informationen bereitgestellt werden Unschlagbare Kombination mit Office 365 Groups Für jeden Plan, den Sie in Planner anlegen, erstellt Office 365 automatisch eine Office 365 Group. In der Gruppe kann die Kommunikation und Dokumentenablage zum Projekt organisiert werden, auch ein gemeinsames OneNote-Notizbuch lässt sich anlegen. Außerdem bietet eine Office 365 Group, die Möglichkeit in einem gemeinsamen Kalender die wichtigsten Projekttermine und Deadlines zu verwalten. Durch die Kombination von Planner und Groups haben Sie alle Informationen zu Ihrem Projekt an einem Ort gesammelt und jederzeit zugänglich. Laden Sie auch externe Mitarbeiter ein Durch Einladung externer Personen, beispielsweise Dienstleistern, Partnern oder Kunden, ist eine schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit leicht gemacht. Legen Sie Ihre Anfragen direkt als Aufgaben an, anstatt sie via E-Mail zu übermitteln. Wertvolle Zeit bei der Kommunikation wird erspart und Sie können sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren. (Der Zugriff für externe Benutzer befindet sich für Planner noch in Entwicklung) Den Überblick verloren? Sie arbeiten an mehreren Projekten zur selben Zeit? Verbringen Sie auch täglich wertvolle Zeit mit der Sammlung und Organisation von offenen Aufgaben und dem Durchforsten von E-Mails, handschriftlichen und digitalen Notizen? Auch hier schafft Planner Abhilfe: Alle Aufgaben sämtlicher Projekte werden in einer zentralen Übersicht für Sie gesammelt. So gibt es kein Versteckspiel mehr und Sie behalten den Überblick! Fazit Vor allem für agile Projekte eignet sich Office 365 Planner sehr gut, da sich mit den verschiedenen Buckets ein Kanban- oder Scrum-Board wunderbar abbilden lässt. Die schnelle und einfache Arbeitsweise in Planner trägt zur Effizienz bei. Aber auch für alle anderen Projekte bietet Planner eine ideale Möglichkeit, Aufgaben zu verwalten und gemeinsam daran zu arbeiten, ohne den Überblick zu verlieren. Durch die Möglichkeit auch externe Personen zu Planner einzuladen, bietet Ihnen Office 365 hier das ideale Tool für eine effiziente Zusammenarbeit. Sie möchten wissen, welches Projektvorgehen zu Ihrem Projekt passt? Laden Sie sich den kostenlosen Ratgeber herunter! Im Selbsttest finden Sie heraus, ob Wasserfallmodelle für Ihr IT-Projekt passen, oder eher agile Projektansätze zu bevorzugen sind. Viel Spass beim Testen, Euer Officeblog.at Team

Manueller Seitenumbruch in Project

Nachdem die Frage in den letzten Wochen mehrfach an mich herangetragen wurde, möchte ich hier kurz beschreiben, wie Sie in Project einen manuellen Seitenumbruch steuern können. Der Befehl für Seitenumbrüche steht in der Standardkonfiguration zur Verfügung, ist aber “unsichtbar”. Um ihn einsetzen zu können, ist der Befehl der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder einem angepassten Menüband hinzuzufügen, wie in den verlinkten Artikeln beschrieben. Sie finden den Befehl Seitenumbruch festlegen in der Auswahlliste Befehle auswählen unter Nicht im Menüband enthaltene Befehle und Alle Befehle. Aktivieren Sie wahlweise die Ansicht Menüband anpassen und dann die entsprechende Gruppe oder Registerkarte als Ziel für den Befehle oder die Ansicht Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wählen Sie den Befehl aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Tipp: Fügen Sie gleichzeitig den Befehl Seitenumbruch entfernen hinzu. Schließen Sie danach das Dialogfenster mit einem Klick auf OK. Selektieren Sie den Vorgang, vor dem der Seitenumbruch erfolgen soll und klicken Sie auf den Befehl Seitenumbruch einfügen in der angepassten Schnellstartleiste oder dem angepassten Menüband. Der eingefügte Seitenumbruch ist an einer schwarzen Linie in der Ansicht erkennbar. Der Seitenumbruch wird in der Druckansicht dargestellt. Zum Entfernen eines Seitenumbruchs klicken Sie auf die Zeile mit dem Seitenumbruch und dann auf die Schaltfläche Seitenumbruch entfernen. Anschließend ist der manuellen Seitumbruch entfernt und der Umbruch erfolgt basierend auf den Seiteneinstellungen. Viel Erfolg mit aktiv gesteuerten Seitenumbrüchen!

Anpassungen der Schnellstartleiste und des Menübands zur Verfügung stellen

Wenn Sie Ihre Schnellstartleiste oder Ihr Menüband, wie in den Artikeln Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassenoder Menüband anpassenbeschrieben, angepasst haben, können Sie diese Anpassungen Kollegen zur Verfügung stellen. Exportieren Öffnen Sie dazu das Dialogfenster Project-Optionen über Datei – Optionen. Wechseln Sie zur Ansicht Menüband anpassen oder Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Öffnen Sie die Auswahlliste Importieren/Exportieren und wählen Sie für den Export den Eintrag Alle Anpassungen exportieren. Wählen Sie im Dialogfenster Datei speichern einen Speicherort aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Stellen Sie die gespeicherte Datei Kollegen zur Verfügung, die Ihre Anpassungen einsetzen möchten. Importieren Wenn Sie Anpassungen für die Schnellstartleiste oder das Menüband eines anderen Anwenders übernehmen möchten, benötigen Sie dafür die zuvor unter Exportieren beschriebene Exportdatei. Öffnen Sie das Dialogfenster Project-Optionen über Datei – Optionen. Wechseln Sie zur Ansicht Menüband anpassen oder Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Öffnen Sie die Auswahlliste Importieren/Exportieren und wählen Sie für den Export den Eintrag Anpassungsdatei importieren. Navigieren Sie zum Speicherort der Anpassungsdatei, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Beachten Sie, dass mit diesem Import alle bereits vorhandenen Anpassungen für die Schnellstartleiste und das Menüband überschrieben werden. Sie werden auf diesen Umstand in einem Dialogfenster hingewiesen. Bestätigen Sie das Ersetzen mit OK, wenn die vorhandenen Einstellungen für Menüband und der Symbolleiste ersetzt werden sollen. Mit Klick auf die Schaltfläche Nein können Sie den Importvorgang abbrechen. Ein Hinweis für Administratoren von Project Server und Project Online: Den hier beschriebenen Vorgang des Importierens hat jeder Benutzer von Project Online bzw. Project Server individuell durchzuführen. Wenn Sie die Anpassung des Menübands zentral steuern möchten, ist das nur über ein Makro in der Enterprise Global möglich. Eine Beschreibung folgt in Kürze.