Dokumentbereich als PDF speichern

erstellt von Haider Shnawa am 25. September 2011 18:21

Das Speichern als PDF in Office 2007 und Office 2010 ist eine feine Sache (siehe Officeblog Eintrag http://www.officeblog.at/post/2010/08/05/PDF-Unterstutzung-in-Microsoft-Office-2010.aspx).

Einige Officeblogleser fragten aber berechtigterweise: Schön, dass ich das ganze Dokument speichern kann, aber was ist, wenn ich nur einen Teil in PDF umwandeln will? Alles kein Problem, ein zusätzlicher Klick, und vieles ist möglich Zwinkerndes Smiley. Schauen wir uns das Ganze mal für Word an…

1. Dokumentenbereich in Word als PDF abspeichern

Ihr wollt nur einen Bereich im Dokument als PDF abspeichern? Zuerst müsst Ihr den gewünschten Bereich markieren.

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Habt ihr das getan, klickt einfach auf Datei –> “Speichern unter” und wählt dort im Dateityp “PDF(.pdf)” aus. Bevor ihr nun speichert, müsst ihr auf die Schaltfläche “Optionen” klicken.

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Dort könnt ihr dann den Punkt Auswahl (oder welchen Teil auch immer ihr speichern wollt) markieren und auf OK klicken.

Spezialtipp: Wie ihr seht, könnt ihr dort auch einstellen, ob auch “Nicht druckbare Informationen” eingeschlossen werden sollen, und in welchem PDF-Format (z.B. PDF/A) abgespeichert wird.

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Wenn ihr nun auf “Speichern” klickt, wird nur die Auswahl in ein PDF umgewandelt:

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2. Arbeitsmappe in Excel als PDF abspeichern

Ähnlich funktioniert dies auch in Excel, also zum Beispiel Auswahl markieren, oder die Arbeitsblätter, die gespeichert werden sollen, anklicken. Unter Datei-> ”Speichern unter” PDF auswählen, und dort die Optionen anklicken.

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Auch hier könnt ihr auswählen, was abgespeichert werden soll (in diesem Fall die markierten aktiven Arbeitsblätter).

Auch bei PowerPoint Präsentationen könnt ihr so einfach den Bereich auswählen, der in PDF umgewandelt werden soll. Viel Spass beim PDF-Erzeugen!

Comments (6) -

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9/30/2011 10:14:52 AM #

Gerade getestet und es funktioniert. Smile Aber... das große Problem, wie ich finde, ist die PDF Größe bei der Erstellung mit Office 10. Habe es gerade nochmal kurz getestet - 60 Wörter DOC > als PDF mit Word gespeichert: 88 kb. Mit Free PDF 17 kb. Auch bei der Auswahl "Minimale Größe" gewählt und trotzdem... Hast du vielleicht einen Tipp, dass man die Größe weiter runterschrauben kann?
Ich nutze fast ausschließlich Drucken via Free PDF, trotz dass ich die PDF auch mit Office 10 erstellen könnte, aber wenn ich bei 2 Seiten Text 300 kb als Größe bekomme, dann ist das ein No-Go. Gibt es eventuell eine versteckte Option? (Standard vs Minimale Größe bringt keine Verbesserung)

Danke und Gruß
Heiko

Heiko Deutschland | Reply

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9/30/2011 12:22:11 PM #

Hallo Heiko,
interessante Feststellung! Habe das auch ausprobiert, und du hast recht: bei 60 Wörtern ist das PDF unter Office 2010 größer als mit anderen PDF Writern (ich hab dazu PDF Creator ausprobiert). Augenscheinlich speichert Office 2010 PDFs anders ab bzw. wird unabhängig von der Wortanzahl das grundsätzliche beschreibende PDF Merkmale mitgespeichert, die selbst bei einem leeren PDF-Dokument eine gewisse Grundgröße verursachen. Da wirkt sich auch minimale Größe nicht aus. Aber: bei 9 Seiten Text schaut die Sache schon anders aus: 120kb (also nur 30kb mehr) unter Office 2010, und 78kb (also 60kb mehr) über den PDF-Drucker. Bei einem größeren Dokument (87 Seiten) hat sichs schon umgedreht: Office 2010 365kb, PDF Drucker 406 KB. Fazit: je größer das Dokument, desto besser speichert Office 2010

Haider Shnawa Österreich | Reply

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10/13/2011 12:54:37 PM #

Okay - interessante Erkenntnis, dass Office10 mit steigender DOC-Größe die PDF-Ausgabe optimiert! Ich meine zwar, dass bspw. FreePDF bislang immer optimale Dateigrößen erzeugt hat, selbst bei sehr großen DOCs to PDF, aber werde ich bei Gelegenheit mal testen. Danke!

Heiko Deutschland | Reply

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12/4/2013 6:42:03 AM #

Hi, ich hab ein ähnliches Problem.
Wenn ich mein ExcelFile mit freePDF 'drucke' kommt da ein A4-großes PDF raus. Wenn ich die gleiche Seite von Excel als PDF ausgeben lasse, ist die Seite so groß, dass beim Ausdruck ein A2-großes Stück Papier verlangt wird.
Klar kann man beim Ausdrucken über den DruckManager einstellen, das dieser alles auf A4 runterschrumpfen soll. Mein Problem ist nur, dass in der Firma ein Drucker steht, der auch das A2-Format verarbeitet. Wenn ich nun besagtes PDF ausdrucken will und vergesse im Druckmanager umzustellen, haut er mir jedes mal ein A2-Blatt durch.

Kann man die (physische) Größe des ausgegebenen PDF irgendwie begrenzen, da die im Excel eingestellen Formate offensichtlich ignoriert werden? Frown

tograton Deutschland | Reply

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12/4/2013 7:11:27 AM #

An den Einstellungen für Papierformat und Druckqualität herumzuspielen bringt nicht den gewünschten Erfolg.
Wahrscheinlich setzt Excel die Skalierung der Seite auf 100% (Normalgröße) und ignoriert, dass ich die Option 'Anpassen: 1 Seite breit' aktiviert habe.

Alternativ könnte ich jetzt meine Schriftgrößen, Spaltenbreiten und Zeilenhöhen auf dem ganzen Tabellenblatt soweit runterreduzieren bis die Skalierung wieder auf 100% steht - aber das muß doch auch anders gehn !!!

tograton Deutschland | Reply

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12/8/2013 7:20:20 PM #

Hallo tograton,

Du kannst im Reiter Seitenlayout das Format, die Größe und den Druckbereich festlegen, dies wird beim PDF abspeichern entsprechend berücksichtigt (außer du hast bei den Excel PDF Optionen angehakt, dass Druckbereiche ignoriert werden sollen.

Haider Österreich | Reply

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