Wie man die ersten 90 Tage im neuen Job erfolgreich meistert. #1 Falling in Love with OneNote

Wie man die ersten 90 Tage im neuen Job erfolgreich meistert. #1 Falling in Love with OneNote

erstellt von Marina+Egger am 15. Mai 2015 10:48

Guten Tag, ich bin die Neue! Seit 01. April 2015 bin ich Teil der Marketing Organisation in Österreich, verantwortlich für „Enterprise Productivity“ innerhalb des Office Teams. Meinen ersten Officeblog.at- Artikel möchte ich gerne einem eher unscheinbaren Produkt widmen, welches mich die letzten Wochen stets begleitet hat: OneNote Warum?!

OneNote ist DAS perfekte Tool um eine Job-Übergabe vorzubereiten.

Wenn man in einen neuen Job startet, erwartet einen viel Aufregendes. Neues Umfeld, neue Kollegen, neue Aufgaben. Ein Jobwechsel kann mitunter auch ziemlich stressig sein! Mit einer gut durchdachten Übergabe ist der oder die „Neue“ ab dem ersten Tag im neuen Job startklar. Meine Erfahrungen während der Job-Übergabe von Martina Klenkhart und die Tools, die wir eingesetzt haben, möchte ich hier gerne teilen.

Wir hatten offiziell 10 Tage, in denen wir „Jobsharing“ betrieben. Eigentlich ein Luxus. Nachdem Martina ein Kind erwartet und der Geburtstermin immer näher rückte, konnte es allerdings auch jederzeit weniger sein.  Ich bin seit 3 Jahre bei Microsoft Österreich tätig. Es sollte ein Wechsel innerhalb des Unternehmens sein. Quasi ein Kinderspiel. Aus eigener Erfahrung behaupte ich, gerade ein interner Wechsel hat es in sich! Meine Sales-Rolle war noch nicht nachbesetzt, es hieß also bis 31. März 2015 „voller Fokus auf Quartalsende“.

Unsere Job-Übergabe musste gut durchdacht und effizient sein.

Von wem die Idee mit dem OneNote kam, weiß ich nicht mehr. Das Anlegen dauerte jedenfalls nur wenige Minuten. Damit Martina und ich, aber auch andere Personen aus unserem Team, darauf zugreifen konnten, haben wir das OneNote auf unserem Office-Marketing-Team SharePoint abgelegt.

Als nächsten Schritt haben Martina und ich uns in einem persönlichen Meeting die wichtigsten Themenblöcke überlegt und das OneNote strukturiert (z.B. Allgemeines, Budget- und Planungsprozess, Go-To Markets, Kampagnen, und einen Abschnitt für offene Fragen)

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Zu den einzelnen Themenblöcken haben wir "Unter-Seiten" angelegt. Hier am Beispiel: Abschnitt „Products“ – unterteilt in Office, Lync, Skype for Business, etc.

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Unser OneNote wuchs und wuchs.

Während ich mich im März noch um meine letzten Deals und Termine mit Partnern konzentrierte, hat Martina begonnen ihr Wissen in das OneNote einzuarbeiten. Wir waren zeitlich nicht gebunden und konnten parallel am OneNote arbeiten. Das Schöne ist, man sieht jederzeit, Wo, Wann und Was der Andere geändert hat. Zusätzlicher Pluspunkt, Martina konnte ihre Themen, auch zu Hause eintragen.

In unserem Abschnitt "Offene Punkte" konnte ich meine Fragen festhalten, die Martina übernommen und im OneNote beantwortet hat. Umgekehrt konnte ich ihr etwas Struktur geben, indem ich ihr sagte, was ich wissen muss um die ersten 90 Tage „durchzukommen“. Manchmal ist es ja so, dass man nicht weiß, was man alles übergeben muss, weil man so viele verschiedene Dinge im Kopf hat. Unser Learning: Priorisieren ist wichtig und gleichzeitig extrem schwer.

„Echt, OneNote geht auch am Handy?“

Ich gebe zu, vor unserem kleinen Projekt, wusste ich nicht, dass OneNote problemlos am Handy bzw. auf einem Tablet funktioniert. Ich konnte also überall, auf jedem Gerät meine Inputs eintragen, sogar am Tablet mit Digital-Pen in Handschrift. Aha! Es entwickelte sich so etwas wie “eine zarte Romanze” zwischen OneNote und mir Red rose

In früheren Jobs, bestand meine Job-Übergabe meist aus folgendem Satz: „Ich schick dir einfach alle E-Mails weiter, die ich zu diesem Thema noch habe. Ah ja, und meine wichtigsten Links, die ich als Favoriten abgespeichert habe, schicke ich dir gleich auch noch dazu…!“ Keine Paradebeispiele für Wissensmanagement. Ein persönlicher Albtraum für jeden neuen Mitarbeiter, sich durch alte E-Mails vom Vorgänger durcharbeiten müssen. Outlook ist definitiv kein effizientes Job-Übergabe Tool!

Nach einigen kleinen OneNote Trainingsvideos im Selbststudium wusste ich bereits, dass man problemlos Excels, PPTs oder E-Mails in OneNote einfügen konnte. Das ist sehr praktisch wenn man z. B. beschreiben möchte, was in welchem File drinnen und wie es aufgefüllt werden muss.

Hier an unserem Beispiel, Marketing Budget Management:

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(klingt wie eine „Fremdsprache“ für nicht Microsofties)

Zu diesem Zeitpunkt begann ich OneNote für alle meine Zwecke zu testen und verunsicherte damit nicht nur ehemalige Sales-Kollegen sondern auch meine Familie: Stichwort Urlaubsplanung Mexiko (Flüge, Routen, Hotels, Tauchcenter,…) Einziges Manko – mit den Formatierungen kam ich nicht klar.

Der nächste Aha-Effekt stellte sich prompt ein. Wenn ich einen Screenshot von interessanten Webseiten aus OneNote mache, wird automatisch die URL und das Datum festgehalten. Das hätte ich für meine –Diplomarbeit gut gebrauchen können! Jeder der schon mal, eine Linksammlung angelegt hat, weiß wie mühsam es ist, wenn man im Nachhinein die Internet-Quellen nochmal überprüfen muss.

Hier am Beispiel meines präferierten Hotels für den geplanten Mexiko-Urlaub. In Gelb markiert seht ihr das Datum, die Uhrzeit und die Internetseite.

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Zurück zu unserem Übergabe OneNote und dem neuen Job. (Der Urlaub muss noch etwas warten.)

Nachdem ich die Standard Features relativ schnell drauf hatte, hab ich die Aufnahmefunktionen von OneNote getestet.

Hey Martina, ich nehme‘ deinen Vortrag jetzt einfach mal auf!

Aus reiner Neugier, habe ich via OneNote am Handy eine Kundenpräsentation von Martina vor dem HR Circle als Audio File mitgeschnitten. Man weiß ja nie, vielleicht kann ich das mal brauchen wenn, ich mir anhören möchte, wie sie das vorgetragen hat.

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Hatte ich schon erwähnt, dass man auch ohne Probleme Fotos einfügen kann. Das funktioniert prima mittels Handy-Foto und OneDrive. Schwupps, schon da J

Fotos in OneNote einfügen, kein Problem. Hier meine OneNote Partnerin und ich.

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Würde ich mein Übergabe OneNote noch altmodisch „ausdrucken“, wäre es wahrscheinlich so dick wie ein Wörterbuch. Das liegt aber eher daran, dass sowohl Martina und ich gerne schreiben.

Das gute an OneNote ist, es kann sehr viel, muss aber nicht.

OneNote verbindet die Möglichkeiten Inhalte abzuspeichern und gleichzeitig beschreiben. Bei einer klug durchgeführten Job-Übergabe, bietet es mir die Möglichkeit, Zugriff auf Informationen von anderen zu erhalten, die ansonsten auf der Festplatte (pardon, natürlich auf OneDrive) oder auf einem SharePoint liegen. Ich kann Inhalte, egal welcher Art – Bilder, Texte, Audio, Video, Präsentationen, Links zu Sharepoints, OneDrive oder Internetseiten dokumentieren und teilen, unabhängig von Ort, Zeit und dem Gerät, das ich gerade verwende.

… Und mir persönlich gibt unser Übergabe OneNote etwas mehr Sicherheit in den ersten 90 Tagen. Alles was nicht in unserem OneNote steht, erfahre ich in Yammer! Mehr zu meinem neuen zweitliebsten Tool im nächsten Blog Post.

 

Wer mehr über OneNote erfahren möchte, dem empfehle ich folgende Seiten:

WW Office Blog, OneNote:

http://blogs.office.com/onenote/

Work Smart - Streamline Onboarding with OneNote: http://www.microsoft.com/itshowcase/Article/Content/485

Video: Work Smart: OneNote for Pros - Smart Note-Taking Tips - Be IT Ready (Microsoft IT): https://www.youtube.com/watch?v=OOvQ5hBDfAg

Kommentare (2) -

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21.05.2015 15:28:43 #

Toller Bericht. Endlich entdecken auch die Microsofties das mächtigste Microsoft Produkt: OneNote.
Ich setzte OneNote schon seit Jahren in der Schule ein und könnte gar nicht mehr ohne. hier eon Link zu meiner OneNote-Welt: http://www.kurtsoeser.at/?s=onenote und ein kurzes Video: https://www.youtube.com/watch?v=ECBOAOa7dxI

Kurt Söser Österreich | Antwort

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26.05.2015 10:52:31 #

Hallo Kurt, manchmal dauerts etwas länger, auch bei uns intern Smile

Ich habe mir deine Webseite angesehen, wirklich toll!
Vielleicht hast du's schon gesehen, wir haben Mitte Mai OneNote Class Notebook für Teacher gelauncht, eine neue Seite, die OneNote Lehrern und Schülern näher bringt:
www.onenoteforteachers.com/.../OneNote%20f&
blogs.office.com/.../

Würde mich freuen, wenn wir mit unserem EDU Team etwas gemeinsam machen könnten. Danke dir für deinen OneNote Einsatz!
Liebe Grüße,
Marina

Marina Österreich | Antwort

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