24 Schritte zu Social@Work: die 3 beliebtesten Use Cases

24 Schritte zu Social@Work: die 3 beliebtesten Use Cases

erstellt von Martina+Klenkhart am 21. Dezember 2014 18:00

Heute würde ich Euch gern mehr Kontext zu den Anwendungsfällen geben, die wir für uns definiert hatten. Nun gab es drei davon, die wirklich gut aufgenommen worden sind und zwei, die weniger Mehrwert brachten, als wir ursprünglich angenommen hatten. Dies war zum Beispiel Mitarbeiter-Onboarding.

Als ich begonnen hatte, mich mit dem Thema Social zu beschäftigen, erschien mir dieser Anwendungsfall als einer der Stärksten. Eine Fokusgruppe zu haben, wo neue MitarbeiterInnen alle wichtigen Infos für ihren Start und Ansprechpartner zu vielen Themen finden, und vor allem das schnelle Vernetzen untereinander, erschien uns als äußerst wertvoller Ansatz. Es kommt nicht selten vor, dass sich unsere PraktikantInnen, die sich vom Assessment Center her kennen, bereits vor Diensteintritt über Facebook-Gruppen vernetzen, sich austauschen und wichtige Infos miteinander teilen. Als ich erstmals davon hörte und wir sahen, was da geteilt wurde, erachteten wir es als äußerst wichtig, so früh wie möglich eine geschützte, unternehmensinterne Plattform zu bieten, über die sie in gewohnter Weise kommunizieren konnten.

Nun hat sich in der Praxis allerdings gezeigt, dass die “New Hire” Gruppe, wie wir sie nannten, wenig gedieh. Neue MitarbeiterInnen erwartet bei Microsoft ein strukturiertes, mehrtägiges Onboarding-Programm und danach gab es in der Regel relativ wenig offene Fragen. Es zeigte sich, dass die “New Hires” stärker in den Gruppen ihrer jeweiligen Teams unterwegs waren und ihre Fragen meist schon rollenspezifisch waren. Wir beobachteten das eine Weile, dann nach einigen Monaten haben wir diese Gruppe eingestellt. Was allerdings wirklich gut funktioniert, ist das Ankündigen neuer KollegInnen über Yammer. Viele berichteten uns später, wie nett sie aufgenommen wurden, dass sie zB. 45 Likes bekommen hatten und dass KollegInnen direkt auf den Post reagiert haben. Auch Stellenausschreibungen posten wir über das Netzwerk.

Der beliebteste Anwendungsfall war mit Abstand Zusammenarbeit in Teams, dicht gefolgt von Interne Kommunikation 2.0. Die Leute erlebten schnell, dass sich alleine durch das Einstellen der traditionellen Newsletter der einzelnen Abteilungen die Email-Last drastisch senkte. Das motivierte zum Weitermachen. An dieser Stelle ist es wichtig, zielgruppenspezifisch vorzugehen und alle KollegInnen, die eigene Newsletter erstellten, auf Yammer und die neuen Möglichkeiten zu schulen. Der Anwendungsfall wurde von unserer Internen Kommunikationsabteilung ausgearbeitet. Es wurde genau definiert, welche Inhalte zukünftig am Intranet und welche in Yammer zu finden seien. Die Information der Geschäftsführung an die MitarbeiterInnen wurde in zwei Kategorien eingeteilt: Handlungsanweisungen und Aufrufe der Geschäftsführung werden weiterhin über Email kommuniziert, Informationen an die Belegschaft werden über persönliche Posts direkt von Georg Obermeier geposted. Der Vorteil: einfach, schnell, es gibt eine Dialogmöglichkeit und die persönliche Identifikation der MitarbeiterInnen mit der Geschäftsführung wird gefördert. Wie gesagt ein sehr beliebter Use Case, weil die Email-Entlastung für uns MitarbeiterInnen sehr schnell spürbar war.

Zusammenarbeit in Teams – dieser Anwendungsfall wurde vor allem bei den Vertriebsteams enorm schnell aufgegriffen. Es wurden spezifische Account Team-Gruppen gebildet, im Rahmen derer sich Account Manager, Lösungsspezialisten, Consulting, Techniker und Partnervertreter untereinander abstimmen, Feedback von Kunden einfach teilen und Termine vorbereiten. Manche Teams haben sich dafür entschieden, das Management einzuladen, sodass sie die Stimmung und die Herausforderungen des Teams mitbekommen konnten. Die Gruppe ist integriert ins CRM, dh. auch wenn man im CRM-System einen Kunden aufruft, kann man eine Nachricht an die Gruppe senden oder die aktuellen News des Teams im Freitext einsehen. Die Dokumente werden auf einer SharePoint-Teamseite abgelegt und bearbeitet, sodass alle Kollegen diese Dokumentenbibliothek auf alle ihre mobilen Endgeräte synchronisieren können und unterwegs immer die aktuellsten Dokumente dabei haben. Der Yammer Gruppenfeed ist in die Teamseiten eingebunden, dh. auch von dort kann man kommunizieren. Wir teilen nur Links in Yammer, die Dokumente bleiben auf dem SharePoint. Die Teams sind schnell dazu über gegangen, Updates in Yammer zu posten und wenn hilfreich, gezielt Teamexterne in die Konversation mit einzubinden, einfach über ein @mention. Die Meeting-Zeit, die wir im Büro gemeinsam verbringen, kann so besser für Planung und Entscheidungsfindung genutzt werden und nicht mehr für Statusupdates. Hier hat sich auch gezeigt, dass das Einbinden von neuen Mitgliedern in ein Account Team wesentlich einfacher geworden ist. Der Kontext und die Historie einer Kundenbeziehung sind so viel schneller nachvollziehbar und es sind weniger Einschulungen notwendig.

Information und Wissen teilen ist der dritte, erfolgreiche Anwendungsfall. Vor allem für uns im Produktmarketing ist dies eine enorme Erleichterung. Wir können schnell und einfach Neuigkeiten und Aktuelles mit den Vertriebs- und Partnerteams teilen, ohne zuvor einen Newsletter erstellen zu müssen. In einer Branche und einer Zeit, in der Produktneuankündigungen beinahe täglich eintreffen, ist dies eine wesentliche Vereinfachung für uns. KollegInnen können sich ihren Newsfeed nach ihren derzeitigen Bedürfnissen zusammenstellen. Sie steuern dies über das Beitreten zu bestimmten Gruppen, das Folgen von Schlagworten oder Personen. Verändere ich meine Rolle oder bekomme ich eine andere Aufgabe, kann ich Gruppen, Themen, Personen auch einfach wieder “entfolgen” und meinen Newsfeed somit bereinigen.

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