Change-Management bei Henkel: den Wandel bei den Mitarbeitern gestalten

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Change-Management bei Henkel: den Wandel bei den Mitarbeitern gestalten

Auf der Suche nach guten Referenzen bin ich bei unseren deutschen Kollegen über diese Kundenreferenz gestolpert. Nachdem der Kunde, auch hier in Wien ab und zu für “Waschmittel-Wohlfühl-Duft” im 3. Wiener Gemeindebezirk sorgt, habe ich mir die Story näher angesehen. Sehr empfehlenswert: Die Henkel AG. Henkel ist stark international ausgerichtet und hat ihre Mitarbeiter weltweit in die Microsoft Cloud geführt. Maßgeblich für den Erfolg der Einführung war, die Mitarbeiter frühzeitig für den neuen Arbeitsplatz zu gewinnen.

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Auch das IT-Team der Henkel AG stand vor der Herausforderung, den Rohstoff Kommunikation weltweit besser zu erschließen. Henkel ist einer der am stärksten international ausgerichteten Konzerne in Deutschland; von den fast 50.000 Mitarbeitern sind über 80 Prozent weltweit tätig. „Die Mitarbeiter in den verschiedenen Bereichen erwerben wertvolles Branchen-Know-how, und ihr Wissen müssen wir unternehmensweit zugänglich machen“, erläutert Markus Petrak, Corporate Director, Integrated Business Solutions, Workplace Strategy/New Technologies.

Doch bislang stockte der weltweite Austausch, Henkel hatte lange Zeit IBM Lotus Notes und Office 2003 im Einsatz. „Viele Mitarbeiter nutzen privat moderne Werkzeuge für Kommunikation und Datentausch, aber im Unternehmen finden sie nichts Gleichwertiges“, erläutert Petrak. „Daher wollten wir unseren Mitarbeitern einen zeitgemäßen Arbeitsplatz bieten und haben im Sommer 2013 beschlossen, zu Office 365 zu wechseln.“

Viele Mitarbeiter nutzen privat moderne Werkzeuge für Kommunikation und Datentausch, aber im Unternehmen finden sie nichts Gleichwertiges.“

Für die Umsetzung hat Henkel die Microsoft-Partnerunternehmen Avanade und Accenture sowie Microsoft Services herangezogen. Dabei verantwortete Avanade das Projektmanagement, die Implementierung und den Second-Level-Support über fünf Jahre. Die Wahl basierte auf weitreichender Erfahrung: Avanade und Accenture haben bereits 2,8 Millionen Nutzer weltweit nach Office 365 gebracht und 23 Millionen E-Mail-Boxen nach Exchange Online migriert.
„Die Projektplanung begann im September 2013, die Kompatibilitätstests für die Anwendungen zwei Monate später“, berichtet Stefan Prostka, Director Business Productivity bei Avanade.

Die Cloud-Lösung bei Henkel umfasst die Office 365-Services Exchange Online, SharePoint Online und Skype for Business. „Besonderer Fokus lag auf der Installation von Office 365 Pro Plus innerhalb von drei Monaten auf über 40.000 PCs, da dieser Teil des Projekts bis April 2014 abgeschlossen sein sollte“, so Prostka. „Nach dem Hochfahren der Postfachmigration wurden in nur vier Monaten mehr als 40.000 Postfächer und Gruppenpostfächer migriert – das waren bis zu 4.000 Postfächer pro Woche.“

Ein Claim und ein Logo für das moderne Cockpit

„Maßgeblich für den Erfolg der Einführung war aber, die Mitarbeiter frühzeitig für den neuen Arbeitsplatz zu gewinnen“, erläutert Petrak. „Denn ein Wechsel von IBM Lotus Notes und Office 2003 zu Office 365 ist ein großer Sprung.“ Daher baute das Projektteam ein weiteres Team mit Mitarbeitern aus Corporate Communications auf, das die Kommunikation federführend mit zahlreichen Initiativen begleitete.

Zunächst gestaltete es ein Logo für den Change und produzierte einen Claim dazu: „Office 365 – simplify your way of working.“ „Der Claim sollte auf den Punkt bringen, dass wir die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter erkannt haben und ihnen einen Arbeitsplatz anbieten wollen, der die Informationsflut beherrschbar macht“, erläutert Petrak. Das Team baute Stände in Kantinen weltweit auf, um Fragen zu beantworten, und realisierte ein Office 365-Gewinnspiel, bei dem jeden Monat ein Windows Phone verlost wurde. „Ich hatte es nicht geglaubt, aber das hat die Zahl der Einsendungen um die Hälfte gesteigert“, erzählt Petrak

Lernhäppchen für zwischendurch

Ein Knüller waren die 90-Sekunden-Videos, in denen Kollegen die Unterschiede zu den vormaligen Lösungen erklärten. Für diese Videos führte das Communications-Team eigens ein „Henkel-Tube“ auf Basis der Videoplattform von Office 365 ein. Hinzu kamen halbstündige Webinare, in denen die Mitarbeiter die Programme erklärten und die Fragen der Teilnehmer beantworten konnten.
„Wenn 80 Prozent der Mitarbeiter weltweit tätig sind, ist es wichtig, in allen Sprachen zu kommunizieren“, erläutert Petrak. Die Regionen wurden früh involviert und verantwortlich gemacht, die Kommunikation fand schließlich in 31 Sprachen statt. Daher ließ das Change-Team auch mehr als 50 E-Learning-Module, die Avanade aus Microsoft-Videos aufgebaut hatte, in zehn Sprachen übersetzen.

Von Januar bis April 2014 wurden schließlich mehr als 40.000 Nutzer weltweit nach Office 365 Pro Plus migriert. Der Rollout erfolgte in Niederlassungen in 75 Ländern.
„Die prognostizierten Implementierungskosten entsprachen in etwa den Kosten, die eine Aktualisierung der bestehenden Lösung mit sich gebracht hätte, wobei Office 365 im Full-Service-Betrieb deutlich mehr leistet“, resümiert Petrak.

Nach der Einführung ist vor der Einführung

„Zudem reduzieren sich die Betriebskosten durch die Public-Cloud-Lösung.“ Gleichzeitig hat Henkel den ersten Schritt zu einem modernen Arbeitsplatz gemacht. „Unsere Mitarbeiter schätzen die Vorteile, etwa Informationen zu teilen oder Dokumente gemeinsam und parallel zu bearbeiten“, berichtet Petrak. „Die E-Mail-Kultur hat sich ebenfalls gewandelt. Fast 50 Prozent der Mitarbeiter nutzen heute Skype for Business als Instant-Messaging-Tool.”

Da möchte Petrak aber nicht stehen bleiben: „Office 365 bietet uns mit seinen Updates die Möglichkeit, am Arbeitsplatz immer up to date zu sein. Das wollen wir nutzen und gehen jetzt zu einem permanenten Change über.“ Damit ist das IT-Team zwar gezwungen, Verbesserungen kontinuierlich in die Prozesse einzuarbeiten und die Nutzer ständig fortzubilden. „Aber dafür sind wir Evergreen und ersparen uns künftig große Migrationsprojekte.“

Die ganze Story inkl. Kundenvideo findet ihr hier: https://customers.microsoft.com/Pages/CustomerStory.aspx?recid=17982

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