Planung ist das halbe (Arbeits)Leben: Office 365 Planner

Planung ist das halbe (Arbeits)Leben: Office 365 Planner

erstellt von Marina+Egger am 20. Oktober 2016 13:41

In stressigen Zeiten, oder in der täglichen Mailflut verlieren wir schnell den Überblick über offene Aufgaben. To Dos gehen unter und wichtige Deadlines werden verschwitzt. Wer kennt nicht die Excel-Listen, mit denen dann versucht wird den Überblick zu behalten? Aber das war gestern… Office 365 Planner ist heute!
Ein Gastbeitrag von Andreas Thumfahrt, FWI  (Originalartikel: https://www.fwi-group.com/blog/2016/10/planung-ist-das-halbe-arbeitsleben-office-365-planner/ )

Simple Verwaltung von Aufgaben

Planner unterstützt das Aufgaben-Management Ihres Teams und bietet durch eine strukturierte Darstellung aller Aufgaben einen schnellen Überblick über den Stand der Dinge. Über verschiedene Ansichten ist sofort ersichtlich, in welchem Status sich Aufgaben befinden und wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Die konfigurierbaren Buckets können Sie Ihren eigenen Prozessen anpassen und so selbst die Schritte in Ihrer Aufgabenplanung definieren. Die selbsterklärende Benutzeroberfläche von Planner, macht Erklärungen überflüssig und Sie und Ihr Team können sofort loslegen!

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Aufgaben im Office 365 Planner bieten sehr viele Möglichkeiten:
  • Selbst-definierte Kategorien, welche den Aufgaben zugeordnet werden, verschaffen einen Überblick über den Aufgabentyp, das Arbeitspaket und die Wichtigkeit der Aufgabe
  • Checklisten teilen eine größere Aufgabe in einzelne Aufgabenschritte (perfekt für Aufgaben im Zuge von Systemtests)
  • Beschreibungstext zur Ausführung der Aufgabendetails
  • Mit Attachements oder Links können weitere Informationen bereitgestellt werden

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Unschlagbare Kombination mit Office 365 Groups

Für jeden Plan, den Sie in Planner anlegen, erstellt Office 365 automatisch eine Office 365 Group. In der Gruppe kann die Kommunikation und Dokumentenablage zum Projekt organisiert werden, auch ein gemeinsames OneNote-Notizbuch lässt sich anlegen. Außerdem bietet eine Office 365 Group, die Möglichkeit in einem gemeinsamen Kalender die wichtigsten Projekttermine und Deadlines zu verwalten. Durch die Kombination von Planner und Groups haben Sie alle Informationen zu Ihrem Projekt an einem Ort gesammelt und jederzeit zugänglich.

Laden Sie auch externe Mitarbeiter ein

Durch Einladung externer Personen, beispielsweise Dienstleistern, Partnern oder Kunden, ist eine schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit leicht gemacht. Legen Sie Ihre Anfragen direkt als Aufgaben an, anstatt sie via E-Mail zu übermitteln. Wertvolle Zeit bei der Kommunikation wird erspart und Sie können sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren. (Der Zugriff für externe Benutzer befindet sich für Planner noch in Entwicklung)

Den Überblick verloren?

Sie arbeiten an mehreren Projekten zur selben Zeit? Verbringen Sie auch täglich wertvolle Zeit mit der Sammlung und Organisation von offenen Aufgaben und dem Durchforsten von E-Mails, handschriftlichen und digitalen Notizen? Auch hier schafft Planner Abhilfe: Alle Aufgaben sämtlicher Projekte werden in einer zentralen Übersicht für Sie gesammelt. So gibt es kein Versteckspiel mehr und Sie behalten den Überblick!

Fazit

Vor allem für agile Projekte eignet sich Office 365 Planner sehr gut, da sich mit den verschiedenen Buckets ein Kanban- oder Scrum-Board wunderbar abbilden lässt. Die schnelle und einfache Arbeitsweise in Planner trägt zur Effizienz bei. Aber auch für alle anderen Projekte bietet Planner eine ideale Möglichkeit, Aufgaben zu verwalten und gemeinsam daran zu arbeiten, ohne den Überblick zu verlieren. Durch die Möglichkeit auch externe Personen zu Planner einzuladen, bietet Ihnen Office 365 hier das ideale Tool für eine effiziente Zusammenarbeit.

Sie möchten wissen, welches Projektvorgehen zu Ihrem Projekt passt? Laden Sie sich den kostenlosen Ratgeber herunter!
Im Selbsttest finden Sie heraus, ob Wasserfallmodelle für Ihr IT-Projekt passen, oder eher agile Projektansätze zu bevorzugen sind.

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Viel Spass beim Testen,

Euer Officeblog.at Team

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