Project

Office-Blog

Der österreichische Blog für Anwender und Fans der Produktivitätslösungen von Microsoft.

Menüband anpassen

Analog zu allen Officeanwendungen ab Version 2007 können Sie in Project ab Version 2010 die das Menüband anpassen. Damit können Sie Funktionen, die Sie häufig benötigen, komfortabel zusammenstellen. Um Ihre Befehle zusammenzustellen, öffnen Sie das Dialogfenster Project-Optionen über Datei - Optionen. Wechseln Sie zur Ansicht Menüband anpassen. Tipp: Erstellen Sie eine eigene Registerkarte, um Ihre Befehle zusammenzustellen. Vermeiden Sie es, Befehle der Standardregisterkarten zu verändern, da das zu Kommunikationsproblemen mit anderen Project-Anwendern führen kann. Zum Erstellen einer eigenen Registerkarte klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Registerkarte. Es wird eine neue Registerkarte inklusive einer neuen Gruppe erstellt. Markieren Sie nacheinander die Einträge Neue Registerkarte (Benutzerdefiniert) und Neue Gruppe Benutzerdefiniert) und klicken Sie auf die Schaltfläche Umbenennen, um einen Namen zu vergeben. Wenn Sie die Gruppe umbenennen, können Sie ein Symbol auswählen. Hier ist keine Auswahl erforderlich, da Gruppen ohne Symbol dargestellt werden. In diesem Beispiel wird als Name Speichern eingegeben, da in der ersten Gruppe die verschiedenen Möglichkeiten des Speicherns zusammengefasst werden sollen. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü für Ihre neu erstellte Registerkarte. Hier haben Sie die Möglichkeit, die neu erstellte Registerkarte wieder zu entfernen, oder Sie nach oben oder unten zu verschieben, um sie an der gewünschten Stelle anzuzeigen. Wählen Sie anschließend die Befehle aus, die Sie hinzufügen möchten. Sollte ein Befehl nicht auffindbar sein, wählen Sie in der Auswahlliste Befehle auswählen einen anderen Eintrag, wie beispielsweise Alle Befehle. Markieren Sie den Befehl, den Sie hinzufügen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Erstellen Sie nach Bedarf weitere Gruppen mit der Schaltfläche Neue Gruppe, benennen Sie sie über das Kontextmenü oder die Schaltfläche Umbenennen um. Fügen Sie auch der neuen Gruppe die gewünschten Befehle hinzu und schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Anschließend wird Ihre angepasste Registerkarte angezeigt. Sie können Ihre Änderungen jederzeit in Dialogfenster Project-Optionen in der Ansicht Menüband anpassen mit der Schaltfläche Zurücksetzen jederzeit rückgängig machen. Wie zu Anfang und in Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassennoch einmal der Hinweis: Vermeiden Sie es, die Befehle auf den Standard Hauptregisterkarten zu ändern. Das kann die Kommunikation mit Kollegen oder in Supportfällen erschweren.

Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Analog zu allen Officeanwendungen ab Version 2007 können Sie in Project ab Version 2010 die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Damit können Sie Befehle, die Sie häufig benötigen, sehr komfortabel für den einfachen Zugriff bereitstellen. Ohne Anpassung stehen die Befehle Speicher, Rückgängig und Wiederholen zur Verfügung. Oft werden aber Befehle vermisst, die nur durch mehrmalige Mausklicks zu erreichen sind, wie zum Beispiel Drucken oder bei Einsatz von Project Online oder Project Server Veröffentlichen. Sie können sich die gewünschten Befehle der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Öffnen Sie dazu das Dialogfenster Project-Optionen über Datei - Optionen. Wechseln Sie zur Ansicht Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn der gesuchte Befehl nicht angezeigt wird, ändern Sie den Eintrag Häufig verwendete Befehle unter Befehle auswählen, zum Beispiel auf Alle Befehle. Damit werden alle verfügbaren Befehle angezeigt. Nach dem Hinzufügen der erforderlichen Befehle werden diese in der rechten Spalte angezeigt. Schließen Sie das Fenster mit OK. Sie können die Standardeinstellungen jederzeit mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen wiederherstellen. Anschließend wir der neue Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt und steht für die schnelle Nutzung zur Verfügung. Ein Tipp: Sie können im Dialogfenster Project-Optionen auch das Menüband anpassen. Vermeiden Sie es hier, die Befehle auf den Standard Hauptregisterkarten zu ändern. Das kann die Kommunikation mit Kollegen oder im Fall von Supportanfragen erschweren. In Kürze beschreibe ich hier die verschiedenen Optionen zur Anpassung des Menübands. Viel Erfolg mit der Abkürzung für Ihr Arbeiten mit Project!

Einflussmöglichkeit für die Zukunft von Project

Vor einiger Zeit hat die Product Group für Project die Seite Uservoice für jedermann geöffnet. Hier sammelt die Product Group Vorschläge zur Verbesserung von Project Online, um diese zu prüfen und gegebenenfalls umzusetzen. Diese Seite ist nur auf Englisch verfügbar. Aufgrund des Schwerpunkts auf Project Online finden Sie in Project Online auch direkt einen Link auf diese Seite. Sie finden den Link unter Einstellungen - PWA-Uservoice. Sie können hier, nach der Registrierung, eigene Vorschläge einreichen oder bestehende Vorschläge bewerten. Wenn Sie einen eigenen Vorschlag unter How can we improve Project? erfassen, werden Ihnen bereits vorhandene Vorschläge mit ähnlichen Stichworten vorgeschlagen. Wenn einer der bereits vorhandenen Vorschlägen Ihrer Anregung nahekommt, können Sie für diesen Vorschlag eine Stimme abgeben. Ihnen stehen 10 "Votes" zur Verfügung. Sie können Ihre Stimme auf bis zu 10 Vorschläge verteilen, wobei Sie auch einem Vorschlag mehr als eine Stimme geben können, bis zum Maximum der für Sie noch verfügbaren Stimmen. Wie zuvor beschrieben, ist das Ziel eine Verbesserung von Project Online. Da nach einem gewissen Umsetzungszeitraum die meisten Project Online Features auch in die Project Server On Premise Lösung einfließen, können Sie hier auch indirekt Ideen für neue Features für Project Server eingeben. Auch Vorschläge zum Client, sofern sie in Verbindung zu Project Online (oder Project Server) stehen, können angelegt werden. Bitte beachten Sie, dass hier keine Fehler gemeldet werden dürfen. Sehen Sie bitte davon ab, um den Sinn dieser Mitwirkungsmöglichkeit nicht zu stören. Nutzen Sie die Möglichkeit der Einflussnahme - viel Erfolg beim "Voten"

Project 2016 Testversion ist verfügbar

Seit einiger Zeit ist die Testversion für Project 2016 verfügbar. Sie kann über das Evaluierungscenter bezogen werden. Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Testversion um die Click-To-Run Version handelt. Wie Haider Shnawa in Wenn Project/Visio plötzlich nicht mehr willvor kurzem beschrieben hat, sollten Sie vor der Installation prüfen, ob Sie jetzt oder in Zukunft Office 2016 als MSI mit Windows Installer installieren möchten. Brian Smith hat vor einiger Zeit auf English die Rahmenparameter für Project 2016 beschrieben, bei Interesse ist hier mehr zu finden. Viel Erfolg beim Testen!

HAPPYPROJECTS 16 - Wir setzen auf Kommunikation!

Aufgepasst liebe Project Interessierten: Die seitens der RGC organisierte internationale Managementkonferenz HAPPYPROJECTS findet am 12.05.2016  zum Thema "Kommunikation statt Bürokratie...in Projekten, Prozessen & Changes" im Tech Gate Vienna statt. Neben 3 Plenarvorträgen haben TeilnehmerInnen die Möglichkeit aus 8 parallelen Streams sowie 12 Workshops zu wählen. Microsoft ist mit einem eigenen Slot zum Theme Project Portfolio Management vertreten. Inhaltliche Schwerpunkte der Konferenz sind unter anderem: Kommunikation von ProjektmanagerInnen, ChangemanagerInnen und ProjektauftraggeberInnen Selbst- und Sozialkompetenz als Basis für erfolgreiche Kommunikation Kommunikation in agilen und virtuellen Organisationen Informieren Sie sich jetzt online über Programm, ReferentInnen & Konditionen und nutzen Sie unseren exklusiven project-blog Rabatt. Geben Sie den Code "HP16-pb01" bei Ihrer Anmeldung bekannt und Sie erhalten -10%* auf die Teilnahmegebühr. Wir freuen uns über Ihre zahlreiche Teilnahme! Ihr Projectblog.at Team     *Aktion ist nicht mit anderen Angeboten kombinierbar.

The Project Group informiert: Microsoft Project Standard User aufgepasst!

Lösen Sie sich von Projektinseln und geben Sie Ihren Projektteams und PMO's neuen Schwung mit einer attraktiven Microsoft Aktion, die am 1.3.2016 startet. Diese Aktion richtet sich an Unternehmen, die bereits Project Standard oder auch Project Professional in ihrem Microsoft Enterprise Agreement mit Software Assurance haben. Vorteile Ohne das bestehende Enterprise Agreement ändern zu müssen oder Vorteile daraus zu verlieren, können Sie Office 365 Add-Ons für einzelne oder alle Benutzer zu einem wesentlich günstigerem Promotion-Preis erwerben, verglichen mit einer gänzlich neuen User Subscription License (USL). Sie können ohne Risiko die erworbenen Add-Ons auch wieder nach Ablauf der gewählten Abonnement Dauer beenden und zu Ihrem initialen Enterprise Agreement ohne Add-Ons zurückkehren. Sie haben kürzlich ein Enterprise Agreement abgeschlossen und dabei nicht an Office 365 Services gedacht, die Sie aber nun gerne nutzen möchten. Diese Aktion bietet zwei besonders attraktive Upgrade Möglichkeiten zur Nutzung von Microsoft Cloud Services: Sie haben Microsoft Project Standard und möchten Project Professional Funktionen, sowie Microsoft SharePoint zur Teamzusammenarbeit nutzen (Promotion Aufpreis: USD 4,50 * - Sie sparen ca. USD 20,50** im Vergleich zu einer USL) Sie haben Microsoft Project Standard und möchten Project Server Funktionalitäten im Project Online Kontext nutzen (Promotion Aufpreis: USD 22,00 * - Sie sparen ca. USD 36,00** im Vergleich zu einer USL) ad 1.) Sie arbeiten mit Microsoft Project Standard und sind es gewohnt Projektpläne und Dokumente mit anderen Personen auf Netzlaufwerken auszutauschen, kämpfen dabei mit den gängigen Berechtigungsthemen wer was ändern darf, sowie mit unterschiedlichen Dokumentenversionen, wo es nur noch schwer ist den Überblick zu bewahren. Sie wünschen sich eine Plattform wo sich das Team schnell und effizient austauschen kann, zentrale To-Do Listen gepflegt werden können und Inhalte strukturiert erstellt, abgelegt und auffindbar sind? Diese und viele andere Vorteile nutzen Sie, wenn Sie sich für das Project Pro for Office 365 Add-On entscheiden! Ihr Project Standard wird vom Funktionsumfang zu einem Project Professional und mit dem im Add-On enthaltenen SharePoint 365 Zugang managen sie Ihr Projekt und dessen Inhalte strukturiert und zentral auf einer eigenen SharePoint TeamSite. ad 2.) Wie im ersten Beispiel arbeiten Sie mit Microsoft Project Standard und wünschen sich zusätzlich eine Übersicht über all Ihre Projekte und Ressourcen. Ein Projekt- und Portfoliomanagement System (PPM) wäre wünschenswert, aber eine lokale Project Server Installation ist derzeit nicht geplant oder zu aufwändig? Daher tauschen Sie manuell über Excel Listen und Einzelberichte Daten aus und müssen diese in stundenlanger Handarbeit zu einer Projektübersicht und einer Ressourcenplanung konsolidieren. Ab dem ersten User mit einem Add-On für Project Online mit Project Pro für Office 365 erhalten Sie all diese Funktionalitäten in der Microsoft Cloud. Ihr Project Standard wird vom Funktionsumfang zu einem Project Professional und mit dem im Ad-On enthaltenen Project Online Zugang haben Sie eine komplette Übersicht über all Ihre Projekte, den Ressourcenpool und viele weitere Funktionen, die ein PPM System ausmachen. Wagen Sie den Schritt und bringen Sie Ihr Projektmanagement mit einem überschaubaren Aufpreis auf eine neue Ebene! So funktioniert es: Wenden Sie sich an Ihren IT Lizenzeinkäufer. Dieser kann ein individuelles Angebot bei Microsoft oder dem entsprechenden Microsoft Partner anfordern. Weitere Informationen erhalten Sie auf der Seite von The Project Group Österreich. *) Repräsentative Promotion Listenpreise in USD pro User pro Monat. Promotion zeitlich begrenzt. Preise sind abhängig von Ihrem Enterprise Agreement und können auch geringer ausfallen. **) Einsparung in USD ist abhängig von Ihrem individuellen Angebotspreis in Abhängigkeit von Ihrem Enterprise Agreement bezogen auf den aktuellen USL Preis.

Indikator für Ressourcenüberlastung

Seit der Project Version 2010 wird nicht nur in den Ressourcen-Ansichten darauf hingewiesen, wenn Sie bei Ihrer Planung eine Ressourcenüberlastung verursachen, sondern auch in Gantt-Diagrammen. Überlastungen werden auch in anderen Ansichten dargestellt, wie Vorgang: Einsatz, Ressource: Einsatz, Teamplaner,. . . Diese Überlastungsindikatoren werden standardmäßig dann dargestellt, wenn es zu einer Überlastung innerhalb eines Tages kommt. Wenn Sie nur darauf hingewiesen werden möchten, wenn die zugeordnete Arbeit innerhalb einer Woche die Wochenkapazität übersteigt, können Sie das umstellen. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Ressource im Abschnitt Ebene auf die Schaltfläche Abgleichoptionen. Ändern Sie den Wert für Basis auf Woche. Schließen Sie das Dialogfenster Kapazitätsabgleich, ohne weitere Einstellungen zu ändern. Anschließend wird die Ressource oder ein der Ressource zugeordneter Vorgang in keiner Ansicht als überlastet dargestellt, solange die zugeordnete Arbeit je Woche nicht die Wochenkapazität übersteigt. Beachten Sie, dass diese Einstellung ohne Verwendung des Ressourcenabgleichs nur die Kennzeichnung von Überlastungen beeinflusst. Diese Einstellung wirkt sich aber auch auf einen eventuell vorgenommenen Ressourcenabgleich aus: Es werden nur Überlastungen abgeglichen, die zu einer Überlastung innerhalb der gewählten Einheit in den Einstellungen führen.

Gesperrte Enterpriseressourcenfelder in Project Client bearbeiten

Wenn Sie Enterprise-Ressourcen von Project Online oder Project Server 2013 im Client bearbeiten möchten, sehen Sie, dass gewisse Felder gesperrt sind. Dabei handelt es sich teilweise um Felder, die aus dem Active Directory bezogen, vor allem um Benutzeranmeldekonto E-Mail-Adresse Kürzel Sie sehen in den folgenden Screenshots, dass die selektierte Zelle in der Bearbeitungsleistegrau dargestellt wird. Dadurch wird die Sperre visualisiert. Project Server 2013: Project Online: Zur Zeit können Sie dieses Verhalten durch einen Eintrag in der Registry ändern, siehe dazu auch https://support.microsoft.com/en-us/kb/2816252 Erstellen Sie eine Sicherung der Registry. Erstellen Sie anschließend einen neuen Schlüssel von Typ STRING unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\MSProject\Profiles\<profilename> mit dem Namen "WindowsAccountEditable" und setzen Sie den Wert auf "Yes". Das Ganze sieht anschließend so aus: Nach dem nächsten Neustart von Project Professional 2013 können Sie die zuvor gesperrten Felder bearbeiten. Der Zellinhalt wird in der Bearbeitungsleiste schwarz angezeigt.

Formelfelder in Project

In meinem Artikel Benutzerdefinierte Datumsfelder im Terminplan darstellenhabe ich angekündigt, den Einsatz von Formelfeldern zu erläutern. Sie können in Ihrem Projektplan für die vorhandenen benutzerdefinierten Felder Formeln hinterlegen. Diese können Informationen beinhalten oder auch grafische Indikatoren anzeigen. In Project 2007 finden Sie das entsprechende Menü Extras - Anpassen - Felder. In Project 2010, 2013 und 2016 finden Sie das Menü auf der Registerkarte Projekt im Abschnitt Eigenschaften. Um für ein Feld eine Formel zu erstellen, öffnen Sie den Dialog Benutzerdefinierte Felder. Wählen Sie den Typ, für den Sie eine Formel erstellen möchten. Beachten Sie folgende Einschränkungen: Um mit dem berechneten Feldwerte Anfang und Ende des Balkens im Ganttdiagramm zu steuern, müssen die Felder vom Type Anfang und Ende sein. Zur Definition der Erscheinungsform eines Balkens im Ganttdiagramm können nur Felder vom Type Attribut verwendet werden. Für Felder vom Typ Text können Sie keine Rollup-Definitionen für Sammelvorgänge hinterlegen - dazu später mehr. Im folgende Beispiel werde ich ein Attributfeld (Ja/Nein) definieren, dass ein anzeigt, wenn noch kein Basisplan für diesen Vorgang gespeichert wurde. Dazu wähle ich den Typ Attribut und benenne das Feld Attribut um. Danach ist der Formeldialog mit der Schaltfläche Formel zu öffnen. Um zu erkennen, ob es bereits ein Basisplan für einen Vorgang erstellt wurde, prüfe ich, ob Geplanter Anfang ungleich "NV" ist. Dazu ist der Wert in Geplanter Anfang zuerst in ein Project-spezifisches Datum umzuwandeln. Danach kann in einigen Versionen auf "NV" geprüft werden. Das ist mit einem gewissen Patchlevel nicht mehr möglich, dann ist der Wert 4294967295 zu verwenden. Die zweite Option bietet auch den Vorteil, dass die Formel sprachunabhängig ist. Damit funktioniert sie auch, wenn ein Kollege mit einer anderen Sprachversion Ihr Projekt öffnet. Die Funktion zur Umwandlung in ein Project-spezifisches Datum finden Sie in den Funktionen unter Datum/Zeit und unter Microsoft Project, sie heißt ProjDateValue. Als Funktionswert ist Ausdruck durch [Geplanter Anfang] zu ersetzen. Dieses Feld finden Sie in der Feldauswahl unter Datum - Geplanter Anfang - Geplanter Anfang. Beim Schließen des Dialogfeldes werden Sie darauf hingewiesen, dass alle eventuell zuvor mit der Hand eingegebenen Werte in Attribut1 gelöscht werden. Bestätigen Sie die Meldung mit OK. Klicken Sie dann im Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder auf die Schaltfläche Grafische Symbole. Definieren Sie als Testkriterium Gleich, wählen Sie für Wert Ja und suchen Sie aus der Liste Bild das passende Symbol. Aktivieren Sie anschließend zuerst die Option Sammelvorgangszeilen, um die Checkbox Sammelvorgangszeilen übernehmen Kriterien von Nicht-Sammelvorgangszeilen zu aktivieren. Wählen Sie danach Projektsammelvorgang, um die Checkbox Projektsammelvorgang übernimmt Kriterien von Sammelvorgangszeilen zu aktivieren. Mit diesen Optionen werden die Kriterien auf alle Vorgangsebenen angewendet, ohne die einzeln definieren zu müssen. Schließen Sie alle Dialogfenster mit OK. Blenden Sie danach das Feld mit Formel als Spalte ein, um die Berechnung zu prüfen. Da Attributfelder als Standardwert "Nein" verwenden, würden mit der aktuellen Einstellung alle Sammelvorgänge so dargestellt werden, als würde kein Basisplan existieren. Mit Rollup Oder werden Sammelvorgänge dann gekennzeichnet, wenn für einen der Teilvorgänge keinen Basisplan gespeichert wurde. Alternativ kann auch Formel verwenden eingestellt werden, um die Bedingung für den Sammelvorgang unabhängig von Teilvorgängen zu prüfen. Wenn Sie ein Attributfeld verwenden, können Sie damit auch die Darstellung des Balkens im Ganttdiagramm steuern. Öffnen Sie auf der Registerkarte Format die Auswahlliste Format und wählen Sie den Eintrag Balkenarten. Fügen Sie an der gewünschten Stelle eine Leerzeile ein oder verwenden Sie die erste leere Zeile am Ende zur Definition Ihres neuen Balkens. Beachten Sie, dass die Formatierung in der angegebenen Reihenfolge angezeigt wird. Hier verwende ich die erste leere Zeile, da die neue Formatdefinition alle vorhergehenden überschreiben soll. Als Kriterien verwende ich Normal und Attribut1, da hier die Formel hinterlegt ist. (Die Umbenennung des Feldes ist an dieser Stelle nicht erkennbar.) Anschließend ist nur noch die Balkenformatierung zu ändern, und die Balken für entsprechende Vorgänge werden hervorgehoben. Um ein Formelfeld auch in anderen Projekten auf Ihrem Rechner zu verwenden, können Sie es mit dem Organisator in die Global.mpt kopieren.

Webinar Serie: Wie Sie paradiesisch einfach arbeiten im Projektmanagement.

Gemeinsam mit unserem Project Partner "TPG - The Project Group" haben wir dieses Jahr etwas Neues für Sie vorbereitet. In über 20 Webinar-Terminen erfahren Sie die Grundlagen und den Weg zu paradiesischen Zuständen im Multi-Projektmanagement - dem "PPM Paradise". In Kürze starten wir mit dem ersten Kapitel. Einen Vorgeschmack zu den Themen erhalten sie aber schon heute Das erste Kapitel besteht aus 3 Webinaren zum Thema Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement Lösung. Sie sind für unterschiedliche Rollen gedacht, wie PMO Abteilungsleiter IT Projektleiter 11 Argumente mit denen Sie Entscheider vom Nutzen eines Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement Systems überzeugen Webinar am 27.01.2016 (15-16 Uhr) Zielgruppe: PMO, Abteilungsleiter, Projektleiter Sie müssen wissen, welche Projekte in welchem Zustand laufen, wie Personen und Teams kurz- und langfristig ausgelastet sind? Außerdem dürfen Ihnen die Kosten nicht aus dem Ruder laufen? Dieses Webinar gibt Mitarbeitern im PMO, Abteilungsleitern und Projektleitern wichtige Argumente für ein Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement-System an die Hand. Sie erfahren die Vorteile einer zentralen Multi-Projektmanagement Lösung. Schaffen Sie mit Ihrem individuellen "PPM-Paradise" die Basis, die bestmöglichen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen. Wie Sie mit Microsoft Project Server 2013/2016 und Project Online arbeiten Webinar am 03.02.2016 (15-16 Uhr) Zielgruppe: PMO, Projektleiter Was kann der Microsoft Project Server bzw. sein cloud-basiertes Pendant Project Online out-of-the-box? Dieses Webinar zeigt Ihnen als PMO und Projektleiter in einem "Rundflug durch das System", wie Sie den kompletten Lebenszyklus eines Projekts mit diesem leistungsfähigen Werkzeug durchlaufen. Im Webinar geht es unter anderem um das "Doing" bei der Projektinitiierung, Termin-, Kosten und Ressourcenplanung im Client und der WebApp, Zeitrückmeldung sowie zentrale Auswertungen und Berichte anhand eines durchgängigen Beispiels. Sie erkennen die Vorteile der Server-Lösung gegenüber der Arbeit allein mit dem Project Client. Wie Sie den Project Server / Online zum voll integrierten Werkzeug erweitern Webinar am 04.02.2016 (15-16 Uhr) Zielgruppe: Lösungsverantwortliche Techniker aus PMO und IT Dieses Webinar ist gedacht für Techniker aus der IT oder dem PMO. Sie erfahren, warum der Microsoft Project Server bzw. Project Online gut erweiterbare und integrierbare Plattformen sind. Es geht um Voraussetzungen und Möglichkeiten zum Erweitern dieser Plattformen in den Bereichen Ressourcenmanagement, Portfoliomanagement, Anbindung von ERP-Systemen wie SAP, Berichte und Workflows. Sie erhalten wichtige Tipps und hilfreiche Hinweise, wie Sie derartige Erweiterungen entweder selbst oder aber mit einem Partner durchführen können.   Wir freuen uns über Ihre Anmeldung und wünschen viel Erfolg bei den Webinaren, Ihr Projectblog-Team

Benutzerdefinierte Datumsfelder im Terminplan darstellen

Möchten Sie benutzerdefinierte Datumsfelder in Ganttbalken darstellen? Das ist mit ein paar Voraussetzungen möglich. Sehen wir uns das zunächst im Client an. In diesem Beispiel verwende ich Anfang1 und Ende1 um einen zusätzlichen gelben Balken anzuzeigen. Um das einzustellen, öffnen Sie auf der Registerkarte Format die Auswahlliste Format und wählen Sie den Eintrag Balkenarten. Fügen Sie an der gewünschten Stelle eine Leerzeile ein oder verwenden Sie die erste leere Zeile am Ende zur Definition Ihres neuen Balkens. Beachten Sie, dass die Formatierung in der angegebenen Reihenfolge angezeigt wird. So wird in diesem Beispiel der rote Balken nicht angezeigt, da nachfolgend ein gelber Balken mit den gleichen Einstellungen definiert wird. Wenn diese Balkenart beim Drucken nicht in der Legende angezeigt werden soll, setzen Sie vor den Namen einen "*". Geben Sie in Anzeige für die gewünschten Bedingungen ein. In diesem Beispiel habe ich die Bedingungen von Vorgang aus der ersten Zeile übernommen. Wählen Sie in Von und Bis das gewünschte benutzerdefinierte Datumsfeld ein. Und hier kommen wir zu der zu Anfang erwähnten Voraussetzung: Sie können nur die in der Auswahlliste verfügbaren Felder auswählen, die Felder DatumX gehören jedoch nicht dazu. Wenn Sie ein Datum aus anderen Feldern darstellen möchten, können Sie jeweils eines der Felder AnfangX bzw. EndeX mit einer Formel füllen. (Eine Beschreibung zum Einsatz von Formeln erfolgt in diesem Blog in wenigen Tagen.) Schließen Sie das Dialogfenster, um Ihre Konfiguration zu prüfen. Und nun zu Project Online und Project Server. Auch hier können Balken nur basierend auf AnfangX und EndeX dargestellt werden. Auch hier sind im Bedarfsfall Formeln zu erstellen, die den Wert von benutzerdefinierten Enterprisefeldern übernehmen. Öffnen Sie in den PWA Einstellungen / Server Gantt-Diagrammformate. Wählen Sie das anzupassende Format und benennen Sie es bei Bedarf um. Aktivieren Sie die Checkbox für die Benutzerdefinierte Dauer X, wobei das X jeweils die Werte von Anfang X und Ende X repräsentiert. Wählen Sie die gewünschte Darstellung aus. Speichern Sie Ihre Änderung. Hier wird Benutzerdefinierte Dauer 1 verwendet, da Anfang und Ende des Balkens in Anfang1 und Ende1 definiert sind. Bearbeiten Sie danach eine vorhandene Projektansicht oder erstellen Sie ein neue. Wählen Sie unter Format Ihr angepasstes Format als Gantt-Diagrammformat. Speichern Sie anschließend Ihre Anpassung.   Bei Auswahl Ihrer geänderten Ansicht wird die gewünschte Formatierung dargestellt. Viel Erfolg mit der neuen Darstellung!

Automatische Nummernvergabe in Project Online

Kürzlich wurde die automatische Nummernvergabe bei der Projektanlage in Project Online aktiviert. Damit können Sie für Projekte je Enterprise Projekt-Typ (EPT) eine fortlaufende Nummer generieren lassen, die Projekt-ID heißt. Um diese neue Funktion zu aktivieren, öffnen Sie die Servereinstellungen über PWA-Einstellungen / Servereinstellungen. Erstellen Sie einen neuen Enterprise Projekt-Typ oder bearbeiten Sie einen bereits vorhandenen. Definieren Sie nach Bedarf Prä- und/oder Postfix. Der Mindestzeichenabstand definiert die Anzahl der Stellen für die fortlaufende Nummer, wobei die Zahl mit führenden Nullen aufgefüllt wird. Speichern Sie Ihre Anpassung. Wenn Sie nun Projekte erstellen, wird nun eine Identifikation gemäß Ihrer Konfiguration vorgenommen. Bitte beachten Sie, dass für alle Enterprise Projekt-Typen die automatische Nummernvergabe aktiviert ist. Auch wenn Sie das Format nicht anpassen, wird für alle seit dem Zeitpunkt der Aktivierung dieser Funktionalität durch Microsoft eine fortlaufende Nummer vergeben. Zudem wirkt sich eine Anpassung der Formatierung nur auf die nach der Anpassung erstellten Projekte aus. Wenn Sie nachträglich die Nummer oder die Formatierung bestehender Projekte ändern möchten, fügen Sie die Projekt-ID einer PDP hinzu. Achtung: Wenn das Feld auf einer Project Detail Page zur Verfügung gestellt wird, ist jede Änderung möglich. Es gibt keine Prüfung der Eindeutigkeit oder der Entsprechung der Notation bei der manuellen Änderung. Ich empfehle daher, das Feld nur temporär bei Bedarf zur Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Liebe Grüße und alles Gute für 2016!

Ressourcenanforderungen und -genehmigungen in Project Online

In Project Online steht seit einiger Zeit eine neue Funktion für Ressourcenverwaltung zur Verfügung. Benutzer mit Administratorberechtigung werden auf der Startseite auf diese Verfügbarkeit hingewiesen. Auf der Seite Weitere Servereinstellungen lässt sich diese neue Funktion aktivieren, wobei diese Aktivierung nicht rückgängig gemacht werden kann. Einige Ressourcen haben eine begrenzte Verfügbarkeit und möglicherweise wird ihre Arbeitszeit von einem Ressourcenmanager geplant. Mit Project können nun Ressourcenmanager und Projektleiter eine Übereinkunft zum Ressourceneinsatz treffen, um sicherzustellen, dass Ressourcen angemessen und wirksam in der gesamten Organisation eingesetzt werden. Nach Aktivierung der Funktion können Sie für jede Ressource definieren, ob eine Genehmigung eines Einsatzes in einem Projekt erforderlich ist. Die Option Ressource erfordert für alle Projektzuweisungen eine Genehmigung wird unter den Zuordnungsattributen angezeigt. Als Projektleiter können Sie eine Ressourcenanforderung für alle Projektteammitglieder (Ressource - Ressourcen hinzufügen - Team von Unternehmensmitarbeitern zusammenstellen) in bereits auf Project Online veröffentlichten Projekten erstellen. Wechseln Sie dazu in Project Professional 2016 oder Projekt Pro für Office 365 zur neuen Ansicht Ressourcenplan. Im Menüband Einsätze finden Sie die Schaltfläche Einsatz hinzufügen. Sie können die Termine, den Aufwand (Arbeit) oder die Einheit für bestimmte Ressourcen für die Anforderung definieren. Senden Sie Ihre Anforderung nach der Erstellung. Aktualisieren Sie die Ansicht, um den Status Ihrer Anfragen und die jeweils getroffenen Entscheidungen zu sehen. Wenn Sie eine generische Ressource angefordert haben, kann der Ressourcen-Manager sie aus der Anforderung gegen eine benannte Ressource in dieser Rolle getauscht haben. Sie können Ihre Anforderungen jederzeit bearbeiten und erneut senden, wenn Änderungen erforderlich sind. Was können der Ressourcenmanager? Als Ressourcenmanager können Sie die Anforderungen für Ressourcen alle Projekte anzeigen und dabei die Grenzwerte für die Hervorhebung von Unter- und Überlastungen definieren. Basierend auf der Auslastungsübersicht können Sie Einsatzanfragen bearbeiten, akzeptieren oder ablehnen. Sie können auch die Zeitphasenwerte von Anfragen anpassen oder selbst neue Einsätze erstellen. Übrigens, wer welche Ressourceneinsätze genehmigen kann, lässt sich im Project Server Permission Mode über eine Kategorieberechtigung steuern (im Beispiel für die Gruppe Ressourcenmanager).   Wichtig: Ressourcenvereinbarungen sind nur verfügbar, wenn Sie Project Professional 2016 oder Projekt Pro für Office 365 sowie Project Online oder Project Server 2016 Preview verbunden verwenden. Projekt Standard 2016 enthält keine Ressourcenvereinbarungen.

E-Mail Benachrichtigung in Project Online

Wir haben lange gewartet, jetzt sind sie da: die Benachrichtigungen, wie sie von Project Server Installationen bekannt sind, stehen jetzt auch in Project Online zur Verfügung. Allerdings sind sie deaktiviert, bis ein Administrator sie aktiviert. Öffnen Sie dazu unter PWA-Einstellungen (PWA Settings) die Seite Weitere Servereinstellungen (Additional Server Settings). Scrollen Sie zum Ende der Seite. Dort finden Sie die inaktive Option Benachrichtigungen aktivieren (Turn on notifications). Nach dem Speichern sieht jeder Benutzer eine neue Funktion: Meine Warnungen und Erinnerungen verwalten. Wenn der Benutzer Mitglied einer Gruppe mit der Berechtigung Ressourcenbenachrichtigungen verwalten ist, wie das im Standard für Projektmanager und Ressourcenmanager der Fall ist, wird zusätzlich noch die Funktion Warnungen und Erinnerungen meiner Ressource verwalten angezeigt. Mit den Standardeinstellungen wird nach der Aktivierung der Benachrichtigungen bei jeder Änderung an Vorgängen eine Mail verschickt. Diese Mail sieht ohne Änderung der Konfiguration so aus: Da jede Änderung eine E-Mail auslöst, empfiehlt es sich, die Einstellungen zu ändern. Zudem kann in den Einstellungen auch die Sprache geändert werden. Diese Änderung ist bei Bedarf von jedem Anwender vorzunehmen. Klicken Sie dazu unter PWA-Einstellungen (PWA Settings)  auf den neuen Eintrag Meine Warnungen und Erinnerungen verwalten (Manage My Alerts and Reminders). Meine persönliche Empfehlung: Deaktivieren Sie die Standardoptionen unter Mich sofort benachrichtigen, wenn Folgendes gilt. Aktivieren Sie dafür die Option Mir eine Erinnerung senden, bevor mein Vorgang beginnt. Zeitraum vor dem Beginn zum Senden der Erinnerung und passen Sie bei Bedarf die Erinnerungsfrist an.