Outlook 2013 und die Suche

Outlook 2013 und die Suche

erstellt von Haider+Shnawa am 16. Oktober 2013 00:41

Ein Thema, auf das ich immer wieder angesprochen werden, ist das Thema Outlook und die Suche. Die Suche nach Mails, Kontakten und Terminen ist etwas, das seit Outlook 2007 eines der großen Pluspunkte waren: denn seit dieser Version ist die neue Suche an Board, und damit das Auffinden von Mailelementen wirklich wesentlich einfacher geworden.

Seit Outlook 2013 gibt es aber immer wieder einige User, die hartnäckig behaupten, sie würden weniger finden als früher. Einige haben mich sogar schon gefragt, ob die Suche vielleicht schlechter geworden sei.

Ich bin dem also nachgegangen – und Potzblitz – habe eine mögliche Erklärung dafür gefunden. Die Lösung liegt in einer Standardeinstellung bei Outlook 2013. Im Bestreben, die Suche noch zu beschleunigen, ist im neuen Outlook standardmäßig die Anzahl angezeigter Ergebnisse begrenzt. Das bedeutet zwar, dass Outlook grundsätzlich alles findet, aber die Anzeige begrenzt wird, sodass nicht alles sofort angezeigt wird, was den Eindruck verstärkt, es würde nicht alles gefunden werden.

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Bedeutet, man muss öfters nochmal auf “Weitere” klicken, um auch alle Suchergebnisse zu erhalten.

Die Lösung ist einfach: Wenn ihr kein Problem damit habt, wenn die Suche mal einen Tick länger dauert, dafür aber gleich alle Ergebnisse anzeigen lassen wollt, müsst ihr nur in die Optionen klicken, und dort “Suchen” auswählen. Im Punkt Ergebnisse könnt ihr dann “Suchläufe durch Begrenzung der Anzahl angezeigter Ergebnisse beschleunigen” abhaken – und schon seht ihr gleich alle gefundenen Resultate!

Ein kleiner Trick – mit (manchmal) großer Wirkung…

Kommentare (20) -

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17.10.2013 09:57:17 #

Danke für den Tipp. Gravierender finde ich jedoch die Entscheidung die Outlook Suchergebnisse nicht mehr innerhalb der Windows Suche anzuzeigen.

Andyt Österreich | Antwort

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01.01.2014 19:26:41 #

Ich kapiere die Suchfunktionen mit Outlook 2013 und Windows 8.1 nicht mehr...
Windows Suche werden zwar die gewünschten Ergebnisse angezeigt, aber diese lässt sich nicht öffnen. Was bringt es dann, dass man Outlook in Windows indexieren kann?

Adi Schweiz | Antwort

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18.04.2014 07:45:02 #

Ich kann bei Outlook2013 nicht nach einem Firmennamen suchen wenn ich den Nmane nicht kenne. ZB. habe ich viele Kontakt bei Audi sie haben alle ...@audi.de oder ...@audi.com, wenn ich nach "audi" suche kommt nichts.

Auch bei Namen deren Vornahme ich vergessen habe, kann ich nichts finden obwohl ich den Nachnamen weiss ZB. suche nach "Huber" es kommt nichts. Die Email-Adresse lautet alexander.huber@aon.at. Nur wenn ich nach a - oder alexander suche wird er angezeigt.

Was mache ich falsch?
Eas ist bei unserem Outlook falsch eingestellt?  

Martin Feuerstein Deutschland | Antwort

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20.05.2014 11:03:59 #

Hallo,

ich habe das gleiche Problem.
Hat da niemand eine Antwort/Lösung ???

Johannes Engl Italien | Antwort

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11.11.2014 12:26:11 #

Ich habe es in dem Einstellungen (Suche) geändert auf :
Nur Ergebnisse anzeigen aus: Aktuellem Ordner angeklickt.

und siehe da man findet es auch mit wenigen Buchstaben ein Ergebnis,
in Mails Suchen.

Wolfgangf Chantre Deutschland | Antwort

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16.06.2014 08:54:05 #

Hallo!
Wir haben sehr viele Ordner und Unterordner im Ordnerbereich aufgelistet und müssen auch sehr oft wechseln zwischen den verschiedenen Ordnern.
Seit dem Umstieg von Outlook 2007 auf 2013 haben wir ein Problem mit dem Markieren und Suchen der Ordner im Ordnerbereich.
Bisher genügte ein Doppelklick auf einen Ordner, dann war dieser markiert (blau unterlegt) und man konnte mit der Eingabe des Anfangsbuchstaben zum gesuchten Ordner wechseln, jetzt kommt man nach dem Doppelklick plötzlich nur mehr in die Schnellsuchleiste im Nachrichtenbereich, wo man nur die Nachrichten durchsuchen kann aber nicht mehr die Ordner, die blau unterlegte Markierung ist nur mehr auf der 1. Nachricht im Nachrichtenbereich, es ist aber nicht mehr möglich, damit den Ordner zu markieren!

Einzige Möglichkeit derzeit ist der Umweg über die Tastatur, also den 1. Ordner anklicken, dann mit Shift + Tabulator in den Ordnerbereich wechseln, dann kann man wieder den Anfangsbuchstaben des Ordners eingeben und direkt aufrufen, sehr umständlich gegenüber vorher!
Kann man das irgendwo einstellen oder gibt es einen einfacheren Weg als über die Tastatur wie oben beschrieben?

Besten Dank im voraus für Info bzw. Hilfe!

Power Travel Österreich | Antwort

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15.07.2014 09:59:21 #

Ich habe den Tipp durchgespielt. Ohne Erfolg. Wenn ich "Vorstandsmeeting" im Betreff eines E-Mails habe und "Vorstand" suche, bekomme ich ein Ergebnis (64 Einträge). Aber als ich nur "meeting" eingegeben habe war die Ergebnisliste komplett leer. Outlook 2013 wird somit eine echte Katastrophe zu verwenden und leider unbrauchbar für die Firma.

Timo Deutschland | Antwort

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22.07.2014 13:19:15 #

Gibt es eine Möglichkeit die Suche vom logischen "ODER" auf "UND" umzustellen?
Beispiel: ich möchte nach allen Mails suchen, die ich an jemanden geschickt habe UND die ein bestimmtes Stichwort enthalten.
Bei der aktuellen Suche werden mir sowohl alle Mails angezeigt , die ich an diesen Jemand geschickt als auch alle Mails, die das betreffende Stichwort beeinhalten. Es wird mir aber nicht die Schnittmenge gefunden.
p.s.: auch die externen Programme "LOOKEEN" und "COPERNIC" bauen nur auf der MS-OUTLOOK Suche auf. Sie bieten zwar optisch ansprechender gestaltete Interfaces - aber keine bessere Einschränkbarkeit der Suchfunktion.
Woran ich denke, ist eine generelle Änderung der logischen Verknüpfung von "ODER" auf "UND"... z.B. in der Registry...

Alois Österreich | Antwort

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10.08.2014 15:26:12 #

Hallo Alois,
ja, das scheint es zu geben, und zwar mit dem sogenannten Query Builder. Dazu ist ein Registry Eintrag notwendig...ich habs noch nicht selber ausprobiert, daher kann ich dir auch keine Empfehlung dazu abgeben, aber die Details findest du hier: http://www.msoutlook.info/question/276

Haider Österreich | Antwort

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22.09.2014 12:09:06 #

Die "Optimierungstipps" hier funktionieren bei mir alle nicht! Zur Zeit muss ich Outlook 2010 und 2013 parallel betreiben, da in der Tat die Suchfunktion für Outlook 2013 für die Katz ist.

Meiner Ansicht nach liegt es daran, dass Outlook nur in Dateien sucht, die auch indiziert werden. Da Windows aber nur Dateien indiziert, die "offline verfügbar" also lokal gespeichert sind, fällt meine Outlook-Datendatei durchs Raster: sie liegt auf einem NAS und ist fürs lokale speichern mit 11GB leider etwas zu groß..

Seltsam ist nur, dass in Outlook 2010 die absolut gleichen Einstellungen möglich sind wie in 2013 (und ich diese auch so in 2013 eingetragen habe), aber dennoch nur die 2010er Version schnell und zuverlässig auch die gewünschten Einträge findet. Es liegt somit also doch wohl eher am Programm oder an der Registry...

Michael Deutschland | Antwort

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22.09.2014 19:15:57 #

Hallo Michael,
die Orte, die indiziert werden sollen, kannst du unter Optionen->Suchen->Indizierungsoptionen sehen und verändern. Dort könntest du als Ort auch deine NAS eingeben, auf der die PST liegt...

Haider Shnawa Österreich | Antwort

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24.09.2014 11:56:29 #

Hallo,

@alois : du hast recht, Lookeen baut auf der MS-Outlooksuche auf, jedoch (wie bereits erwähnt) ist es ein externes Tool, welches die Suche leichter gestaltet. Damit man auf die gewünschten Ergebnisse kommt, kann man nach dem Suchlauf nochmals eine Wildcardsuche durchführen um somit den gewünschten Erfolg zu erreichen.
@all : ihr könnt die zweiwöchige Trial-Version ausprobieren, vielleicht hilft Lookeen euch, euer Problem zu beheben.
Nähere Infos gibts auf http://www.lookeen.de

Grüße StefanS,
Anmerkung: Ich arbeite für Axonic – Hersteller von Lookeen.

StefanS Deutschland | Antwort

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14.11.2014 09:56:45 #

Das jeder so schlau ist, auf "Weiter" zu clicken, wenn die Suche nicht genug ausspuckt, hoffe ich doch mal.
Trotzdem findet mein Outlook ganz klare Begriffe nicht, außer ich suche in dem Unterordner, in dem sie gespeichert ist. Was das ganze obsolet macht, weil ich will ja eigentlich wissen, wo diese Email hingerutscht ist (es handelt sich NICHT um lokal abgespeicherte/offline Dateien)
Auch hab ich gestern "reason" eingegeben, weil ich eine bestimmte Konversation gesucht habe, er hat mir zusätzlich Emails mit "Riga" gelbmarkiert als gefundener Suchbegriff ausgespuckt....

Das kann es doch echt nicht sein

manami Großbritannien | Antwort

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13.07.2015 12:12:46 #

Ich habe das selbe Problem wie Timo oder manami - definitiv vorhandene Namen oder Punkte spült die Suche nicht hoch - mir ist nicht klar warum und bin am verzweifeln. Auch nicht bei der Detailsuche, z.B. nach "Felix" im Text obwohl das dann definitiv im Text drin steht. Indizierung ist an, Begrenzung aus.
Ich finde so etwas nur, wenn ich mich an das Datum erinnere und dann manuell die e-Mail heraussuche. Das schlimmste ist, dass halt ca. 80% gefunden werden - aber die 20 fehlende sind ein Riesenproblem.

Zim Deutschland | Antwort

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01.09.2015 07:55:58 #

Hallo zusammnen,

wenn ihr in dem Wort "Vorstandsmeeting" nur das Wort "meeting" suchen wollt und dann "meeting" in die Suchleiste eingibt finde ich auch nichts.

Ich habe dann ein bisschen rumgespielt und habe entdeckt, dass wenn man ein "*" vor das "meeting" setzt, findet er jede E-Mail, in der das Wort "meeting" drin steht.

Ich hoffe, ich konnte ein paar Leuten helfen und hoffe, dass auch das gemeint war, wenn nicht, ignorieren Smile

Alex Deutschland | Antwort

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25.08.2016 12:14:19 #

Wenn du vor dem Suchbegriff " setzt, wird nur dieser Begriff gesucht

Heinz Deutschland | Antwort

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11.09.2015 11:14:59 #

Hallo @All,

Outlook 2013; ich suche und finde (Mails), meist auch das Richtige.
Leider habe ich keine Idee, wie ich herausfinden könnte, in welchem Unterordner sich das gesuchte/gefundene Mail befindet.

Kann mir bitte jemand helfen?

Danke
P.Paul

P.Paul Österreich | Antwort

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26.11.2015 14:46:34 #

Hallo. Ich finde die Suche auch einen Horror. Gibt es den Namen oder Mailadresse. Hartl Simone s.hartl@firmenname.at. Suche ich jetzt nach zb. Simone Hartl, bekomme ich soviele Mails wo nicht der Name vorkommt, wo sie 100% nichts mit den Mails zu tun hat. Outlook bringt mir Sachen die nicht dazugehören. Das bei einer eingeschränkten suche nur Posteingang zb.

P. Stefan Österreich | Antwort

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02.05.2016 14:23:05 #

Kann man in Outlook 2013 ordnerübergreifend suchen? Der Sinn einer Suche ist ja auch den Ort zu finden, wo sich etwas befindet. Vor allem wenn mehrere Postfächer benutzt werden ist das von elementare Bedeutung. Ich bin Office 2013 Neuling und bisher ist es entäuschend umständlich (komme von Office 2010 Home & Student - IMHO besser, schneller, schlanker als 2013), Outlook teilweise erschreckend langsam und wenig intuitiv. Die IMAP Synchronisation funktioniert auch nicht richtig.
Dachte, dass große Outlook sei Klassen besser als Thunderbird. Mittlerweile tendiere ich eher dazu, wieder Thunderbird zu verwenden als Outlook.
BTW. wofür benötigt man Suchordner?

Mit besten Grüßen
Erhard

Erhard Österreich | Antwort

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12.05.2016 17:51:46 #

Hallo Erhard,

man kann natürlich Ordnerübergreifend suchen - wenn du den Suchbegriff im Suchfeld eingegeben hast, erscheint im Menüband der Reiter: Suchtools. Dort kannst du auf "Allen Postfächern" klicken, und schon hast du alle Ordner bzw. Postfächer in der Suche berücksichtigt. Du kannst auch einfach rechts neben dem Suchfeld auf das Dropdown Feld klicken und "Alle Postfächer" auswählen.

Haider Shnawa Österreich | Antwort

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