Project: Benutzerdefinierte Felder - Nachschlagetabellen

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Project: Benutzerdefinierte Felder - Nachschlagetabellen

Im Artikel Project: Benutzerdefinierte Felder - Typen für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen habe ich benutzerdefinierte Felder für die Entitäten Vorgang, Ressource und Zuordnung (und Project) beschrieben. In diesem Artikel möchte ich Konfigurationsmöglichkeiten für Nachschlagetabellen beschreiben.

Im Folgenden finden Sie Beschreibungen zu

Unterschiede zwischen Project Client und Project Online/Server

Sie können Nachschlagetabellen im Client als auch in Project Online bzw. Project Server konfigurieren. Es gibt jedoch kleine Unterschiede. So können Sie im Client mehrstufige Nachschlagetabellen nur für den Type Gliederungscode definieren. Nachschlagetabellen eines anderen Typs sind immer einfache Listen ohne Gliederungsmöglichkeiten. Dafür ist es im Client möglich, das Hinzufügen neuer Werte zu einer Nachschlagetabelle über die Dateneingabe zu ermöglichen.

Zudem ist es in Project Online und Project Server möglich, eine Nachschlagetabelle für mehrere Felder ohne zusätzliche Schritte zu verwenden.

Doch sehen wir uns die Konfigurationsmöglichkeiten an.

Project Client

Zum Konfigurieren von Feldern mit Nachschlagetabellen öffnen Sie das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder über Projekt - Benutzerdefinierte Felder.

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Markieren Sie das Feld, für das eine Nachschlagetabelle angelegt oder bearbeitet werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche Nachschlagen.

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Geben Sie die Werte und gegebenenfalls eine Beschreibung ein. Nutzen Sie die Symbolleiste zum Einfügen, Löschen oder Bearbeiten von Einträgen.

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Die Beschreibung wird bei der Auswahl von Werten zur Eingabeerleichterung angezeigt.

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Mehrstufige Nachschlagetabellen

Mehrstufige Nachschlagetabellen können im Client nur für Felder vom Typ Gliederungscode angelegt werden.

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Für Felder vom Typ Gliederungscode ist die Option Nachschlagen aktiv. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Nachschlagewerte zu konfigurieren.

Um eine mehrstufige Nachschlagetabelle zu konfigurieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Format bearbeiten.

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Definieren Sie für jede erforderliche Ebene das Codeformat.

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Bei Bedarf können Sie auch das Trennzeichen anpassen. Schließen Sie anschließend das Dialogfenster Codeformatierung.

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Das definierte Codeformat wird im Feld Codevorschau angezeigt. Tragen Sie den gewünschten Wertevorrat ein und verwenden Sie die Symbolleiste zum Höher- und Tieferstufen bzw. Einfügen oder Entfernen.

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Codes ohne untergeordnete Werte

Aktivieren Sie die Checkbox Nur Codes ohne untergeordnete Werte zulassen, wenn nur die unterste Gliederungsebene ausgewählte werden soll.

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Standardwert festlegen

Für Nachschlagetabellen aller Typen können Sie einen Standardwert festlegen. Wählen Sie dazu in der Liste den gewünschten Standardwert, aktivieren Sie die Checkbox Einen Wert aus der Tabelle als Standardeingabe für das Feld verwenden und klichen Sie auf die Schaltfläche Standard festlegen.

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Ein gewählter Standardwert wird in der Tabelle hervorgehoben.

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Eingabe zusätzlicher Werte erlauben

Aktivieren Sie die Option Die Eingabe zusätzlicher Elemente in Felder zulassen, wenn eine Ergänzung der Liste über die Eingabe von Werten möglich sein soll.

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Damit ist die Auswahl nicht auf vorhandene Werte beschränkt, sondern zusätzliche Werte können eingegeben werden.

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Der neue Wert wird automatisch der Nachschlagetabelle hinzugefügt.

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Reihenfolge

Wählen Sie die gewünschte Sortierung für die Dateneingabe durch Aktivierung der entsprechenden Option. Wenn auch die angezeigte Tabelle neu sortiert werden soll, wählen Sie die Option der gewünschten Sortierung und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Sortieren.

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Mehrfache Verwendung einer Nachschlagetabelle

Wie in der Einleitung angekündigt, können Sie die Nachschlagetabelle nicht mehrfach verwendet werden. Sie können jedoch eine bereits vorhandene Nachschlagetabelle aus dem aktuellen oder einem anderen geöffneten Projekt importieren. Nach dem Import handelt es sich jedoch wieder um eine eigene, von der ersten Nachschlagetabelle unabhängige Tabelle.

Zum Importieren einer Tabelle klicken Sie auf die Schaltfläche Nachschlagetabelle importieren. Wählen Sie das Projekt, das die zu importierende Nachschlagetabelle enthält und das Feld mit dieser Nachschlagetabelle aus. Klicken Sie anschließend auf OK, um die Werte zu übernehmen.

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Project Online und Project Server

Zum Konfigurieren von Benutzerdefinierten Feldern und Nachschlagetabellen  in Project Online oder Project Server öffnen Sie die Konfigurationsseite im Browser mit Einstellungen - PWA Einstellungen (Servereinstellungen) - Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und Nachschlagetabellen. Felder und Nachschlagetabellen, die Sie hier definieren, stehen anschließend für alle Benutzer zur Verfügung.

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Reihenfolge der Konfiguration

Im Unterschied zur Konfiguration im Client kann eine Nachschlagetabelle für verschieden Felder verwendet werden. Dadurch ist die Tabelle unabhängig von Feldern zu erstellen und vorzugsweise auch vor der Erstellung des Feldes (oder der Felder) angelegt werden.

Nachschlagetabelle anlegen

Klicken Sie im unteren Teil des Fensters auf Neue Nachschlagetabelle.

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Geben Sie einen Namen für die Nachschlagetabelle ein und wählen Sie den Feldtyp.

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Gliederungsstruktur festlegen

Im Unterschied zum Client ist die Gliederungsstruktur für alle Typen möglich. Definieren Sie analog zur Konfiguration im Client das Codeformat und das Trennzeichen für alle Gliederungsebene.

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Tragen Sie den gewünschten Wertevorrat ein und verwenden Sie die Symbolleiste zum Höher- und Tieferstufen, Einfügen oder Entfernen und Verschieben..

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Reihenfolge

Auch in Project Online und Project Server können Sie die Reihenfolge der Anzeige zur Auswahl von Werten festlegen. Wählen Sie dazu die gewünschte Option aus.

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Eine Neusortierung der Werte innerhalb der Tabelle ist hier nicht möglich. Sie können das durch die Schaltflächen Verschieben manuell vornehmen.

Wichtig: Wenn bereits Felder diese Nachschlagetabelle verwenden, ändern Sie die Reihenfolge bitte keinesfalls durch Löschen und erneutes Einfügen. Hinter jedem Eintrag liegt eine GUID, wobei im Hintergrund immer diese GUID für die Feldwerte für Ressourcen, Vorgänge und Projekte hinterlegt ist. Durch ein Löschen und erneutes Einfügen wird für den Wert eine neue GUID erzeugt, so dass die Beziehung bereits verwendeter Wert gelöscht wird. Somit gilt: Ein Verschieben sollte nur mit den Schaltflächen Verschieben erfolgen.

Klicken Sie auf Speichern, wenn die Nachschlagetabelle fertig konfiguriert ist.

Feld erstellen und mit Nachschlagetabelle verknüpfen

Klicken Sie im oberen Teil des Fensters Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und -Nachschlagetabellen auf Neues Feld.

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Geben Sie einen Namen für das Feld ein und wählen Sie Entität und Typ.

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Aktivieren Sie die Option Nachschlagetabelle und wählen Sie die gewünschte Nachschlagetabelle.

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Standardwert und Codes ohne untergeordnete Werte

Um einen Standardwert festzulegen, aktivieren Sie die Option Wählen Sie einen Wert aus, der beim Hinzufügen neuer Elemente als Standardwert verwendet werden soll und klicken Sie auf die Schaltflächen "..." zur Auswahl des Standardwerts.

Aktivieren Sie die Checkbox Nur Codes ohne untergeordnete Werte zulassen, wenn nur Werte der untersten Gliederungsebene verwendet werden sollen.

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Mehrfachauswahl

In Project Online und Project Server können Sie auch die Mehrfachauswahl für ein Feld zulassen. Aktivieren Sie dazu die Option Auswahl mehrerer Werte aus der Nachschlagetabelle zulassen.

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Nehmen Sie bei Bedarf weitere Anpassungen vor und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Benutzerdefinierte Felder und/oder Nachschlagetabellen aus Project Client in Project Online oder Server übernehmen

Als Administrator können Sie auch Felder und deren Nachschlagetabelle aus einem Projekt in Project Online oder Project Server übertragen. Öffnen Sie dazu das entsprechende Projekt, nachdem Sie Project Client mit Serververbindung gestartet haben.

Öffnen Sie das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder und markieren Sie das Feld, dass Sie in Project Online oder Project Server übertragen möchten. Klicken Sie Auf die Schaltfläche Feld zu Enterprise hinzufügen. Überschreiben Sie bei Bedarf die Werte für Feldname und Name der Nachschlagetabelle. Sie können die Namen auch zu einem späteren Zeitpunkt unter PWA Einstellungen - Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und -Nachschlagetabellen durch Bearbeiten des Feldes oder der Nachschlagetabelle nach einem Klick auf den Namen ändern.

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Die erfolgreiche Anlage wird bestätigt. Das neue Feld und die Nachschlagetabelle stehen nach dem Neustart von Project Client zur Verfügung.

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Wenn Sie nur die Nachschlagetabelle benötigen, können Sie anschließend das erstellte Feld unter unter PWA Einstellungen - Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und -Nachschlagetabellen wieder löschen.

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