24 Schritte zu Social@Work: die Gretchenfrage - wann verwende ich welches Kommunikationswerkzeug?

24 Schritte zu Social@Work: die Gretchenfrage - wann verwende ich welches Kommunikationswerkzeug?

erstellt von Martina+Klenkhart am 16. Dezember 2014 18:54

während der Vorbereitungen zum Launch wurde in den Gesprächen, die wir intern führten, immer wieder die Frage aufgebracht: “Aber wann verwende ich dann nun welches Kommunikationswerkzeug?” Dies schien der zentrale Orientierungspunkt zu sein, den die Belegschaft benötigte, also haben wir dies im Rahmen des Projektteams ausgearbeitet und definiert. Auch für das Management war der Vorschlag ok, somit sind wir mit folgenden Antworten rausgegangen:

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Email:

›Ich muss Handlungsanweisungen geben

›Ich muss geschäfts- oder zeitkritische Information teilen

›Ich muss formell Verantwortung übertragen.

›Ich muss vertrauliche Information teilen

 

SharePoint:

›Ich nutze ein geteiltes OneNote-Notizbuch für das Dokumentieren von Besprechungsnotizen

›Ich speichere lebende Dokumente auf SharePoint (teile nur den Link über den Social Feed)

›Ich stelle meinem (Projekt)Team einen zentralen Arbeitsbereich bereit (Teamsite, Workflow, Reporting)

›Ich nutze OneDrive for Business, um meine Dokumente auf all meinen Endgeräte zu synchronisieren

 

Yammer:

›Ich möchte Experten, Wissen, Unterlagen oder Best Practices finden

›Ich möchte eine transparente Konversation führen und zu einem Consensus bringen, der nachhaltig nachvollziehbar ist

›Ich möchte Information teilen, die für andere hilfreich sein kann

›Ich möchte kreative Zusammenarbeit und Ideenfindung fördern/nutzen (“Co-creation”)

 

Lync:

›Ich benötige eine Antwort in Echtzeit

›Ich muss eine Angelegenheiten abklären, die für den Rest des Teams nicht relevant ist

›Ich möchte von unterwegs/im Home Office an einer Videokonferenz teilnehmen

›Ich brauche Echtzeit-Kommunikation, um mich mit meinem Team abzustimmen

 

Diese Inhalte, verarbeitet in zwei Slides, fanden sich in jeder Präsentation wieder, die im Zuge des Projekts gehalten wurde. Wir haben diese auch unseren Kunden als Anhaltspunkt zur Verfügung gestellt, da sie ja ebenso vor derselben Herausforderung standen, jene Regeln abgestimmt auf Ihre Organisation zu definieren, um den MitarbeiterInnen Orientierung zu geben.

Wir haben unsere bestehenden “Rules of Engagement”, die im Zuge des vorangegangenen Projekts “Das Neue Arbeiten” entstanden sind, um diese Regeln ergänzt und allen MitarbeiterInnen zur Verfügung gestellt. Das HR Team, hat die Infos in die Orientierungsmappe für neue Mitarbeiter integriert. Jüngst dazugestoßene KollegInnen berichten, dass dieser Rahmen sehr hilfreich für sie war, den Kommunikationsstil des Unternehmens schnell zu erfassen und sich besser zurechtfinden, in welcher Situation sie über welchen Kommunikationskanal am effektivsten sind.

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