Digitale Rechnung schreiben - leicht gemacht

Digitale Rechnung schreiben - leicht gemacht

erstellt von Haider+Shnawa am 31. August 2011 22:34

Über digitale Rechnungen hat man ja schon manches gelesen, und nachdem ich auch selbständig bin, hat es mich schon immer gejuckt, meine Rechnungen digital zu verschicken. Leider braucht man da normalerweise einiges an Software und eine Signatur, sonst kann man das Verschicken per Mail vergessen. Bis jetzt: durch die Initiative der Wirtschaftskammer und Microsoft Österreich gibt es nun ein kostenfreies ebinterface Plugin für Word 2007 und Word 2010, mit dem Kleinunternehmer und sogenannte EPUs (Einzelpersonenunternehmen, immerhin die häufigsten Unternehmen in Österreich) einfach und schnell elektronische Rechnungen erstellen können, die dann auch gleich per Mail verschickbar sind. ebinterface ist übrigens der österreichische XML Rechnungsstandard, über den man gültige elektronische Rechnungen erstellen kann

Alles, was man dazu braucht ist das kostenfreie Plugin und ein Handy. Wozu ein Handy? Nun, alles schön der Reihe nach…

1. Zunächst einmal das Plugin hier heruntergeladen und installiert: http://ebinterface.codeplex.com/

Nach kurzer Installation, ist´s auch schon fertig:

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2. Nun mal probeweise eine Rechnung erstellen: dazu empfiehlt es sich beim ersten Mal die Ausfüllhilfe herunterzuladen, damit man auch weiß, was man da tut: Ausfüllhilfe & Anleitung

3. In der Ausfüllhilfe steht gleich als erstes ein wichtiger Hinweis (und das ist gut so Zwinkerndes Smiley): die Rechnungsvorlage (eine Rechnungsvorlage mit Namen “eRechnung 3.0.dotx”, die man anpassen kann, ist mit dabei) muss in den sogenannten “Vertrauenswürdigen Speicherorten” enthalten sein bzw. am besten den lokalen Office Vorlagen hinzugefügt werden. Die Einstellungen zu den “Vertrauenswürdigen Speicherorten” findet ihr übrigens unter Datei->Optionen->Sicherheitscenter->Einstellungen für Sicherheitscenter

4. Sobald das hinzugefügt ist, kann die Vorlage problemlos geöffnet werden, und man sieht ein neues Menüband: AustriaPro

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5. Nun können die einzelnen Felder wie Rechnungsempfänger, VAT-ID Nummer, verkaufte Artikel etc. eingegeben werden.

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6. Wenn dies erledigt ist, kommt das Handy ins Spiel. Damit die Rechnung rechtsgültig digital signiert werden kann, verwendet das pfiffige Plugin unter anderem die Handysignatur. Es können jedoch auch beliebige andere Signaturdienstleister verwendet werden. Der Vorteil der Handysignatur: jeder, der eine eCard zur Bürgerkarte gemacht hat, kann in kürzester Zeit sein Handy zum Signaturservice umfunktionieren – und das alles ohne ein Kartenlesegerät mehr verwenden zu müssen. Ebenfalls nicht unwichtig: es ist sogar kostenlos (zumindest im Moment) und viel bequemer als immer die Bürgercard und ein Lesegerät mit dabei haben zu müssen. Wie man sein Handy für die Signatur registrieren kann, das findet ihr hier: http://www.a-trust.at/mobile/Aktivierung.aspx

Last but not least: sobald man auf Handy Signatur klickt, und dort einmalig alles eingestellt hat, kann man sofort seine Rechnung signieren und an den Empfänger direkt aus der Applikation schicken.

Mein Fazit: Eine feine runde Sache, die bei keinem Selbstständigen fehlen sollte!

Mehr Infos dazu findet ihr auch unter: http://www.ebinterface.at/

Kommentare (7) -

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01.09.2011 17:00:02 #

Es gibt auch professionelle Rechnungsprogramm mit dem man sehr leicht Rechnungen schreiben kann z.B. http://rechnungsprogramm.woax-it.at/Info.aspx

lg

WoAx Österreich | Antwort

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01.09.2011 21:35:22 #

Ich stimme dem Vorposter zu, dass es viele hervorraqgende Lösungen von unseren Microsoft Partnern zum Thema Rechnungslegung gibt. Aber viele EPU's benötigen oft nicht einmal so eine Software, da die Buchhaltung sowieso der Steuerberater macht - und diese Unternehmen sind die Zielgruppe für so eine Funktion.

Weiters geht es darum endlich die elektronische Rechnungslegung (als Standard eben ebInterface - weil EDIFACT ist für viele Unternehmen zu teuer und komplex) in Österreich zum Durchbruch zu verhelfen. Das Plug-In ist als erster Schritt zu sehen - der wirklich große Fortschritt wäre, dass die Rechnungslegungssysteme und Buchhaltungssysteme sowohl Inbound als auch Outbound dieses Format verarbeiten können.

Zur Handysignatur: wenn sie als Unternehmer einen Zugang zu Finanz Online haben (wenn sie das nicht haben, haben sie ein ganz anderes Problem Wink, haben Sie sich bereits einmal gegenüber dem Staat authentifiziert (Rsb Brief) und können über das Finanz Online Portal  Ihre Handysignatur freischalten (ohne eCard/Bürgerkarte)- aber bitte ACHTUNG: die richtige Java runtime muss installiert sein - bitte unter www.handysignatur.at nachlesen. Sie schaffen sich damit eine rechtsgültige Unterschrift (qualifizierte Signatur), die der händischen Unterschrift gleichgestellt ist. Diese Signatur können Sie dann z.B. auf jedes PDF Dokument aufbringen und das Dokument gilt dann als rechtsgültig unterschrieben.

lg
Manfred  

Manfred Österreich | Antwort

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11.09.2011 16:51:21 #

Vielen Dank Manfred, dem kann ich eigentlich nichts mehr hinzufügen. Es ging in diesem Beitrag vor allem um Add-Ins, die den ebinterface Standard in Office verwenden, und EPUs und Kleinbetriebe dabei unterstützen, rechtssichere elektronische Rechnungen zu erzeugen. Wenn ihr Tipps für weitere Software habt, die sowohl den ebinterface Standard als auch Microsoft Office verwenden, könnt ihr diese gerne posten. Ich werde sie gerne testen und Beiträge darüber schreiben.
PS: der Vollständigkeit halber: eine Liste von Software zu Rechnungswesen und Finanzmanagement findet ihr zum Beispiel in Microsoft Pinpoint:  pinpoint.microsoft.com/.../finanzmanagement-b200047

Haider Shnawa Österreich | Antwort

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19.03.2012 13:22:34 #

Bevor ich meine Rechnungen mit Word schreibe, lass ich das lieber meine Warenwirtschaftssoftware machen. Die kann wesentlich mehr und es geht viel schneller!
Wer also sehr einfach Rechnungen schreiben, Kunden verwalten usw. will sollte orgaMAX unbedingt testen...
http://orgamax.softwaremonster.com/

Peter Österreich | Antwort

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03.09.2012 13:25:04 #

Für viele Klein- und Mittelbetriebe waren die komplexen Anforderungen hinsichtlich Signatur immer schon ein großes Problem. Das wird sich mit 2013 etwas entschärfen. Die EU-Richtlinie (2010/45/EU) macht das ab 31. 12. 2012 möglich, dass die Anforderungen an eine elektronische Rechnung für Umsatzsteuerzwecke somit deutlich reduziert werden. Diese Richtlinie besagt, dass die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegt, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer der Rechnung gewährleistet werden müssen.
Xitrust bietet dafür die notwendige Software (http://www.xitrust.com/business-server) an!

Georg Österreich | Antwort

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20.02.2013 14:36:32 #

Ich geh mal von aus, dass man so einfach die Datei aber nicht individuell Anpassen kann mit Kopf ändern und Firmenlogo einfügen, ausser man weiss wie man die OpenSource Daten richtig editiert und wieder zusammenschweißt?

Boris Deutschland | Antwort

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22.02.2013 15:08:21 #

Doch, doch, das geht-einfach die Rechnungsvorlage (dotx) anpassen (Kopf- und Fusszeile) - das wars!

Haider Shnawa Österreich | Antwort

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